Contenu
- Invitation via la gestion des résident·e·s ou via les données de référence
- Attribution de tickets dans la gestion des demandes
- Particularités liées à l'ERP
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des avantages que la contactabilité sans faille des résident·e·s apporte à la gérance.
Invitation via la gestion des résident·e·s ou via les données de référence
Le processus d'invitation n'a pas changé. Il est toujours très facile d'inviter vos résident·e·s à l'application.
Que la personne s'inscrive ou non n'est plus aussi important pour vous : une fois invitée, elle apparaît directement comme personne contactable dans le Cockpit, ce qui vous permet par exemple de saisir directement un ticket ou de l'informer par e-mail d'une publication importante sur le mur d'actualités.
Attribution de tickets dans la gestion des demandes
Des tickets peuvent être créés pour des personnes contactables, que l'inscription ait déjà eu lieu ou non. Ainsi, si vous avez une personne résidente au téléphone, vous pouvez saisir directement un ticket et l'attribuer ensuite à l'entreprise de service compétente.
Particularités liées à l'ERP
Codes d'accès
Les codes d'accès n'ont pas de date d'expiration — ils peuvent encore être utilisés plusieurs mois plus tard.
Adaptation des données des résident·e·s dans la gestion des résident·e·s
Dès que l'adresse e-mail est modifiée dans le système ERP concerné, Allthings reçoit la mise à jour et le code d'accès est envoyé à la nouvelle adresse e-mail. La personne concernée en est informée via son ancienne adresse. Dès qu'elle accepte l'invitation, elle définit un mot de passe et peut ensuite se connecter à l'application avec ces identifiants.
Important :
S'il existe une interface avec un système ERP, les données des résident·e·s (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone) ne peuvent plus être modifiées directement dans Allthings Cockpit. Cette modification doit être effectuée dans le système ERP et sera automatiquement reprise dans Allthings Cockpit lors de la prochaine importation.
E-mail alias
Une autre façon de communiquer avec une future personne résidente est la fonction d'e-mail alias.
Elle permet à la gérance de créer dès à présent des tickets dans la gestion des demandes pour une personne dont seul le nom a été importé jusqu'à présent.
Exemple d'invitation dans les données de référence
Exemple de recherche dans la gestion des demandes
En savoir plus sur la création de personnes alias :
Allthings crée automatiquement une personne dite « alias », qui se trouve également dans les données de référence. Dès que les données de la personne sont mises à jour et qu'elle s'est inscrite, son historique de tickets est repris et devient consultable par elle dans l'application.
Vous pouvez activer ou désactiver la fonction d'e-mail alias par entreprise : ouvrez Entreprises, sélectionnez l'entreprise concernée, puis activez ou désactivez l'option Activer la fonction d'e-mail alias sous Accueil des locataires, dans l'onglet Gestion des données.
Ce que vous devez respecter en tant que gérance à ce sujet, vous le trouverez ici.