Nel cockpit Concierge, la panoramica “Invoices” mostra lo stato delle fatture in relazione alle prenotazioni tramite la micro app Concierge. Appena giunge una prenotazione, un ticket va in lavorazione (in “Orders” o “Quotes” in caso di richieste) e, al contempo, anche nella fattura (“Invoices”).
Nella panoramica è possibile cercare le fatture direttamente in base ai loro numeri o alla loro data e per utente. Inoltre, è possibile filtrare anche per stato della fattura.
Cosa vuol dire stato della fattura?
- Generated: la fattura è stata creata automaticamente dopo la prenotazione di una prestazione. Quindi, non è ancora confermata e non viene inviata all’utente/richiedente della prestazione. Necessita di ulteriori informazioni nella vista dettagliata e deve essere attivata.
- Ready to Publish: la fattura è pronta e contiene tutte le informazioni necessarie. L’invio all’ordinante deve essere effettuato attivamente.
- Published: le fatture chiuse, che vengono inviate all’ordinante, e quindi non necessitano di ulteriore elaborazione
Come elaboro e invio le fatture?
Se le fatture nella vista dettagliata mostrano un punto esclamativo rosso, queste non sono ancora state inviate al cliente. Solo dopo la modifica dei campi in rosso ( = campi obbligatori), le fatture vengono pubblicate. A tal proposito, inserire ulteriori indicazioni nel campo “Additional Invoice Information” e confermarle con “Save and continue”.
Nella fattura, questa informazione compare sotto la denominazione “Periodo di prestazione”.
Dopo aver fatto clic su “Save and continue”, la fattura non viene pubblicata direttamente al cliente. Avete infatti la possibilità di controllarla ancora una volta e inviarla al cliente tramite il pulsante “Publish”.
Appena la fattura è pronta, vengono mostrate tutte e tre le fasi di processo con una spunta verde.
