Contenu
- Qu'est-ce qu'un modèle de réponse ?
- Comment ajouter un modèle de réponse ?
- Quelles sont les autorisations requises ?
- Utilisation des modèles de réponse dans la gestion des demandes
- Avantages de l'utilisation
Qu'est-ce qu'un modèle de réponse ?
Les modèles de réponse sont des modèles de texte prédéfinis qui peuvent être utilisés dans la gestion des demandes pour répondre aux tickets. Ils servent à fournir des messages et des réponses fréquemment utilisés de manière efficace et uniforme, ce qui facilite le traitement des demandes par les membres de votre équipe.
Exemples de modèles de réponse :
- Accusés de réception pour les demandes signalées
- Informations sur les problèmes courants
- Notes sur la suite du traitement ou la responsabilité
Comment ajouter un modèle de réponse ?
Suivez ces étapes pour créer de nouveaux modèles de réponse ou modifier ceux qui existent déjà :
- Connectez-vous au Cockpit et naviguez vers Administration Entreprises dans la barre de navigation de gauche.
- Dans l'aperçu, sélectionnez l'entreprise pour laquelle vous souhaitez gérer les modèles de réponse.
- Cliquez ensuite sur l'onglet « Paramètres de la fonction ».
- Dans la section « Modèles de réponse », vous pouvez créer de nouvelles entrées ou modifier celles qui existent.
- Attribuez un titre, définissez le contenu du texte et enregistrez vos entrées.
Conseil : Des espaces réservés tels que {{tenant name}} peuvent être utilisés dans les modèles de réponse. Ceux-ci sont automatiquement remplacés par les informations correspondantes et garantissent une communication personnalisée, mais néanmoins standardisée.
Les modèles de réponse sont ensuite disponibles dans la gestion des demandes pour tous les membres de l'équipe ayant les rôles correspondants.
Quelles sont les autorisations requises ?
Pour ajouter ou modifier des modèles de réponse, vous avez besoin du rôle « Company Admin » et de l'autorisation « Team Admin ». Seules les personnes disposant de cette autorisation peuvent voir l'aperçu de l'entreprise dans l'Administration et avoir accès aux paramètres de la solution.
Si vous ne disposez pas de cette autorisation, veuillez contacter la personne responsable de l'administration de votre plateforme.
Utilisation des modèles de réponse dans la gestion des demandes
Une fois les modèles de réponse enregistrés, ils sont à votre disposition dans la gestion des demandes. Ouvrez une demande et cliquez sur l'icône « Modèles de réponse » dans la zone de réponse. Vous pouvez alors utiliser la fonction de recherche pour rechercher spécifiquement un modèle de réponse adapté et l'insérer d'un simple clic.
Attention : Les employés d'entreprises tierces ne peuvent pas accéder à cette fonction.
Avantages de l'utilisation
L'utilisation de modèles de réponse offre plusieurs avantages :
- Efficacité : vous n'avez pas à réécrire à chaque fois des textes fréquemment utilisés.
- Cohérence : tous les membres de l'équipe utilisent les mêmes formulations.
- Qualité : une communication standardisée augmente le professionnalisme dans les relations avec les résident(e)s.
- Évolutivité : la gestion structurée des modèles est particulièrement utile pour les grands portfolios ou de nombreuses demandes par jour.