Centre de services | Introduction

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Introduction

Le centre de services dans Allthings Cockpit est votre interface centrale pour toutes les demandes créées via le Service Center ou les fonctionnalités e-mail-to-ticket et webform-to-ticket. Il permet un échange direct entre la gérance et les résident·e·s, chaque demande étant gérée sous forme de ticket.

Guide dans Cockpit

L'assistant de Cockpit met à votre disposition un guide qui vous familiarise avec le centre de services et vous accompagne à travers les différentes fonctionnalités. Vous pouvez lancer ce guide soit via l'assistant dans Cockpit, soit, si vous êtes déjà connecté·e à Cockpit, via ce lien.

Informations dans le Centre d'aide

Le Centre d'aide propose des guides détaillés et des bonnes pratiques pour l'utilisation du centre de services.

Vous souhaitez savoir où les résident·e·s trouvent cette fonctionnalité dans l'application et comment elle s'affiche ?

Ces ressources vous aident à exploiter tout le potentiel du centre de services.

Droits nécessaires

Des rôles spécifiques sont nécessaires pour accéder au centre de services et le configurer :

  • Gestion des demandes | gérer les tickets (membre de l'équipe) : ce droit est indispensable pour accéder par défaut au centre de services et traiter les tickets.
  • Gestion des demandes | gérer les tickets (externe) : attribuez ce rôle aux membres de l'équipe d'entreprises tierces externes afin de limiter leur accès aux tickets qui leur sont attribués.
  • Paramètres de la plateforme | gérer les paramètres : ce rôle est nécessaire pour adapter les catégories de tickets et créer des tickets structurés.
  • Données de base | gérer les données de base : nécessaire pour accéder à la gestion des données de base, dans laquelle les rôles sont attribués à des complexes immobiliers ou des bâtiments individuels.
  • Entreprises | gérer les membres de l'équipe : nécessaire pour la gestion des rôles elle-même, ainsi que pour débloquer le champ d'attribution d'un rôle dans les données de base – la base de l'attribution automatique des tickets aux personnes responsables.

Fonctionnalités du centre de services

  • Gestion des tickets : toutes les demandes entrantes sont enregistrées sous forme de tickets, ce qui permet un traitement et un suivi structurés.
  • Communication : le système favorise le dialogue direct entre la gérance et les résident·e·s, ce qui permet de résoudre efficacement les demandes.
  • Suivi du statut : différents indicateurs de statut permettent aux membres de l'équipe comme aux demandeur·euse·s de suivre à tout moment l'avancement de leurs tickets.

Avantages du centre de services

  • Gain d'efficacité : la centralisation de toutes les demandes permet d'optimiser les processus et de réduire les délais de traitement.
  • Transparence : la gérance comme les résident·e·s ont à tout moment une vue sur l'état actuel des demandes, ce qui renforce la confiance.
  • Traçabilité : toutes les étapes et communications sont documentées, ce qui crée un historique complet pour chaque demande.

Le centre de services est donc un outil indispensable pour une gestion efficace et transparente.

Exemple de traitement d'un ticket

Demande : un·e résident·e signale via le « Service Center » que le chauffage de son logement ne fonctionne pas.

Étape 1 – Création du ticket : la demande est automatiquement enregistrée sous forme de ticket dans le centre de services et reçoit un numéro de ticket unique.

Étape 2 – Attribution et traitement : le ticket est attribué au membre de l'équipe responsable, qui examine la demande et engage les mesures appropriées.

Étape 3 – Communication avec les résident·e·s : le membre de l'équipe informe le·la résident·e de l'avancement du traitement et convient si nécessaire d'un rendez-vous pour la réparation.

Étape 4 – Clôture du ticket : une fois la réparation effectuée avec succès, le ticket est marqué « Fermé » et le·la résident·e reçoit une notification confirmant que sa demande a été traitée.

Cette démarche structurée garantit que le centre de services traite et documente les demandes de manière efficace.

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