Nutzung und Vorteile
Die "E-Mail-to-ticket"-Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, Anfragen, die Sie per E-Mail erhalten, in Ihrem Service-Center zu bearbeiten. Dies vereinfacht das Einpflegen von Anfragen und deren Bearbeitung erheblich. Sie behalten dadurch einen Überblick über alle Vorgänge und die gesamte Kommunikation.
Eingehende Anfragen per E-Mail werden automatisch als Ticket im Service-Center angelegt.
Bitte beachten Sie, dass E-Mail-Anhänge bei der Weiterleitung verloren gehen. Die einzige Möglichkeit, Anhänge zu erhalten, besteht darin, die angehängten Dateien herunterzuladen und diese erneut an die weitergeleitete E-Mail anzufügen. Anhänge in E-Mails, die in der Nachrichtenfolge weiter unten stehen, werden nicht berücksichtigt.
Anfragen von registrierten Mietern, die Sie per E-Mail erhalten, werden automatisch dem entsprechenden Nutzer-Account zugewiesen. Dem Mieter stehen somit alle Anfragen auch im Service-Center in der App zur Verfügung.
Nicht registrierte Mieter können ebenfalls Anfragen per E-Mail stellen. Eine automatische Eingangsbestätigung signalisiert dem Mieter, dass Sie die Anfrage erreicht hat. Diese Tickets erscheinen für Sie im Service-Center zusätzlich in einem gesonderten Filter ("Nicht-registrierte Nutzer"). Damit erhalten Sie ebenfalls eine gute Übersicht, wie viele Anfragen von nicht registrierten Nutzern eingegangen sind. "E-Mail-to-ticket" erlaubt Ihnen somit eine nahezu komplette Abdeckung aller eingehenden Anfragen an einem Ort.
Einrichtung
Wenn Sie über "App-Admin"-Berechtigungen verfügen, können Sie in den App-Einstellungen unter dem Reiter "Omnichannel" die E-Mail-Adresse einsehen, an die die Service-Center-Anfragen zu richten sind. Sollten Ihre Liegenschaften von mehreren Property-Managern verwaltet werden, werden an dieser Stelle auch die verschiedenen E-Mail-Adressen aufgelistet. Da es sich hierbei um sehr lange E-Mail-Adressen handelt, empfehlen wir, dass Sie unter Ihrer eigenen Domain eine neue E-Mail-Adresse anlegen und eine Weiterleitung auf die E-Mail-Adresse des Service-Centers einrichten. Wie Sie eine Weiterleitung einrichten, können Sie hier für Microsoft Exchange und Office 365 im Detail nachlesen.
Weiterleitung einer E-Mail
Sollte es einmal vorkommen, dass Sie eine Anfrage auf Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse erhalten, können Sie diese einfach weiterleiten, ohne selbst als Anfragende(r) genannt zu werden. Hierfür müssen Sie lediglich in der E-Mail auf "Weiterleiten" klicken und folgende Zeile oben im Textfeld eingeben "#requester {requester_email}". An die Stelle von {requester_email} setzen Sie einfach die E-Mail-Adresse des Anfragenden. Ein Beispiel könnte folgendermaßen aussehen:
#requester support@allthings.me
Um diese Funktion nutzen zu können muss der Haken in den App-Einstellungen bei "E-Mail-Weiterleitung von Agents erlauben" gesetzt sein. Des Weiteren wird vorausgesetzt, dass die E-Mail Adresse von der aus das Ticket weitergeleitet wird zu einem Cockpit-Agent gehört, der oder die über entsprechende Berechtigungen für das Service-Center verfügt.
