Inhalt
- Nutzung und Vorteile
- E-Mail Anhänge
- Anfragen von registrierten Mietparteien weiterleiten
- Anfragen von nicht adressierbaren Mietparteien weiterleiten
- Einrichtung
Nutzung und Vorteile
Die "E-Mail-to-ticket"-Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, Anfragen, die Sie in Ihrem E-Mail Postfach erhalten, in das Anliegenmanagement weiterzuleiten und darin zu bearbeiten. Dies vereinfacht das Einpflegen von Anfragen und deren Bearbeitung erheblich. Sie behalten dadurch einen Überblick über alle Vorgänge und die gesamte Kommunikation.
Weitergeleitete E-Mail Anfragen werden automatisch als Ticket im Anliegenmanagement angelegt.
E-Mail Anhänge
Achtung: Bitte beachten Sie, dass E-Mail-Anhänge bei der Weiterleitung verloren gehen. Die einzige Möglichkeit, Anhänge zu erhalten, besteht darin, die angehängten Dateien aus der ursprünglichen E-Mail herunterzuladen und diese in die Weiterleitungs-E-Mail anzufügen. Anhänge in E-Mails, die in der Nachrichten-Folge weiter unten stehen, werden nicht berücksichtigt.
Anfragen von adressierbaren Mietparteien weiterleiten
Anfragen von adressierbaren Mietern, die Sie per E-Mail erhalten, werden automatisch dem entsprechenden Nutzer-Account zugewiesen. Dem Mieter stehen somit alle Anfragen auch im Anliegenmanagement in der Allthings App zur Verfügung.
Anfragen von nicht adressierbaren Mietparteien weiterleiten
Nicht adressierbare Mietparteien können ebenfalls Anfragen per E-Mail stellen. Eine automatische Eingangsbestätigung signalisiert der Mietpartei, dass Sie die Anfrage erreicht hat. Diese Tickets erscheinen für Sie im Service-Center zusätzlich in einem gesonderten Filter ("Nicht adressierbare Mieter"). Damit erhalten Sie ebenfalls eine gute Übersicht, wie viele Anfragen von nicht adressierbaren Nutzern eingegangen sind. "E-Mail-to-ticket" erlaubt Ihnen somit eine nahezu komplette Abdeckung aller eingehenden Anfragen an einem Ort.
Einrichtung
Um E-Mail-to-ticket verwenden zu können, benötigen Sie eine spezifische Weiterleitungs-E-Mail-Adresse. Diese finden Sie in der entsprechenden Karte auf Ihrem Allthings Dashboard.
Voraussetzung:
Damit Ihnen die entsprechende Dashboard Karte angezeigt wird, muss Allthings die Funktion Omnichannel für Sie aktivieren. Kontaktieren Sie dafür Ihr Customer Success Team oder Key-Account-Management.
Wichtig: Sollten Liegenschaften von mehreren Unternehmen verwaltet werden, dann benötigen Sie die entsprechende Dashboard Karte/ Weiterleitungs-E-Mail des relevanten Unternehmens, um die Anfrage der Mietpartei korrekt in das Anliegenmanagement einsteuern zu können.
Empfehlung: Da es sich hierbei um sehr lange E-Mail-Adressen handelt, empfehlen wir, dass Sie unter Ihrer eigenen Domain eine neue E-Mail-Adresse anlegen und eine Weiterleitung auf die E-Mail-Adresse des Anliegenmanagements einrichten. Wie Sie eine Weiterleitung einrichten, können Sie hier für Microsoft Exchange und Office 365 im Detail nachlesen.