Contenu
- Introduction
- Interface ERP
- Pas d'interface ERP
- Importation avec fichier CSV
- Processus d'importation dans le Cockpit
- Conseils pour l'utilisation du fichier CSV
- Support supplémentaire
Introduction
Dans cet article, nous expliquons l'importation des données de base. Pour garantir que chaque utilisateur de l'application puisse voir le contenu qui lui est destiné, les points suivants doivent être définis lors de la mise en œuvre :
- Quels contenus doivent être visibles pour quelles unités ou quels bureaux ?
- Quelles demandes du Service Center doivent être attribuées à quelle unité ?
La base pour cela est l'enregistrement des données de base dans le Cockpit Allthings. L'enregistrement des données de base peut se faire soit manuellement, soit via une importation CSV ou via une interface ERP.
Interface ERP
Si une interface ERP est mise en place dans le cadre de votre projet de mise en œuvre, nous vous félicitons : vous n'avez pas à préparer les données manuellement, mais seulement l'interface ERP avec votre spécialiste de la mise en œuvre.
Pas d'interface ERP
Si, en revanche, vos données de base sont gérées manuellement, nous vous demandons de travailler avec une grande précision : vérifiez les données, appliquez les modifications directement et obtenez le meilleur avantage possible pour votre application grâce à des mises à jour régulières. Avec une importation CSV, vous pouvez télécharger efficacement les données de base, y compris les informations sur les locataires, dans le Cockpit Allthings. Cela facilite la gestion des propriétés, des bâtiments, des unités et des périodes de location.
Importation avec fichier CSV
Pour préparer l'importation, veuillez utiliser le modèle fourni :
Ce modèle vous aide à structurer correctement les données requises.
Processus d'importation dans le Cockpit
- Dans le Cockpit, naviguez vers la section « Données de base ».
- Cliquez sur « Importer les données ».
- Téléchargez votre fichier CSV préparé.
- Faites correspondre les colonnes de votre fichier CSV aux champs correspondants dans la structure des données de base.
- Démarrez le processus d'importation.
Après l'importation réussie, les nouvelles propriétés, bâtiments et unités seront affichés sous « Données de base ». Si des informations sur les locataires sont incluses, elles seront attribuées aux périodes de location correspondantes. Les locataires avec des adresses e-mail apparaissent sous « Tous les locataires » dans la Gestion des locataires, où vous pouvez effectuer d'autres actions.
Conseils pour l'utilisation du fichier CSV
Champs obligatoires
- Nom de la propriété
- Nom du bâtiment
- Nom de l'unité
- Type d'objet (p. ex. appartement, bureau, divers)
- Rue
- Numéro de maison
- Code postal
- Ville
- Pays
- Début de la période de location
- Type de locataire (uniquement pour les objets commerciaux)
Champs facultatifs
- Informations sur les locataires comme le nom, l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone
- Code d'accès (s'il n'est pas spécifié, il sera généré automatiquement)
- Fin de la période de location
- Type d'utilisation (« Location » ou « Propriété » ; est automatiquement défini sur « Location » si le champ est vide)
Pour attribuer plusieurs locataires à une période de location, dupliquez la ligne correspondante et ajoutez les informations pertinentes (p. ex. différentes adresses e-mail). Le système reconnaît automatiquement qu'il s'agit de la même période de location.
Instructions de formatage
- Utilisez comme séparateur dans le fichier CSV soit une virgule (
,) soit un point-virgule (;). - Les dates (p. ex. pour les périodes de location) doivent être au format JJ.MM.AAAA ou AAAA-MM-JJ (p. ex. 23.12.2019 ou 2019-12-23).
- Évitez les cellules formatées (p. ex. pas de fonctions Excel).
- Sans saisie d'une adresse e-mail, aucun code d'accès ne sera généré.
Conseils pour les objets commerciaux
Lors de l'importation d'informations sur les locataires pour les objets commerciaux, veuillez noter :
- Le nom de l'entreprise locataire doit être saisi dans la colonne « Nom ».
- La colonne « Type de locataire » doit être remplie avec un « C ».
Ces informations sont stockées dans la fonctionnalité du Cockpit « Entreprises locataires ».
Support supplémentaire
Pour des instructions détaillées, nous recommandons notre tutoriel vidéo sur l'importation des données de base. Si vous ne disposez pas des autorisations requises pour accéder à la fonctionnalité du Cockpit « Données de base », veuillez contacter votre administrateur d'équipe ou votre gestionnaire de réussite client.