En cliquant sur l’onglet « Invoices » de la rubrique de conciergerie du Cockpit, vous pouvez voir le statut des factures des commandes passées sur la micro-application de services de conciergerie. Dès réception d’une commande, un ticket est créé en vue de son traitement (dans « Orders », ou dans « Quotes » pour les demandes de devis) et de sa facturation (« Invoices »).
Vous pouvez rechercher une facture directement par numéro, par date ou par utilisateur. Vous pouvez aussi filtrer les factures en fonction de leur statut.
Quels sont les différents statuts des factures ?
- Generated: la facture est créée automatiquement après l’achat d’un service. Elle n’a pas encore été confirmée, ni été envoyée à l’utilisateur. Il manque encore certaines informations dans la vue détaillée avant de pouvoir déclencher son envoi.
- Ready to Publish: la facture est prête et contient toutes les informations nécessaires. Les factures ne sont pas envoyées automatiquement, c’est à vous de déclencher leur envoi.
- Published: la facture est finalisée et a été envoyée à l’utilisateur.
Comment préparer et envoyer des factures ?
Les factures signalées par un point d’exclamation rouge dans la vue détaillée n’ont pas encore été envoyées au client. Une facture ne peut être envoyée qu’une fois que tous les champs obligatoires (signalés en rouge) ont été remplis. Pour cela, vous devez saisir les informations complémentaires dans le champ « Additional Invoice Information » et les confirmer en cliquant sur « Save and continue ».
Sur la facture, ces informations apparaissent sous « Période de prestation ».
Après avoir confirmé la facture en cliquant sur « Save and Continue », vous pouvez la contrôler encore une fois avant de l’envoyer au client en cliquant sur « Publish ».
Dès que la facture a été envoyée, les trois étapes du processus sont cochées en vert.
