In diesem Artikel haben wir einige hilfreiche Tipps für Sie zusammengefasst.
Wann benutze ich welchen Status
Dies kann ab und an zur Stolperfalle werden. Aber wir haben sowohl für das sogenannte "Ampelsystem" als auch für die "Anfragenübersicht" einer Anfrage die passenden Help Center Artikel für Sie. Das Ampelsystem zeigt Ihnen an, in welchem Zeitraum ein Ticket zum letzten Mal bearbeitet wurde. Der Bearbeitungsstatus zeigt Ihnen, wo das Ticket derzeit in Bearbeitung ist bzw. wo noch eine Rückmeldung erforderlich ist. Bitte beachten Sie: Wenn Sie das Ticket an einen Dienstleister weiterleiten, wird es "als wartend" eingereicht. Das Ticket wird erst "als geschlossen" markiert, wenn die Anfrage bzw. das Problem erfolgreich gelöst wurde.
Kategorie und Betreff von Tickets ändern
Über die Plattform-Einstellungen im Bereich Service-Center der Micro-Apps können Sie bereits im Vorfeld Kategorien sowie strukturierte Kategorien erstellen, um eine bessere Übersicht über Ihre Tickets zu behalten. Falls eine Kategorie oder der Betreff eines bereits bestehenden Tickets unpassend oder wenig aussagekräftig erscheinen, können diese auch im Nachhinein manuell angepasst werden.
Erste Rückmeldung und Ticketzuweisung
Haben Sie eine neue Anfrage erhalten, wäre es natürlich für den Anfragenden super, wenn er schnellstmöglich eine erste Antwort von seinem Property Manager erhält. Selbst wenn Sie sich nur für die Anfrage bedanken und sagen, dass die Bearbeitung der Anfrage einige Tage in Anspruch nehmen kann. Abgesehen davon empfehlen wir in den ersten 24 Stunden nach Erhalt der Anfrage intern einen Bearbeiter zu benennen.
Feedback des Kunden
Feedback ist immer eine gute Idee und kann hilfreich sein, Prozesse und Arbeitsweisen zu verbessern oder ein Lob für seine Arbeit zu erhalten. Bitten Sie den Kunden, nachdem die Anfrage vollständig bearbeitet wurde, um sein Feedback zu Ihrem Service. Danach schließen Sie das Ticket. Falls der Kunde keine Antwort gibt, können Sie selbst entscheiden, die Anfrage nach 14 Tagen zu schließen.
Interne Kommentare
Nutzen Sie zum Austausch mit den Kollegen die Funktion des internen Kommentars. So haben Sie die komplette Konversation zu einem Ticket am gleichen Ort.