Contenu
- Qu'est-ce qu'un Admin locataires commerciaux ?
- Autorisations
- Limiter les fonctions pour les employés sans l'autorisation Admin locataires commerciaux
- Attribuer l'autorisation Admin locataires commerciaux
- Attribuer ou supprimer l'autorisation Admin locataires commerciaux
- Bonnes pratiques
Qu'est-ce qu'un Admin locataires commerciaux ?
Admin locataires commerciaux est une autorisation pour une personne au sein d'une entreprise locataire, qui lui donne des droits étendus dans l'application Allthings. Ce rôle est particulièrement adapté aux interlocuteurs ou aux collaborateurs responsables au sein d'une entreprise, tels que les réceptionnistes, les assistants d'équipe, les assistants personnels ou les gestionnaires de bureau.
Autorisations
Les personnes disposant de l'autorisation Admin locataires commerciaux peuvent, au sein de leur entreprise locataire :
- Inviter des collaborateurs à l'application
- Supprimer des collaborateurs
- Gérer les informations sur l'entreprise locataire au sein de l'application
- Gérer les autorisations des collaborateurs (si prévu dans l'application)
- Consulter et créer des équipes au sein de l'entreprise locataire
Ces autorisations sont limitées à leur propre entreprise locataire. L'accès à d'autres entreprises ou aux paramètres généraux du Cockpit n'est pas possible. Les périodes de location ne peuvent être gérées que par la gérance.
Limiter les fonctions pour les employés sans l'autorisation Admin locataires commerciaux
Dans l'onglet Paramètres d'une entreprise locataire, vous pouvez définir quelles fonctions de l'application sont exclusivement accessibles aux personnes ayant l'autorisation Admin locataires commerciaux.
Les options suivantes sont à votre disposition :
-
Centre de services
- Accessible à tous les collaborateurs (facultatif : l'Admin locataires commerciaux peut également consulter les tickets des autres collaborateurs)
- Visible uniquement pour les personnes ayant l'autorisation Admin locataires commerciaux
-
Documents
- Accessible à tous les collaborateurs
- Visible uniquement pour les personnes ayant l'autorisation Admin locataires commerciaux
Cela vous permet de contrôler de manière flexible quels contenus et fonctions au sein de l'application peuvent être utilisés uniquement par des personnes responsables – par exemple, pour préserver la protection des données ou une répartition claire des rôles.
Attribuer l'autorisation Admin locataires commerciaux
Vous pouvez inviter une personne avec l'autorisation Admin locataires commerciaux à l'application de deux manières :
1. Invitation par e-mail
- Ouvrez la « Gestion des entreprises locataires ».
- Sélectionnez l'entreprise concernée.
- Passez au menu « Employés invités ».
- Cliquez sur « Inviter des employés ».
- Entrez l'adresse e-mail et activez l'option pour inviter directement la personne en tant qu'Admin locataires commerciaux.
- Envoyez l'invitation.
2. Invitation par code d'activation
- Ouvrez l'onglet « Paramètres » au sein de l'entreprise locataire.
- Créez un « code d'activation ».
- Activez l'option selon laquelle le code est valable pour l'autorisation Admin locataires commerciaux.
- Partagez le code avec la personne concernée.
- Après l'inscription, elle se verra automatiquement attribuer les autorisations correspondantes de l'entreprise locataire.
Attribuer ou supprimer l'autorisation Admin locataires commerciaux
Les collaborateurs d'une entreprise locataire qui ont déjà été invités ou enregistrés peuvent également être nommés ou retirés comme Admin locataires commerciaux a posteriori.
Procédez comme suit :
- Ouvrez la « Gestion des entreprises locataires » dans le Cockpit.
- Sélectionnez l'entreprise souhaitée et allez au menu « Employés enregistrés ».
- Cliquez sur l'« icône à trois points » tout à droite de la ligne de la personne concernée.
- Sélectionnez « Définir comme Admin locataires commerciaux » ou « Retirer l'Admin locataires commerciaux ».
L'autorisation actuelle est directement visible dans la colonne « Autorisations ». De cette façon, vous gardez toujours une vue d'ensemble de qui dispose d'autorisations étendues au sein de l'entreprise locataire.
Bonnes pratiques
- Chaque entreprise locataire active devrait avoir au moins une personne avec l'autorisation Admin locataires commerciaux.
- Retirez rapidement l'autorisation si la personne quitte l'entreprise.
- Utilisez l'option du code d'activation pour la configuration initiale ou pour les équipes plus grandes.