Contenu
- Utilisation et avantages
- Pièces jointes d’e-mail
- Transfert des demandes de locataires enregistrés
- Transfert des demandes de locataires non adressables
- Configuration
Utilisation et avantages
La fonction "Email-to-Ticket" vous permet de transférer les demandes reçues dans votre boîte e-mail vers le système de gestion des requêtes pour un traitement ultérieur. Cela simplifie considérablement la saisie et la gestion des demandes. Vous conservez ainsi une vue d’ensemble sur tous les processus et communications.
Les demandes transférées par e-mail sont automatiquement créées en tant que tickets dans le centre de services.
Pièces jointes d’e-mail
Important : Veuillez noter que les pièces jointes des e-mails sont perdues lors du transfert. La seule manière de conserver les pièces jointes est de télécharger les fichiers depuis l’e-mail d’origine, puis de les joindre à l’e-mail de transfert. Les pièces jointes dans les messages figurant plus bas dans la chaîne de conversation ne seront pas prises en compte.
Transfert des demandes de locataires adressables
Les demandes de locataires adressables que vous recevez par e-mail sont automatiquement associées au compte utilisateur correspondant. Le locataire aura ainsi accès à toutes ses demandes dans le centre de services via l’application Allthings.
Transfert des demandes de locataires non adressables
Les locataires non adressables peuvent également soumettre des demandes par e-mail. Un e-mail de confirmation automatique leur indique que leur demande a bien été reçue. Ces tickets apparaissent en plus dans le centre de services sous un filtre spécifique (« Locataires non adressables »). Cela vous permet de garder une vue claire du nombre de demandes provenant de ces utilisateurs. La fonction "Email-to-Ticket" vous offre ainsi une couverture presque complète de toutes les demandes entrantes à un seul endroit.
Configuration
Pour utiliser la fonction "Email-to-Ticket", vous avez besoin d'une adresse e-mail spécifique de transfert. Vous trouverez cette adresse sur la carte correspondante dans votre tableau de bord Allthings.
Prérequis
Pour que la carte du tableau de bord correspondante vous soit affichée, Allthings doit activer la fonctionnalité Omnichannel pour vous. Contactez votre équipe Customer Success ou le service Key Account Management pour activer cette fonctionnalité.
Important : Si les propriétés sont gérées par plusieurs entreprises, vous aurez besoin de la carte du tableau de bord ou de l'adresse e-mail de transfert de l'entreprise concernée pour que les demandes des locataires soient correctement intégrées au centre de services.
Recommandation : Comme ces adresses e-mail de transfert sont souvent très longues, nous vous recommandons de créer une nouvelle adresse e-mail sous votre propre domaine et de configurer un transfert vers l’adresse e-mail du système de gestion des requêtes. Vous trouverez des instructions détaillées pour configurer un transfert d’e-mail sur Microsoft Exchange et Office 365 ici.