Contenu
- Introduction
- Guide dans le Cockpit
- Informations dans le Help Center
- Autorisations nécessaires
- Fonctions de la gestion des documents
- Avantages de la gestion des documents
- Exemple de gestion des documents
Introduction
La « gestion des documents » dans le Cockpit Allthings vous permet de stocker, d'organiser et de partager des fichiers importants de manière centralisée avec les résidents. Grâce à un classement structuré, les documents pertinents, tels que les contrats de location, peuvent être gérés efficacement et rendus accessibles aux résidents concernés. Pour utiliser la fonction de document dans le Cockpit, naviguez vers le menu « Documents ». Ici, vous pouvez créer des dossiers, télécharger des fichiers et modifier ou supprimer du contenu existant. Les documents peuvent être stockés à différents niveaux, par exemple pour une propriété spécifique, un bâtiment, une unité résidentielle individuelle ou une période de location.
Guide dans le Cockpit
Un guide interactif est disponible dans le Cockpit, qui vous guide à travers les fonctions de la gestion des documents. Vous pouvez démarrer ce guide via l'Assistant dans le Cockpit ou, si vous êtes déjà connecté, directement via ce lien.
Informations dans le Help Center
Pour des instructions détaillées et des informations complémentaires sur l'utilisation de la fonction de document, les articles suivants sont disponibles dans le Help Center :
- Documents | Ajouter, modifier et supprimer des dossiers et des fichiers
- Documents | Affichage dans l'application
Vous souhaitez savoir où les résidents peuvent trouver la fonction dans l'application et comment elle est affichée ?
Autorisations nécessaires
Pour utiliser la gestion des documents, vous avez besoin de l'autorisation « Agent doc ». Si vous disposez de l'autorisation « Suppression en masse de documents » pour un canal spécifique, le bouton « Supprimer tous les documents » s'affichera.
Fonctions de la gestion des documents
La fonction de document vous offre les possibilités suivantes :
- Créer une structure de dossiers : Organisez vos documents dans une structure de dossiers claire pour maintenir une vue d'ensemble.
- Ajouter des fichiers : Téléchargez les fichiers pertinents et mettez-les à la disposition des résidents.
- Modifier et supprimer : Mettez à jour les documents existants ou supprimez les fichiers obsolètes du système.
Avantages de la gestion des documents
En utilisant la fonction de document, vous bénéficiez de :
- Stockage centralisé : Tous les documents importants sont stockés au même endroit et facilement accessibles.
- Communication efficace : Les résidents peuvent accéder directement aux fichiers pertinents via l'application, ce qui améliore le flux d'informations.
- Gain de temps : La recherche et la gestion rapides des documents réduisent la charge administrative.
Exemple de gestion des documents
Un exemple typique d'utilisation de la fonction de document est la mise à disposition de contrats de location, de règlements intérieurs ou de plans d'entretien. Les résidents peuvent consulter ces documents dans l'application Allthings sous le menu « Mon logement » et les télécharger si nécessaire. Cela facilite l'accès aux informations importantes et favorise une communication transparente.
En utilisant efficacement la fonction de document dans le Cockpit Allthings, vous optimisez votre gestion des documents et améliorez la qualité du service pour les résidents.