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Quand faut-il créer un ticket ?
Un ticket est créé pour signaler une demande ou un problème qui n'a pas déjà été saisi via e-mail-to-ticket, webform-to-ticket ou le Service Center.
En voici des exemples :
- Signalements téléphoniques : un·e résident·e appelle pour signaler un défaut ou une demande.
- Entretiens en personne : un problème est évoqué lors d'un rendez-vous sur place.
- Demandes internes : un membre de l'équipe souhaite documenter un problème interne.
Étapes pour créer un ticket
Ouvrir le formulaire de création de ticket : dans le centre de services, cliquez en haut à droite sur le bouton « + » pour créer un nouveau ticket.
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Saisir les détails du ticket :
- Objet : saisissez un objet parlant pour la demande.
- Demandeur·euse : indiquez le nom du·de la résident·e ou vos propres coordonnées. Si la personne n'est pas encore enregistrée, cliquez sur « Créer un ticket non adressable » et saisissez son nom ainsi qu'une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.
- Lieu : sélectionnez l'adresse du·de la résident·e ou le complexe immobilier, le bâtiment ou l'unité concerné afin d'y rattacher le ticket.
- Catégorie : sélectionnez une catégorie adaptée à la demande. Si la catégorie est configurée comme structurée, des champs supplémentaires pour décrire la demande s'affichent.
- Description ou commentaire interne : décrivez la demande dans l'onglet « Description » (visible pour le·la demandeur·euse) ou dans l'onglet « Commentaire interne » (visible uniquement pour les membres de l'équipe). Veillez à choisir le bon onglet – « Commentaire interne » est sélectionné par défaut à l'ouverture du formulaire.
Enregistrer le ticket : cliquez sur « Enregistrer le ticket ». Le ticket est automatiquement créé avec le statut « En attente du membre de l'équipe » et sans personne assignée.
Poursuivre le traitement du ticket : ouvrez le ticket créé pour l'attribuer à une personne responsable ou à une entreprise tierce, ajuster le statut, ajouter des mots-clés ou ajouter un autre commentaire interne. Plus d'informations sur le traitement des tickets.