Contenu
Aperçu
La section Gestion des résident(e)s dans Allthings Cockpit permet de consulter et de gérer les unités et les applications auxquelles chaque personne est liée. La page de détail d'une personne résidente se divise en trois sections :
- Périodes — toutes les liaisons actives et archivées entre la personne et des unités dans une ou plusieurs applications.
- Aperçu des tickets — toutes les demandes précédemment soumises par la personne via l'application. Cette section nécessite en outre l'autorisation « Gestion des demandes | Gérer les tickets (membre de l'équipe) » ; sans elle, la section reste vide.
- Détails de la personne (colonne de droite) — profil de l'application, numéros de téléphone, adresses e-mail supplémentaires, identifiant ERP, paramètre de langue et notifications par e-mail.
Pour accéder à la page de détail, rendez-vous dans Gestion des résident(e)s → Tous les résident(e)s et cliquez sur le nom de la personne recherchée.
Périodes
La section Périodes liste toutes les liaisons entre la personne résidente et ses unités. Chaque ligne représente une période — l'intervalle de temps pendant lequel la personne est assignée à une unité spécifique dans une application.
Le tableau contient les colonnes suivantes :
- Application — l'application Allthings à laquelle appartient l'unité
- Adresse — adresse du bien immobilier
- Unité — l'unité résidentielle concernée
- Période — dates de début et de fin de la liaison ; Pas de date de fin signifie qu'aucune date de fin n'a encore été définie
- Type — type d'occupation, p. ex. Location
- Statut d'enregistrement — indique si la personne est enregistrée dans l'application (p. ex. Enregistré)
Cochez Montrer les données archivées pour afficher les périodes expirées.
Ajouter une période
Pour lier une personne à une nouvelle unité, cliquez sur Ajouter une période. La boîte de dialogue Sélectionner des périodes s'ouvre.
La boîte de dialogue affiche la structure de l'application sous forme d'arborescence — de l'application jusqu'aux unités individuelles, en passant par les biens et les bâtiments. Vous ne pouvez sélectionner que des unités. Développez l'arborescence et sélectionnez l'unité souhaitée.
Confirmez votre sélection avec Ajouter ou annulez avec Annuler.
Remarque : Cette boîte de dialogue ne fait que lier la personne à l'unité — elle ne définit pas de date de début ou de fin. Pour définir ou modifier les dates de début et de fin d'une période, utilisez l'unité dans les données de base.
Effacer une période
Pour supprimer une période existante, cliquez sur l'icône de menu (···) dans la ligne correspondante et sélectionnez Effacer cette période.
Attention : La suppression d'une période retire définitivement le lien entre la personne et l'unité. Cette action est irréversible. Si vous supprimez la dernière période restante d'une personne, Cockpit revient automatiquement à la vue précédente.
Aperçu des tickets
Sous la section des périodes se trouve l'aperçu des tickets. Pour les membres de l'équipe disposant de l'autorisation « Gestion des demandes | Gérer les tickets (membre de l'équipe) », il affiche toutes les demandes soumises par la personne résidente via l'application. Pour chaque demande, le message, la catégorie, la date de création et la date de la dernière modification de statut sont visibles.
L'aperçu des tickets permet de se situer rapidement lors d'un contact avec les résident(e)s — sans avoir à effectuer une recherche séparée dans la gestion des demandes.
Détails de la personne
La colonne de droite affiche la section Détails de la personne avec les données personnelles et spécifiques à l'application de la personne résidente.
Profil de l'application
La section Profil de l'application affiche l'alias de la personne résidente. L'alias est un nom d'affichage choisi par la personne elle-même, utilisé dans l'application lors des interactions avec le voisinage — à la place du nom et prénom complets. Si aucun alias n'a été défini, le champ reste vide.
L'alias ne peut pas être modifié ici. Les résident(e)s définissent leur alias eux-mêmes dans les paramètres de profil de l'application.
Gérer les numéros de téléphone
La section Numéro de téléphone permet d'enregistrer un ou plusieurs numéros de téléphone pour la personne.
- Le Numéro De Téléphone Par Défaut est utilisé pour les notifications et les prises de contact.
- Utilisez Ajouter un nouveau numéro de téléphone pour ajouter un numéro supplémentaire. Vous sélectionnez alors également un type (Fixe privé, Mobile privé, Fixe professionnel ou Mobile professionnel).
- Les numéros existants peuvent être modifiés directement dans le champ.
Remarque sur le format : Les numéros de téléphone doivent être saisis au format international (p. ex. +41 79 123 45 67). Si le format n'est pas respecté, un message d'erreur apparaît directement sous le champ avec un exemple du format correct, et le numéro ne peut pas être enregistré tant qu'il n'a pas été corrigé.
Adresses e-mail supplémentaires
La section Adresses e-mail supplémentaires permet d'enregistrer d'autres adresses e-mail pour une personne résidente, en plus de l'adresse e-mail active (affichée en haut de la page de détail sous E-mail actif).
Les adresses e-mail supplémentaires améliorent l'attribution des demandes entrantes : si une personne écrit depuis une adresse privée ou professionnelle vers un canal d'entrée public (omnichannel-to-ticket), le ticket entrant peut être automatiquement attribué à la bonne personne grâce à l'adresse enregistrée.
Ajouter une adresse e-mail
- Cliquez sur Ajouter une nouvelle adresse e-mail.
- Dans le champ Type, choisissez une catégorie : Privé, Professionnel ou Autre.
- Saisissez l'adresse e-mail.
- Confirmez avec Ajouter ou annulez avec Annuler.
Validation : Seules les adresses e-mail valides peuvent être enregistrées. Si le format est invalide, le message « Veuillez saisir une adresse e-mail valide » s'affiche. Une adresse déjà enregistrée ne peut pas être ajoutée une deuxième fois.
Modifier ou supprimer une adresse e-mail
- icône en forme de crayon à côté d'une entrée : modifier une adresse.
- icône de corbeille : supprimer une adresse.
Les adresses e-mail supplémentaires peuvent être modifiées et supprimées aussi bien par les membres de l'équipe dans Cockpit que par les résident(e)s eux-mêmes (dans les paramètres de profil de l'application). Les modifications sont immédiatement visibles des deux côtés.
À quoi servent les adresses e-mail supplémentaires — et à quoi elles ne servent pas :
- Attribution des demandes : si une personne écrit depuis une adresse enregistrée vers un canal d'entrée public (omnichannel-to-ticket), le ticket est automatiquement attribué à la bonne personne.
- Aucune notification : aucun e-mail — ni résumé ni notification (p. ex. concernant les publications ou commentaires sur le tableau d'affichage) — n'est envoyé aux adresses supplémentaires. La personne les reçoit uniquement à son adresse e-mail active.
- Aucune connexion : la connexion à l'application n'est pas possible avec les adresses supplémentaires. La connexion s'effectue toujours exclusivement via l'adresse e-mail active.
ID externe (ERP)
Le champ ID externe (ERP) affiche l'identifiant issu du système ERP connecté pour cette personne. Si aucun identifiant n'est enregistré pour cette personne — que ce soit parce qu'aucune intégration ERP n'est active, ou parce qu'aucun identifiant n'a été transmis pour cette personne malgré une intégration active — toute la section est masquée, sans aucun texte de remplacement. Non disponible ne s'affiche que lorsque plusieurs sources de données ERP existent pour la personne — indépendamment du fait que leurs valeurs concordent ou non — et uniquement pour les membres de l'équipe dont l'entreprise a elle-même connecté plusieurs sources de données ERP. Ce champ est en lecture seule et est alimenté exclusivement par l'intégration ERP.
Langue
Le champ Langue affiche la langue préférée de la personne et peut être modifié directement ici. Ce paramètre détermine la langue dans laquelle la personne reçoit les notifications et les messages de l'application.
Notifications par courrier électronique
Le champ Notifications par courrier électronique indique la fréquence actuellement configurée à laquelle la personne reçoit des résumés par e-mail, et peut être modifié directement ici : quotidien, hebdomadaire ou jamais.