Centre de services | Introduction

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Introduction

Le Centre de services du Cockpit Allthings est votre interface centrale pour toutes les demandes créées via la fonctionnalité Centre de services ou les fonctions E-mail-to-ticket et Webform-to-ticket. Il permet un échange direct entre la gérance immobilière et les résident(e)s en gérant toutes les demandes sous forme de tickets.

Guide dans le Cockpit

Via l'Assistant du Cockpit, un guide est à votre disposition pour vous familiariser avec le Centre de services et vous guider à travers ses différentes fonctionnalités. Vous pouvez lancer le guide soit via l'Assistant du Cockpit, soit, si vous êtes déjà connecté au Cockpit, via ce lien.

Informations du Centre d'aide

Le Centre d'aide propose des instructions détaillées et des bonnes pratiques pour l'utilisation du Centre de services.

Vous souhaitez savoir où les résident(e)s trouvent cette fonctionnalité dans l'application et comment elle s'affiche ?

Ces ressources vous aident à exploiter pleinement le potentiel du Centre de services.

Droits requis

Pour l'accès et la configuration du Centre de services, des rôles spécifiques sont requis :

  • Gestion des demandes | gérer les tickets (membre de l'équipe) : Cette autorisation est obligatoire pour accéder par défaut au Centre de services et traiter les tickets.
  • Gestion des demandes | gérer les tickets externes : Affectez ce rôle aux membres de l'équipe d'entreprises tierces externes afin de limiter strictement leur accès aux tickets qui leur sont assignés.
  • Paramètres de la plateforme | gérer les paramètres : Ce rôle est requis pour adapter les catégories de tickets et créer des tickets structurés.
  • Données de base | gérer les données de base : Requis pour mettre en place la redirection automatique des tickets vers les membres de l'équipe responsables.

Fonctions du Centre de services

  • Gestion des tickets : Toutes les demandes entrantes sont enregistrées sous forme de tickets, ce qui permet un traitement et un suivi structurés.
  • Communication : Le système favorise le dialogue direct entre la gérance immobilière et les résident(e)s, permettant de résoudre efficacement les demandes.
  • Suivi des statuts : Grâce aux différents affichages de statut, les membres de l'équipe ainsi que les demandeurs peuvent voir l'avancement de leurs tickets à tout moment.

Avantages du Centre de services

  • Gain d'efficacité : Grâce au regroupement centralisé de toutes les demandes, les processus peuvent être optimisés et les délais de traitement réduits.
  • Transparence : La gérance tout comme les résident(e)s ont un aperçu constant de l'état actuel des demandes, ce qui renforce la confiance.
  • Traçabilité : Toutes les étapes et communications sont documentées, créant un historique complet pour chaque demande.

Le Centre de services est ainsi un outil indispensable pour une gestion efficace et transparente.

Exemple de traitement d'un ticket

Demande : Les résident(e)s signalent via le "Centre de services" que le chauffage de leur appartement ne fonctionne pas.

Étape 1 – Création du ticket : La demande est automatiquement enregistrée en tant que ticket dans le Centre de services et reçoit un numéro de ticket unique.

Étape 2 – Assignation et traitement : Le ticket est assigné au membre de l'équipe responsable, qui examine la demande et prend les mesures nécessaires.

Étape 3 – Communication avec les résident(e)s : Le membre de l'équipe informe les résident(e)s de l'état d'avancement du traitement et convient si nécessaire d'un rendez-vous pour la réparation.

Étape 4 – Fermeture du ticket : Une fois la réparation effectuée avec succès, le ticket est marqué comme "Fermé" et les résident(e)s reçoivent une notification concernant la demande résolue.

Grâce à cette approche structurée, le Centre de services garantit que les demandes sont traitées et documentées de manière éfface.

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