Contenu
- Introduction
- Interface ERP
- Pas d'interface ERP
- Importation avec fichier CSV
- Processus d'importation dans le Cockpit
- Conseils pour l'utilisation du fichier CSV
- Support supplémentaire
Introduction
Dans cet article, nous expliquons l'importation des données de base. Pour garantir que chaque personne utilisant l'application puisse voir le contenu qui lui est destiné, les points suivants doivent être définis lors de la mise en œuvre :
- Quels contenus doivent être visibles pour quelles unités ou quels bureaux ?
- Quelles demandes de la gestion des demandes doivent être attribuées à quelle unité ?
La base pour cela est l'enregistrement des données de base dans le Cockpit Allthings. L'enregistrement des données de base peut se faire soit manuellement, soit via une importation CSV ou via une interface ERP.
Interface ERP
Si une interface ERP est mise en place dans le cadre de votre projet de mise en œuvre, nous vous félicitons : vous n'avez pas à préparer les données manuellement, mais seulement à clarifier l'interface ERP avec votre spécialiste de la mise en œuvre.
Pas d'interface ERP
Si, en revanche, vos données de base sont gérées manuellement, nous vous demandons de travailler avec une grande précision : vérifiez les données, appliquez les modifications directement et obtenez le meilleur avantage possible pour votre application grâce à des mises à jour régulières. Avec une importation CSV, vous pouvez télécharger efficacement les données de base, y compris les informations sur les résident·e·s, dans le Cockpit Allthings. Cela facilite la gestion des propriétés, des bâtiments, des unités et des périodes de location.
Importation avec fichier CSV
Pour préparer l'importation, veuillez utiliser le modèle fourni :
Ce modèle vous aide à structurer correctement les données requises.
Processus d'importation dans le Cockpit
- Dans le Cockpit, naviguez vers la section « Données de base ».
- Cliquez sur « Importer les données ».
- Téléchargez votre fichier CSV préparé.
- Faites correspondre les colonnes de votre fichier CSV aux champs correspondants dans la structure des données de base.
- Démarrez le processus d'importation.
Après l'importation réussie, les nouvelles propriétés, bâtiments et unités seront affichés sous « Données de base ». Si des informations sur les résident·e·s sont incluses, elles seront attribuées aux périodes de location correspondantes. Les résident·e·s avec des adresses e-mail apparaissent sous « Tous les résident·e·s » dans la Gestion des résident·e·s, où vous pouvez effectuer d'autres actions.
Conseils pour l'utilisation du fichier CSV
Champs obligatoires
- Propriété
- Bâtiment
- Unité
- Rue
- Numéro de maison
- Code postal
- Ville
- Pays
- Début de la période de location
Champs facultatifs
- Fin de la période de location
- Informations sur les résident·e·s comme le nom, l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone
- Code d'accès (s'il n'est pas spécifié, il est généré automatiquement – indépendamment du fait qu'une adresse e-mail ait été indiquée ou non. L'adresse e-mail détermine seulement si le code est importé en tant que code personnel à usage unique ou en tant que code d'accès générique)
- Type d'utilisation (« Location » ou « Propriété » ; est automatiquement défini sur « Location » si le champ est vide)
- Type (Résidentiel/Commercial) (est automatiquement défini sur « Résidentiel » si le champ est vide)
- Admin locataires commerciaux, Code d'accès Admin locataires commerciaux (pertinent uniquement pour les unités de type « Commercial » – similaire aux champs des résident·e·s, mais pour le rôle distinct « Admin locataires commerciaux »)
Pour attribuer plusieurs locataires à une période de location, dupliquez la ligne correspondante et ajoutez les informations pertinentes (p. ex. différentes adresses e-mail). Le système reconnaît automatiquement qu'il s'agit de la même période de location.
Instructions de formatage
- Utilisez comme séparateur dans le fichier CSV soit une virgule (
,) soit un point-virgule (;). - Les dates (p. ex. pour les périodes de location) doivent être au format JJ.MM.AAAA ou AAAA-MM-JJ (p. ex. 23.12.2019 ou 2019-12-23).
- Évitez les cellules formatées (p. ex. pas de fonctions Excel).
- Sans saisie d'une adresse e-mail, aucun code d'accès personnel à usage unique n'est importé (un code d'accès générique est utilisé à la place).
Conseils pour les objets commerciaux
Lors de l'importation d'informations sur les locataires commerciaux, veuillez noter :
- Le nom de l'entreprise locataire doit être saisi dans la colonne « Nom ».
- La colonne « Type (Résidentiel/Commercial) » doit être définie sur « Commercial ».
Ces informations sont stockées dans la fonctionnalité du Cockpit « Entreprises locataires ».
Support supplémentaire
Pour des instructions détaillées, nous recommandons notre tutoriel vidéo sur l'importation des données de base. Si vous ne disposez pas des autorisations requises pour accéder à la fonctionnalité du Cockpit « Données de base », veuillez contacter votre administrateur d'équipe ou votre gestionnaire de réussite client.