Inhalt
- Einführung
- Guide im Cockpit
- Informationen im Help Center
- Notwendige Berechtigungen
- Funktionen der Dokumentenverwaltung
- Vorteile der Dokumentenverwaltung
- Beispiel für die Dokumentenverwaltung
Einführung
Die Dokumentenverwaltung im Allthings Cockpit ermöglicht es Ihnen, wichtige Dateien zentral zu speichern, zu organisieren und mit Bewohnenden zu teilen. Durch eine strukturierte Ablage können relevante Dokumente, wie Mietverträge, effizient verwaltet und den entsprechenden Bewohnenden zugänglich gemacht werden. Um die Dokumentenfunktion im Cockpit zu nutzen, navigieren Sie zum Menüpunkt Dokumente. Hier können Sie Ordner erstellen, Dateien hochladen sowie bestehende Inhalte bearbeiten oder löschen. Die Dokumente können auf verschiedenen Ebenen hinterlegt werden, wie beispielsweise für eine spezifische Liegenschaft, ein Gebäude, eine einzelne Wohneinheit oder einen Mietzeitraum.
Guide im Cockpit
Im Cockpit steht Ihnen ein interaktiver Guide zur Verfügung, der Sie durch die Funktionen der Dokumentenverwaltung führt. Diesen Guide können Sie über den Assistenten im Cockpit starten oder, wenn Sie bereits angemeldet sind, direkt über diesen Link.
Informationen im Help Center
Für detaillierte Anleitungen und weiterführende Informationen zur Nutzung der Dokumentenfunktion stehen Ihnen folgende Artikel im Help Center zur Verfügung:
- Dokumente | Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Ordnern und Dateien
- Dokumente | Ansicht in der App
Sie möchten wissen, wo Bewohnende die Funktion in der App findet und wie sie dargestellt wird?
Notwendige Berechtigungen
Um die Dokumentenverwaltung nutzen zu können, benötigen Sie die Berechtigung "Doc Agent". Wenn Sie über die Berechtigung "Bulk delete documents" für einen bestimmten Kanal verfügen, wird Ihnen der Button "Alle Dokumente löschen" angezeigt.
Funktionen der Dokumentenverwaltung
Die Dokumentenfunktion bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
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Ordnerstruktur erstellen: Organisieren Sie Ihre Dokumente in einer klaren Ordnerstruktur, um den Überblick zu behalten.
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Dateien hinzufügen: Laden Sie relevante Dateien hoch und stellen Sie diese Bewohnenden zur Verfügung.
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Bearbeiten und löschen: Aktualisieren Sie bestehende Dokumente oder entfernen Sie veraltete Dateien aus dem System.
Vorteile der Dokumentenverwaltung
Durch die Nutzung der Dokumentenfunktion profitieren Sie von:
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Zentraler Ablage: Alle wichtigen Dokumente sind an einem Ort gespeichert und leicht zugänglich.
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Effizienter Kommunikation: Bewohnende können direkt über die App auf relevante Dateien zugreifen, was den Informationsfluss verbessert.
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Zeitersparnis: Schnelles Auffinden und Verwalten von Dokumenten reduziert den administrativen Aufwand.
Beispiel für die Dokumentenverwaltung
Ein typisches Beispiel für die Nutzung der Dokumentenfunktion ist das Bereitstellen von Mietverträgen, Hausordnungen oder Wartungsplänen. Bewohnende können diese Dokumente in der Allthings App unter dem Menüpunkt Meine Wohnung einsehen und bei Bedarf herunterladen. Dies erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen und fördert eine transparente Kommunikation.
Durch die effektive Nutzung der Dokumentenfunktion im Allthings Cockpit optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung und verbessern die Servicequalität für Bewohnende.