La fonction de réservation permet de réserver toute sorte de choses: des chambres d’amis, des salles de conférence, des places de stationnement ou encore des objets tels qu’un vidéoprojecteur ou une échelle. Les biens disponibles à la réservation sont définis par le service de gestion immobilière. Si vous souhaitez pouvoir réserver quelque chose en particulier, signalez-le à ce service. Votre souhait sera peut-être exaucé.
Effectuer une réservation
La fonction de réservation est très simple à utiliser. Choisissez d’abord l’objet et la période de réservation souhaitée. Puis finalisez la réservation en cliquant sur « Réserver cette période ».
Vous pouvez utiliser la fonction "Filtrer" pour rechercher facilement les objets ou salles à réserver. Il est également possible de filtrer par catégorie ou de vérifier la disponibilité d'un objet/salle/etc directement en filtrant par date.
Réserver pour une autre personne
Vous pouvez aussi effectuer une réservation pour quelqu’un d’autre. Pour cela, cochez l’option « Réserver pour quelqu’un d’autre ». Saisissez ensuite l’e-mail, le nom et le numéro de téléphone de la personne pour qui vous effectuez la réservation. Puis finalisez la réservation en cliquant sur « Réserver cette période ».
Modifier ou annuler une réservation
Vérifiez dans la rubrique « Mes réservations » si la réservation que vous avez effectuée est correcte. Si vous constatez une erreur, cliquez sur « Demande d’annulation » ou « Annuler la réservation ». Votre gérant annulera votre réservation et vous pourrez en faire une nouvelle.
Confirmation de réservation
Lorsque la réservation est terminée, vous recevez une confirmation, que vous pouvez ajouter directement dans votre agenda. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Ajouter à l’agenda ». Vous téléchargez alors un fichier .ics que vous pouvez ajouter facilement en quelques clics à votre agenda numérique.
Pour chaque réservation, vous recevez aussi une confirmation par e-mail. Ce message contient un fichier .ics. Normalement, vous pouvez ajouter dans votre agenda les événements envoyés par fichier .ics directement via votre service de messagerie. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez télécharger le fichier .ics et l’importer manuellement dans votre agenda. Nous vous indiquons ci-dessous la procédure détaillée avec les agendas Google et Outlook.
Agenda Google
- Ouvrez votre agenda Google.
- Cliquez en haut à droite sur l’icône paramètres.
- Cliquez ensuite sur « Importer et exporter » à gauche.
- Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur. Attention, l’extension de ce fichier doit être .ics ou .csv.
- Sélectionnez l’agenda dans lequel vous souhaitez importer l’événement.
- Cliquez sur « Importer ».
Agenda Outlook
- Ouvrez votre agenda Outlook.
- Cliquez sur « Fichier », puis sur « Ouvrir et exporter ».
- L’assistant correspondant s’affiche.
- Cliquez sur « importer iCalender (.ics) ou vCalendar (.vcs) ».
- Sélectionnez le fichier correspondant sur votre ordinateur.
- Cliquez sur « Importer ».
Notez que certaines réservations doivent d’abord avoir été approuvées par le service de gérance.