Inhalt
- Einführung
- Funktionsweise
- Informationen für Bewohnende
- Informationen für die Bewirtschaftung
- Support und weitere Hilfe
Einführung
Yarowa ist eine digitale Plattform zur automatisierten Vermittlung von Handwerks- und Dienstleistungsaufträgen.
Über die Integration mit Allthings können Bewirtschaftungen standardisierte Aufträge direkt aus dem Anliegenmanagement an geprüfte Partnerbetriebe vergeben – effizient, nachvollziehbar und transparent.
Funktionsweise
Die Integration verbindet das Allthings Anliegenmanagement mit Yarowa und tauscht Informationen in beide Richtungen aus. Anliegen aus Allthings werden an Yarowa übergeben; Yarowa übernimmt die Ausschreibung und Koordination der Handwerksleistung und meldet den Fortschritt automatisch in das Allthings-Ticket zurück.
So läuft der Austausch ab:
- Aus einem Anliegen im Cockpit wird ein Auftrag an Yarowa übergeben. Dazu wird im Ticket automatisch ein Link zum Yarowa Portal in einem internen Kommentar hinterlegt.
- Yarowa schreibt jede relevante Rückmeldung – etwa Offerte, Termin, Vergabe, Rechnung oder Abschluss – als Statusmeldung in das Ticket und setzt den Ticket-Status entsprechend.
- Neue Nachrichten zum Auftrag werden in das Ticket übernommen, sodass die gesamte Kommunikation an einem Ort bleibt.
- Yarowa kann bei Bedarf zusätzliche Folgeaufträge zu einem bestehenden Fall als neues Ticket in Allthings anlegen.
Funktionen im Überblick:
- Weiterleitung von Anliegen (z.B. Reparaturen, Wartungen) aus dem Allthings Cockpit an Yarowa
- Automatische Auftragsvergabe an verifizierte Handwerksbetriebe
- Automatische Statusmeldungen zum Auftrag direkt im Ticket (bidirektionale Rückmeldung)
- Übernahme neuer Nachrichten zum Auftrag in das Ticket
- Anlage von Folge- und Zusatzaufträgen als eigenes Ticket
- Standardisierung von Prozessen und Reduktion manueller Aufwände
- Nachvollziehbare Dokumentation aller Aufträge
Informationen für Bewohnende
Zugriff und Nutzung
- Bewohnende erfassen Anliegen wie gewohnt über das Anliegenmanagement im Bewohnerportal.
- Sobald ein Anliegen eine handwerkliche Ausführung erfordert, erfolgt die Weitergabe an Yarowa durch die Bewirtschaftung.
- Rückmeldungen (z.B. Terminvereinbarung oder Erledigung) erfolgen je nach Fall direkt durch die Bewirtschaftung oder über eine externe Rückmeldung.
Häufige Fragen
-
Muss ich mich bei Yarowa registrieren?
→ Nein, Bewohnende nutzen ausschliesslich das Bewohnerportal – Yarowa wird nur intern von der Bewirtschaftung genutzt. -
Wie erkenne ich, dass mein Anliegen bearbeitet wird?
→ Der Status Ihres Anliegens wird im Bewohnerportal aktualisiert – Sie bleiben auf dem Laufenden.
Informationen für die Bewirtschaftung
Einrichtung und Aktivierung
- Die Einrichtung und Aktivierung erfolgt in der Regel durch das Allthings-Team in Zusammenarbeit mit Yarowa.
- Aufträge können direkt aus dem Anliegenmanagement an Yarowa übergeben werden.
- Die Lösung eignet sich besonders für standardisierbare Leistungen mit hohem Volumen (z.B. Sanitär, Elektrik, Kleinreparaturen).
Handwerkeraufträge erstellen und verwalten
- Loggen Sie sich in Allthings Cockpit ein.
- Öffnen Sie das Anliegenmanagement.
- Erstellen Sie ein Neues Ticket.
- Nach Erstellung des Tickets generiert sich automatisch ein Link, welcher Sie zum Yarowa Portal weiterleitet. Dieser ist in einem internen Kommentar hinterlegt. Sollte der Link nicht direkt ersichtlich sein, laden Sie die Seite bitte neu.
- Öffnen Sie den Link in einem neuen Tab und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
- Sie befinden sich jetzt im Yarowa Portal und können Ihren Handwerkerauftrag erstellen.
→ Mehr Informationen zur Erstellung von Handwerkeraufträgen im Yarowa Portal finden Sie hier.
Statusmeldungen zu offenen Handwerkeraufträgen
Nachdem Sie ein neues Ticket im Allthings Cockpit und den Handwerkerauftrag im Yarowa Portal erstellt haben, erhalten Sie zu jeder Aktivität am Auftrag eine automatische Statusmeldung. Diese erscheint direkt im betreffenden Ticket im Anliegenmanagement – als neuer Eintrag im Nachrichten- und Verlaufsbereich des Tickets. Gleichzeitig wird der Status des Tickets automatisch angepasst (z.B. auf Warten auf Drittunternehmen oder Warten auf Teammitglied), sodass Sie auf einen Blick sehen, wer als Nächstes aktiv werden muss.
Aktionen auf Yarowa-Seite und ihre Wirkung auf das Ticket
Aktivitäten, die auf der Yarowa-Seite ausgelöst werden, erzeugen jeweils eine Statusmeldung im Ticket und setzen den Ticket-Status:
- Warten auf Teammitglied: Das Ticket erfordert eine Reaktion der Bewirtschaftung.
- Warten auf Drittunternehmen: Der Auftrag liegt beim Dienstleister, es ist keine Aktion nötig.
- Ticket geschlossen: Das Ticket wurde automatisch geschlossen.
- –: Reine Statusinformation, kein Handlungsbedarf.
| Aktion auf Yarowa-Seite | Statusmeldung im Ticket | Ticket-Status |
|---|---|---|
| Auftrag beim Dienstleister platziert | Der Dienstleister {providerName} hat Ihre Auftragsanfrage erhalten. | Warten auf Drittunternehmen |
| Auftrag an Dienstleister vergeben | Der Dienstleister wurde beauftragt und meldet sich in Kürze bei Ihnen. | Warten auf Drittunternehmen |
| Auftrag an externen Dienstleister vergeben | Der Auftrag wurde an einen externen Dienstleister vergeben und per E-Mail versandt. Weitere Updates erfolgen nicht über die Plattform. | Warten auf Drittunternehmen |
| Auftrag vom Dienstleister abgelehnt | Der Auftrag wurde vom Dienstleister abgelehnt. | Warten auf Teammitglied |
| Termin vereinbart | Ein Termin wurde vereinbart. | Warten auf Drittunternehmen |
| Kein Termin möglich | Der Dienstleister konnte keinen Termin vereinbaren. | Warten auf Teammitglied |
| Termin abgesagt | Der vereinbarte Termin wurde abgesagt. | Warten auf Teammitglied |
| Erhöhung der Kostenobergrenze beantragt | Der Dienstleister hat eine Erhöhung der Kostenobergrenze beantragt. | Warten auf Teammitglied |
| Erhöhung der Kostenobergrenze genehmigt | Die Erhöhung der Kostenobergrenze wurde genehmigt. | Warten auf Drittunternehmen |
| Erhöhung der Kostenobergrenze abgelehnt | Die Erhöhung der Kostenobergrenze wurde abgelehnt. | Warten auf Teammitglied |
| Rechnung eingereicht | Der Dienstleister hat eine Rechnung eingereicht. | Warten auf Teammitglied |
| Rechnung akzeptiert | Die Rechnung vom Dienstleister wurde akzeptiert. | Warten auf Teammitglied |
| Rechnung abgelehnt | Die Rechnung vom Dienstleister wurde abgelehnt. | Warten auf Drittunternehmen |
| Auftragsdetails aktualisiert | Die Auftragsdetails (Positionen) wurden aktualisiert. | – |
| Arbeiten abgeschlossen | Der Dienstleister hat die Arbeiten als abgeschlossen markiert. | Warten auf Teammitglied |
| Stornierung durch Dienstleister beantragt | Der Dienstleister hat die Stornierung eines bereits angenommenen Auftrags beantragt. | Warten auf Teammitglied |
| Stornierung beim Dienstleister beantragt | Die Stornierung des Auftrags wurde beim Dienstleister beantragt. | Warten auf Drittunternehmen |
| Stornierungsanfrage abgelehnt | Die Stornierungsanfrage des Dienstleisters wurde abgelehnt. Der Auftrag wird fortgesetzt. | Warten auf Drittunternehmen |
| Auftrag storniert | Der Auftrag wurde storniert. | Warten auf Teammitglied |
| Auftrag abgeschlossen | Die Schlussrechnung wurde akzeptiert und der Auftrag wurde abgeschlossen. | Ticket geschlossen |
| Freigabeanfrage zur Auftragsplatzierung | Eine Freigabeanfrage zur Platzierung eines Auftrags wurde eingereicht, storniert oder genehmigt. | Warten auf Teammitglied |
| Freigabeanfrage für Kostenobergrenze | Eine Freigabeanfrage für eine Kostenobergrenze wurde eingereicht, storniert oder genehmigt. | Warten auf Teammitglied |
| SLA verletzt | Der Auftrag hat seine SLA verletzt. | Warten auf Teammitglied |
| Neue Nachricht zum Auftrag | Eine neue Nachricht wurde dem Auftrag hinzugefügt. Klicken Sie auf den Link, um sie anzusehen. | Warten auf Teammitglied |
| Auftragsdaten aktualisiert | Die Auftragsdaten wurden aktualisiert. | Warten auf Teammitglied |
| Auftrag archiviert oder gelöscht | Der Auftrag wurde archiviert bzw. gelöscht. | Ticket geschlossen |
Folge- und Zusatzaufträge
Wird zu einem bestehenden Fall ein weiterer Auftrag benötigt, kann Yarowa dafür automatisch ein neues Ticket in Allthings anlegen. Ein solches Ticket verweist auf das Original-Ticket, sodass alle Aufträge zu einem Fall nachvollziehbar bleiben. Von Yarowa erstellte Aufträge werden im Titel als Yarowa-Ticket gekennzeichnet, ergänzt um die jeweilige Auftragsnummer.
Einführung bei Bewohnenden
- Eine Einführung ist nicht zwingend notwendig, da die Nutzung für Bewohnende unverändert über das Bewohnerportal erfolgt.
- Es kann sinnvoll sein, auf eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit und verbesserte Koordination hinzuweisen.
- Eine kurze Information per Pinnwandbeitrag kann Transparenz schaffen und Vertrauen stärken.
Support und weitere Hilfe
Informationen zur Integration: Allthings Marketplace – Yarowa
Weitere Informationen zur Lösung: Yarowa Webseite
Technischer Support oder Partnermanagement: Yarowa Kontaktseite