Issue management | Omnichannel | Webform-to-ticket

Content

• What is webform-to-ticket?
• Setup
• Implementation options
  • Embedding a link
  • Embedding a button
  • Set up a subdomain
  • Display web form as a QR code
• Display of webform-to-ticket in issue management
• Frequently asked questions & troubleshooting

What is webform-to-ticket?

Webform-to-ticket allows residents and owners to submit an inquiry via a web form directly to the Allthings Cockpit. The web form can be embedded in various ways.

Setup

To make the web form available to your residents and owners, you need a specific URL. You can find this in the corresponding dashboard card in your Allthings Cockpit.

Prerequisites

1. Activation of the "Omnichannel2ticket" function for your company by Allthings.
   → For this, contact your Customer Success Team or Key Account Management.
2. Assignment of the "Dashboard Omnichannel2ticket Agent" permission by your team administrator.
   

Important: If properties are managed by several companies, you need the corresponding dashboard card of the relevant company to correctly route the residents' inquiry to issue management.

Implementation options

The following are ways to implement the web form on your website:

Embedding a link

Embed the URL provided by Allthings as a link within an existing page or in a menu item. This link can either be opened directly or as a pop-up.

Attention: Some residents may have a pop-up blocker installed.

Embedding a button

Create a button on an existing page and add the URL shown on the dashboard card to it. The link can be opened either directly in a new tab or as a pop-up.

Attention: Residents may have a pop-up blocker installed.

Set up a subdomain

Have a subdomain set up with the domain provider (e.g. service.verwaltungxyz.com) and have this subdomain point directly to the URL shown on the dashboard card.

Display web form as a QR code

Have a QR code created and store the URL shown on the dashboard card. You can then place this QR code on a poster within a property, for example. Residents can then scan this QR code with their smartphone and will be forwarded directly to the web form.

Display of webform-to-ticket in issue management

As soon as a ticket is captured via web form in your issue management, all entered information is displayed in the form of a structured ticket.

Images inserted by residents can be viewed with a click and downloaded in the tab that opens.

Frequently asked questions & troubleshooting

Why is no content displayed in the ticket and what should I do next?

It can happen that the omnichannel function cannot assign a specific address to a ticket. In this case, the ticket is assigned to the entire app, so that all team members are informed about the ticket's arrival.

Please inform your responsible app administrator that they should assign the ticket to a specific address. You can then process the ticket if it falls within your area of responsibility.

How do I assign the omnichannel ticket to a specific address?

Prerequisite: You need an issue management permission within the connector area. Omnichannel tickets are accessible to all team members of your company who see the ticket in the ticket overview – across all apps.

1. Open the Allthings Cockpit → Issue management.
2. Search for and open the relevant ticket.
3. Click on "Change address" to assign the corresponding address.
   

If you select an address and optionally a requester, this person is set as the requester of the ticket. The originally unknown person remains on the ticket as an involved person – the two are not merged.

Contenu

• Qu'est-ce que le webform-to-ticket ?
• Configuration
• Options d'implémentation
  • Intégration d'un lien
  • Intégration d'un bouton
  • Mettre en place un sous-domaine
  • Afficher le formulaire web comme code QR
• Affichage du webform-to-ticket dans la gestion des demandes
• Questions fréquentes et dépannage

Qu'est-ce que le webform-to-ticket ?

Le webform-to-ticket permet aux résident·e·s et aux copropriétaires de soumettre une demande via un formulaire web directement dans le Cockpit Allthings. Le formulaire web peut être intégré de différentes manières.

Configuration

Pour pouvoir mettre le formulaire web à la disposition de vos résident·e·s et copropriétaires, vous avez besoin d'une URL spécifique. Vous la trouverez dans la carte du tableau de bord correspondante dans votre Cockpit Allthings.

Prérequis

1. Activation de la fonction « Omnichannel2ticket » pour votre entreprise par Allthings.
   → Pour cela, contactez votre Customer Success Team ou Key Account Management.
2. Attribution de l'autorisation « Dashboard Omnichannel2ticket Agent » par la personne en charge de l'administration de l'équipe.
   

Important : Si des biens immobiliers sont gérés par plusieurs entreprises, vous avez besoin de la carte du tableau de bord correspondante de l'entreprise concernée pour pouvoir attribuer correctement la demande des résident·e·s à la gestion des demandes.

Options d'implémentation

Voici les différentes façons d'intégrer le formulaire web à votre site web :

Intégration d'un lien

Intégrez l'URL fournie par Allthings comme lien dans une page existante ou dans un élément de menu. Ce lien peut être ouvert directement ou sous forme de fenêtre pop-up.

Attention : Certains résident·e·s peuvent avoir installé un bloqueur de pop-up.

Intégration d'un bouton

Créez un bouton sur une page existante et ajoutez-y l'URL affichée sur la carte du tableau de bord. Le lien peut être ouvert directement dans un onglet ou sous forme de fenêtre pop-up.

Attention : Il est possible que des résident·e·s aient installé un bloqueur de pop-up.

Mettre en place un sous-domaine

Faites installer un sous-domaine auprès du fournisseur de domaine (p. ex. service.gestionxyz.com) et faites pointer ce sous-domaine directement vers l'URL affichée sur la carte du tableau de bord.

Afficher le formulaire web comme code QR

Faites créer un code QR et enregistrez l'URL affichée sur la carte du tableau de bord. Ce code QR peut ensuite être placé, par exemple, sur une affiche à l'intérieur d'un bien immobilier. Les résident·e·s peuvent ensuite scanner ce code QR avec leur smartphone et seront directement dirigé·e·s vers le formulaire web.

Affichage du webform-to-ticket dans la gestion des demandes

Dès qu'un ticket est saisi via un formulaire web dans votre gestion des demandes, toutes les informations saisies sont affichées sous forme de ticket structuré.

Les images insérées par les résident·e·s peuvent être affichées d'un clic et téléchargées dans l'onglet qui s'ouvre.

Questions fréquentes et dépannage

Pourquoi aucun contenu ne s'affiche-t-il dans le ticket et comment dois-je procéder ?

Il se peut que la fonction omnicanal ne puisse pas attribuer une adresse spécifique à un ticket. Dans ce cas, le ticket est affecté à l'ensemble de l'application, de sorte que tou·te·s les membres de l'équipe sont informé·e·s de l'arrivée du ticket.

Veuillez informer la personne en charge de l'administration de l'application, afin qu'elle attribue le ticket à une adresse spécifique. Vous pourrez ensuite traiter le ticket s'il relève de votre domaine de responsabilité.

Comment affecter le ticket omnicanal à une adresse spécifique ?

Prérequis : Pour affecter à une adresse spécifique un ticket omnicanal qui est canalisé pour l'ensemble de l'application, vous avez besoin de l'autorisation « Service Center Agent » pour l'ensemble de l'application.

1. Ouvrez le Cockpit Allthings → Gestion des demandes.
2. Recherchez et ouvrez le ticket concerné.
3. Cliquez sur « Changer l'adresse » pour attribuer l'adresse correspondante.