Contenu
- Qu'est-ce qu'un Tenant Company Admin ?
- Autorisations
- Limiter les fonctions pour les personnes non-Tenant Company Admins
- Inviter des Tenant Company Admins
- Attribuer ou supprimer l'autorisation de Tenant Company Admin
- Bonnes pratiques
Qu'est-ce qu'un Tenant Company Admin ?
Un « Tenant Company Admin » est une personne au sein d'une entreprise locataire qui reçoit des autorisations étendues dans l'application Allthings. Ce rôle est particulièrement adapté aux interlocuteurs ou aux collaborateurs responsables au sein d'une entreprise, tels que les réceptionnistes, les assistants d'équipe, les assistants personnels ou les gestionnaires de bureau.
Autorisations
Les Tenant Company Admins disposent des autorisations suivantes au sein de leur entreprise locataire :
- Inviter des collaborateurs à l'application
- Supprimer des collaborateurs
- Gérer les informations sur l'entreprise locataire au sein de l'application
- Gérer les autorisations des collaborateurs (si prévu dans l'application)
Ces autorisations sont limitées à leur propre entreprise locataire. L'accès à d'autres entreprises ou aux paramètres du Cockpit n'est pas possible.
Limiter les fonctions pour les personnes non-Tenant Company Admins
Dans l'onglet « Paramètres » d'une entreprise locataire, vous pouvez définir quelles fonctions de l'application sont exclusivement accessibles aux personnes ayant l'autorisation « Tenant Company Admin ».
Par exemple, les options suivantes sont à votre disposition :
-
Service Center
- Accessible à tous les collaborateurs (Facultatif : les Tenant Company Admins peuvent également consulter les tickets des autres collaborateurs)
- Visible uniquement pour les Tenant Company Admins
-
Documents
- Accessible à tous les collaborateurs
- Visible uniquement pour les Tenant Company Admins
Cela vous permet de contrôler de manière flexible quels contenus et fonctions au sein de l'application peuvent être utilisés uniquement par des personnes responsables – par exemple, pour préserver la protection des données ou une répartition claire des rôles.
Inviter des Tenant Company Admins
Vous pouvez inviter une personne avec l'autorisation « Tenant Company Admin » à l'application de deux manières :
1. Invitation par e-mail
- Ouvrez la « Gestion commerciale ».
- Sélectionnez l'entreprise concernée.
- Passez au menu « Employés invités ».
- Cliquez sur « Inviter des employés ».
- Entrez l'adresse e-mail et activez l'option « Tenant Company Admin ».
- Envoyez l'invitation.
2. Invitation par code d'activation
- Ouvrez l'onglet « Paramètres » au sein de l'entreprise locataire.
- Créez un « code d'activation ».
- Activez l'option selon laquelle le code est valable pour les Tenant Company Admins.
- Partagez le code avec la personne concernée.
- Après l'inscription, elle se verra automatiquement attribuer les autorisations correspondantes de l'entreprise locataire.
Attribuer ou supprimer l'autorisation de Tenant Company Admin
Les collaborateurs d'une entreprise locataire qui ont déjà été invités ou enregistrés peuvent également être nommés ou retirés en tant que « Tenant Company Admin » a posteriori.
Procédez comme suit :
- Ouvrez la « Gestion commerciale » dans le Cockpit.
- Sélectionnez l'entreprise souhaitée et allez au menu « Employés enregistrés ».
- Cliquez sur l'« icône à trois points » tout à droite de la ligne de la personne concernée.
- Sélectionnez « Désigner comme Tenant Company Admin » ou « Retirer comme Tenant Company Admin ».
L'autorisation actuelle est directement visible dans la colonne « Autorisations ». De cette façon, vous gardez toujours une vue d'ensemble de qui dispose d'autorisations étendues au sein de l'entreprise locataire.
Bonnes pratiques
- Chaque entreprise locataire active devrait avoir au moins une personne avec l'autorisation « Tenant Company Admin ».
- Retirez rapidement les anciens admins s'ils quittent l'entreprise.
- Utilisez l'option du code d'activation pour la configuration initiale ou pour les équipes plus grandes.