Utilisation et avantages
La fonction « mail à ticket » vous permet de traiter les demandes reçues par e-mail directement dans le Centre de services. Cela vous simplifie considérablement la gestion et le traitement des demandes et vous offre un aperçu général de toutes les opérations et toutes vos communications dans le Centre de services.
Toute demande envoyée par e-mail est convertie automatiquement en ticket dans le Centre de services, garantissant ainsi un traitement facile et rapide.
Veuillez noter que les pièces jointes des e-mails sont perdues lors du transfert. La seule façon de conserver les pièces jointes est de télécharger les fichiers joints et de les rattacher à l'e-mail transféré. Les pièces jointes des e-mails qui se trouvent en bas de la chaîne de messages seront ignorées.
Les demandes émanant de locataires inscrits sur l'application et envoyées par e-mail sont également automatiquement attribuées au compte utilisateur correspondant du locataire. Celui-ci peut donc afficher l'ensemble de ses demandes dans l'application, dans le Centre de services.
Un locataire non inscrit peut également envoyer une demande par e-mail ; il recevra une confirmation de réception automatique l'informant que sa demande vous est bien parvenue. Côté Cockpit, vous trouverez par ailleurs ces demandes dans votre Centre de services sous un filtre séparé (« Utilisateurs non inscrits »). Cela vous donne également un bon aperçu du nombre de demandes émanant d'utilisateurs non inscrits. « Mail à ticket » vous permet ainsi un accès presque intégral à toutes les demandes, concentrées à un seul endroit.
Installation
Si vous avez les droits d'administrateur de l'application (« App Admin »), vous pouvez afficher l'adresse e-mail à laquelle les demandes du Centre de services doivent être envoyées dans la section « Omnicanal » des paramètres de l'application. Si votre complexe est géré par plusieurs gestionnaires, les différentes adresses e-mail y sont également listées. Étant donné qu'il s'agit d'adresses très longues, nous vous recommandons de créer une nouvelle adresse e-mail sous votre propre domaine et de mettre en place un transfert automatique vers l'adresse e-mail du Centre de services. Vous pouvez lire en détail ici, comment mettre en place une transmission pour Microsoft Exchange et Office 365.
Transmettre un e-mail
Si vous recevez une demande à votre adresse électronique professionnelle, vous pouvez simplement la transmettre sans être identifié comme le demandeur.Il vous suffit de cliquer sur "Rereansmettre" dans le courrier électronique et d'entrer la ligne suivante en haut du champ de texte "#requester {requester_email}".
Un exemple pourrait ressembler à ceci : #requester support@allthings.me
Pour utiliser cette fonction, il faut cocher la case "Allow e-mail forwarding from agents" dans les paramètres de l'application. De plus, il est considéré que l'adresse électronique à partir de laquelle le billet est transféré appartient à un agent de cockpit qui dispose des autorisations appropriées pour le centre de services.