Inhalt
- Was ist ein Gewerbeadministrator?
- Berechtigungen
- Funktionen für Mitarbeitende ohne Gewerbeadministrator-Berechtigung einschränken
- Gewerbeadministrator-Berechtigung vergeben
- Gewerbeadministrator-Berechtigung zuweisen oder entfernen
- Best Practices
Was ist ein Gewerbeadministrator?
Gewerbeadministrator ist eine Berechtigung für eine Person innerhalb eines Gewerbes, die dieser erweiterte Rechte in der Allthings App gibt. Diese Rolle eignet sich besonders für Ansprechpersonen oder verantwortliche Mitarbeitende innerhalb einer Firma, wie zum Beispiel Empfangsmitarbeitende, Team Assistants, Personal Assistants oder Office Manager.
Berechtigungen
Personen mit der Berechtigung Gewerbeadministrator können innerhalb ihres Gewerbes:
- Mitarbeitende zur App einladen
- Mitarbeitende entfernen
- Informationen zum Gewerbe innerhalb der App verwalten
- Berechtigungen für Mitarbeitende verwalten (sofern in der App vorgesehen)
- Teams innerhalb des Gewerbes einsehen und erstellen
Diese Berechtigungen sind auf das eigene Gewerbe beschränkt. Ein Zugriff auf andere Firmen oder auf die allgemeinen Einstellungen des Cockpits ist nicht möglich. Mietzeiträume können ausschliesslich von der Bewirtschaftung verwaltet werden.
Funktionen für Mitarbeitende ohne Gewerbeadministrator-Berechtigung einschränken
Im Reiter Einstellungen eines Gewerbes können Sie festlegen, welche App-Funktionen ausschliesslich für Personen mit der Berechtigung Gewerbeadministrator zugänglich sind.
Dabei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
-
Anliegenmanagement
- Für alle Mitarbeitenden zugänglich (optional: Gewerbeadministrator darf zusätzlich die Anliegen anderer Mitarbeitender einsehen)
- Nur für Personen mit der Berechtigung Gewerbeadministrator sichtbar
-
Dokumente
- Für alle Mitarbeitenden zugänglich
- Nur für Personen mit der Berechtigung Gewerbeadministrator sichtbar
So können Sie flexibel steuern, welche Inhalte und Funktionen innerhalb der App nur von verantwortlichen Personen genutzt werden dürfen – etwa zur Wahrung von Datenschutz oder klarer Rollenverteilung.
Gewerbeadministrator-Berechtigung vergeben
Sie können eine Person mit der Berechtigung Gewerbeadministrator auf zwei Arten zur App einladen:
1. Einladung per E-Mail
- Öffnen Sie die Gewerbeverwaltung.
- Wählen Sie die betreffende Firma aus.
- Wechseln Sie zum Menüpunkt „Eingeladene Mitarbeitende“.
- Klicken Sie auf „Mitarbeitende einladen“.
- Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein und aktivieren Sie die Option, die Person direkt als Gewerbeadministrator einzuladen.
- Senden Sie die Einladung.
2. Einladung per Freischaltcode
- Öffnen Sie den Reiter Einstellungen innerhalb des Gewerbes.
- Erstellen Sie einen Freischaltcode.
- Aktivieren Sie die Option, dass der Code für die Gewerbeadministrator-Berechtigung gültig ist.
- Teilen Sie den Code mit der betreffenden Person.
- Nach der Registrierung wird die Person automatisch mit den entsprechenden Berechtigungen des Gewerbes ausgestattet.
Gewerbeadministrator-Berechtigung zuweisen oder entfernen
Bereits eingeladene oder registrierte Mitarbeitende eines Gewerbes können auch nachträglich zum Gewerbeadministrator ernannt oder wieder davon entfernt werden.
So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie im Cockpit die Gewerbeverwaltung.
- Wählen Sie die gewünschte Firma und gehen Sie zum Menüpunkt „Registrierte Mitarbeitende“.
- Klicken Sie auf das „Drei-Punkte-Symbol“ ganz rechts in der Zeile der betreffenden Person.
- Wählen Sie „Zum Gewerbeadministrator ernennen“ bzw. „Als Gewerbeadministrator entfernen“.
Die aktuelle Berechtigung ist in der Spalte Berechtigungen direkt ersichtlich. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, wer innerhalb des Gewerbes über erweiterte Berechtigungen verfügt.
Best Practices
- Jedes aktive Gewerbe sollte mindestens eine Person mit der Berechtigung Gewerbeadministrator haben.
- Entfernen Sie die Berechtigung zeitnah, wenn die entsprechende Person das Unternehmen verlässt.
- Verwenden Sie die Freischaltcode-Option bei der Ersteinrichtung oder für grössere Teams.