Inhalt
Übersicht
In der Bewohnerverwaltung im Allthings Cockpit lässt sich für jede Person einsehen und steuern, mit welchen Einheiten und Apps sie verknüpft ist. Die Detailseite einer bewohnenden Person gliedert sich in drei Bereiche:
- Zeiträume — alle aktiven und archivierten Verknüpfungen der Person mit Einheiten in einer oder mehreren Apps.
- Ticketübersicht — alle bisherigen Anliegen der Person im Anliegenmanagement. Dieser Bereich ist zusätzlich an die Berechtigung "Anliegenmanagement | Tickets verwalten (Teammitglied)" gebunden; ohne diese Berechtigung bleibt er leer.
- Personendetails (rechte Spalte) — App-Profil, Telefonnummern, zusätzliche E-Mail-Adressen, ERP-ID, Spracheinstellung und E-Mail-Benachrichtigungen.
Zur Detailseite gelangt man über Bewohnerverwaltung → Alle Bewohnenden und einen Klick auf den Namen der gesuchten Person.
Zeiträume
Der Abschnitt Zeiträume listet alle Verknüpfungen der bewohnenden Person mit Einheiten. Jede Zeile stellt einen Zeitraum dar — also den Zeitabschnitt, in dem die Person einer bestimmten Einheit innerhalb einer App zugeordnet ist.
Die Tabelle enthält folgende Spalten:
- App — die Allthings App, zu der die Einheit gehört
- Adresse — Adresse der Liegenschaft
- Einheit — die konkrete Wohneinheit
- Zeitraum — Start- und Enddatum der Verknüpfung; offen bedeutet, dass noch kein Enddatum definiert ist
- Typ — Art der Nutzung, z. B. Miete
- Registrierungsstatus — zeigt, ob die Person in der App registriert ist (z. B. Registriert)
Über die Checkbox Archivierte Daten anzeigen lassen sich abgelaufene Zeiträume einblenden.
Zeitraum hinzufügen
Um eine Person mit einer neuen Einheit zu verknüpfen, klicke auf Zeitraum hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog Zeiträume auswählen.
Im Dialog wird die App-Struktur als Baumansicht dargestellt — von der App über Liegenschaften und Gebäude bis zu den einzelnen Einheiten. Nur Einheiten sind auswählbar. Klappe die Baumstruktur auf und wähle die gewünschte Einheit aus.
Bestätige die Auswahl mit Hinzufügen oder breche den Vorgang mit Abbrechen ab.
Hinweis: Der Dialog verknüpft die Person nur mit der Einheit — Start- und Enddatum werden dabei nicht festgelegt. Um Start- und Enddatum eines Zeitraums zu setzen oder zu ändern, nutzen Sie die Einheit in den Stammdaten.
Zeitraum löschen
Um einen bestehenden Zeitraum zu entfernen, klicke in der entsprechenden Zeile auf das Menü-Symbol (···) und wähle Diesen Zeitraum löschen.
Achtung: Das Löschen eines Zeitraums hebt die Verknüpfung der Person mit der Einheit dauerhaft auf. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Wird der letzte verbleibende Zeitraum einer Person gelöscht, kehrt Cockpit automatisch zur vorherigen Ansicht zurück.
Ticketübersicht
Unterhalb der Zeiträume befindet sich die Ticketübersicht. Sie zeigt allen Teammitgliedern mit der Berechtigung "Anliegenmanagement | Tickets verwalten (Teammitglied)" alle bisherigen Anliegen, die die bewohnende Person über die App eingereicht hat. Für jede Anfrage sind Nachricht, Kategorie, Erstellungsdatum und Datum der letzten Statusänderung ersichtlich.
Die Ticketübersicht dient der schnellen Orientierung beim Kontakt mit Bewohnenden — ohne separate Suche im Anliegenmanagement.
Personendetails
Die rechte Spalte zeigt den Abschnitt Personendetails mit app-spezifischen und persönlichen Daten der bewohnenden Person.
App-Profil
Unter App-Profil ist der Alias der bewohnenden Person hinterlegt. Der Alias ist ein selbst gewählter Anzeigename, unter dem die Person in der App gegenüber der Nachbarschaft auftritt — anstelle des vollständigen Vor- und Nachnamens. Ist kein Alias hinterlegt, bleibt das Feld leer.
Der Alias kann hier nicht bearbeitet werden. Bewohnende hinterlegen ihren Alias selbst in den Profileinstellungen der App.
Telefonnummer verwalten
Im Abschnitt Telefonnummer können eine oder mehrere Telefonnummern der Person hinterlegt werden.
- Die Standard-Telefonnummer wird für Benachrichtigungen und Kontaktaufnahme verwendet.
- Über Neue Telefonnummer hinzufügen lässt sich eine weitere Nummer ergänzen. Dabei wählen Sie zusätzlich einen Typ (Festnetz Privat, Mobil Privat, Festnetz Geschäftlich oder Mobil Geschäftlich).
- Bestehende Nummern können direkt im Feld bearbeitet werden.
Hinweis zum Format: Telefonnummern müssen im internationalen Format eingegeben werden (z. B. +41 79 123 45 67). Wird das Format nicht eingehalten, erscheint direkt unter dem Feld eine Fehlermeldung mit einem Beispiel für das korrekte Format, und die Nummer kann nicht gespeichert werden, bis sie korrigiert wurde.
Zusätzliche E-Mail-Adressen
Im Abschnitt Zusätzliche E-Mail-Adressen lassen sich neben der aktiven E-Mail-Adresse (oben auf der Detailseite unter Aktive E-Mail) weitere E-Mail-Adressen einer bewohnenden Person hinterlegen.
Zusätzliche E-Mail-Adressen verbessern die Zuordnung eingehender Anliegen: Schreibt eine Person z. B. über eine private oder geschäftliche Adresse an einen öffentlichen Eingangskanal (Omnichannel-to-Ticket), kann das eingehende Ticket dank der hinterlegten Adresse automatisch der richtigen Person zugeordnet werden.
E-Mail-Adresse hinzufügen
- Klicke auf Neue E-Mail-Adresse hinzufügen.
- Wähle im Feld Typ eine Kategorie aus: Privat, Geschäftlich oder Sonstige.
- Gib die E-Mail-Adresse ein.
- Bestätige mit Hinzufügen oder breche mit Abbrechen ab.
Validierung: Es können nur gültige E-Mail-Adressen gespeichert werden. Bei einem ungültigen Format erscheint der Hinweis „Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein". Eine bereits hinterlegte Adresse kann nicht ein zweites Mal hinzugefügt werden.
E-Mail-Adresse bearbeiten oder löschen
- Über das Stift-Symbol neben einem Eintrag lässt sich eine Adresse bearbeiten.
- Über das Papierkorb-Symbol wird eine Adresse gelöscht.
Zusätzliche E-Mail-Adressen können sowohl von Teammitgliedern im Cockpit als auch von den Bewohnenden selbst (in den Profileinstellungen der App) bearbeitet und gelöscht werden. Änderungen sind unmittelbar auf beiden Seiten sichtbar.
Wofür zusätzliche E-Mail-Adressen verwendet werden – und wofür nicht:
- Zuordnung von Anliegen: Schreibt eine Person von einer hinterlegten Adresse an einen öffentlichen Eingangskanal (Omnichannel-to-Ticket), wird das Ticket automatisch der richtigen Person zugeordnet.
- Keine Benachrichtigungen: An zusätzliche Adressen werden keine E-Mails versendet — weder Zusammenfassungen noch Benachrichtigungen (z. B. zu Pinnwandbeiträgen oder Kommentaren). Diese erhält die Person ausschliesslich an ihrer aktiven E-Mail-Adresse.
- Kein Login: Eine Anmeldung in der App ist mit zusätzlichen Adressen nicht möglich. Der Login erfolgt weiterhin ausschliesslich über die aktive E-Mail-Adresse.
Externe ID (ERP)
Das Feld Externe ID (ERP) zeigt die ID aus dem angebundenen ERP-System der bewohnenden Person. Ist für die Person keine ID hinterlegt — sei es, weil keine ERP-Integration aktiv ist, oder weil trotz aktiver Integration keine ID für diese Person übertragen wurde — wird der gesamte Abschnitt ohne jeden Platzhaltertext ausgeblendet. Nicht verfügbar erscheint ausschliesslich dann, wenn für die Person mehrere ERP-Datenquellen vorhanden sind — unabhängig davon, ob deren Werte übereinstimmen oder nicht — und auch das nur für Teammitglieder, deren eigenes Unternehmen selbst mehrere ERP-Datenquellen verbunden hat. Dieses Feld ist schreibgeschützt und wird ausschliesslich über die ERP-Integration befüllt.
Sprache
Das Feld Sprache zeigt die bevorzugte Sprache der Person und lässt sich hier direkt ändern. Diese Einstellung steuert, in welcher Sprache die Person Benachrichtigungen und Mitteilungen aus der App erhält.
E-Mail-Benachrichtigungen
Das Feld E-Mail-Benachrichtigungen zeigt die aktuell eingestellte Häufigkeit, mit der die Person E-Mail-Zusammenfassungen erhält, und lässt sich hier direkt ändern: täglich, wöchentlich oder niemals.