Contenu
- Introduction
- Traitement efficace des tickets
- Paramétrer une absence
- Fonctions et paramètres utiles
- Intégration de solutions partenaires
Introduction
Un traitement structuré et efficace des tickets est essentiel pour un bon déroulement de la gestion des demandes. En mettant en œuvre des pratiques éprouvées, vous pouvez optimiser les processus internes et augmenter la satisfaction de vos résident(e)s.
Traitement efficace des tickets
- Délais de réponse rapides : Efforcez-vous de traiter les tickets entrants dans les meilleurs délais afin de garantir la satisfaction des résident(e)s. Gardez toujours un œil sur le statut dans l'aperçu.
- Communication claire : Utilisez la fonction de commentaire pour communiquer de manière transparente avec les personnes qui font la demande. Tenez-les informé(e)s de l'évolution de leurs demandes.
- Priorisation : Évaluez l'urgence des tickets et classez-les par ordre de priorité afin de traiter les demandes importantes en premier.
- Documentation : Utilisez les commentaires internes pour consigner toutes les étapes et décisions dans le ticket, afin de permettre une traçabilité et une transmission complètes.
- Demander un feedback : Une fois la demande entièrement traitée, demandez aux personnes qui font la demande un feedback sur votre service.
Paramétrer une absence
Pour vous assurer que les tickets sont traités efficacement même pendant votre absence, vous pouvez paramétrer une note d'absence et nommer un(e) remplaçant(e) dans les paramètres du compte.
Étapes pour paramétrer une note d'absence :
- Ouvrir le compte : cliquez sur votre photo de profil ou votre nom pour ouvrir les paramètres du compte.
- Activer l'absence : activez l'option « Absence » pour indiquer votre absence.
- Définir la période : indiquez la période de votre absence afin que le/la remplaçant(e) soit informé(e) en conséquence.
- Désigner un(e) remplaçant(e) : sélectionnez un membre de l'équipe qui reprendra vos tickets pendant votre absence.
Fonctions et paramètres utiles
- Gérer les catégories dans la gestion des demandes : la création de catégories spécifiques permet d'affecter et de traiter les tickets plus efficacement. Vous trouverez des instructions ici.
- Transfert automatique des nouveaux tickets : définissez des règles pour transférer automatiquement les nouveaux tickets aux personnes ou aux équipes responsables. Vous trouverez de plus amples informations ici.
- Omnichannel | Webform-to-ticket : permet aux résident(e)s de créer des tickets via un formulaire web qui sont directement intégrés à la gestion des demandes. Vous trouverez les détails ici.
- Omnichannel | E-mail-to-ticket : les e-mails entrants peuvent être convertis automatiquement en tickets afin de traiter les demandes directement dans la gestion des demandes. Vous trouverez les détails ici.
- Ticket intelligent et Ticket structuré : les Tickets intelligents permettent de traiter les demandes plus rapidement grâce à des réponses prédéfinies et des automatisations, tandis que les Tickets structurés optimisent la saisie des données grâce à des champs de formulaire définis et permettent un traitement plus précis.
En appliquant ces bonnes pratiques et en utilisant les fonctions mentionnées, vous pouvez considérablement améliorer l'efficacité et la qualité du traitement de vos tickets.
Intégration de solutions partenaires
Enrichissez votre gestion des demandes avec nos diverses solutions partenaires – par exemple Yarowa pour le traitement numérique des commandes d'artisan(e)s.
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