Partnerlösung | Yarowa | Handwerkeraufträge

Inhalt

• Einführung
• Funktionsweise
• Informationen für Bewohnende
• Informationen für die Bewirtschaftung
• Support und weitere Hilfe

Einführung

Yarowa ist eine digitale Plattform zur automatisierten Vermittlung von Handwerks- und Dienstleistungsaufträgen. Über die Integration mit Allthings können Bewirtschaftungen standardisierte Aufträge direkt aus dem Anliegenmanagement an geprüfte Partnerbetriebe vergeben – effizient, nachvollziehbar und transparent.

Funktionsweise

Die Integration verbindet das Allthings Anliegenmanagement mit Yarowa und tauscht Informationen in beide Richtungen aus. Anliegen aus Allthings werden an Yarowa übergeben. Yarowa übernimmt die Ausschreibung und Koordination der Handwerksleistung und meldet den Fortschritt automatisch in das Allthings-Ticket zurück.

So läuft der Austausch ab:

• Aus einem Anliegen im Cockpit wird ein Auftrag an Yarowa übergeben. Dazu wird im Ticket automatisch ein Link zum Yarowa Portal in einem internen Kommentar hinterlegt.
• Yarowa schreibt jede relevante Rückmeldung – etwa Offerte, Termin, Vergabe, Rechnung oder Abschluss – als Statusmeldung in das Ticket und setzt den Ticket-Status entsprechend.
• Neue Nachrichten zum Auftrag werden in das Ticket übernommen, sodass die gesamte Kommunikation an einem Ort bleibt.
• Aufträge, die direkt in Yarowa erstellt werden – zum Beispiel neue Aufträge oder Folgeaufträge zu einem bestehenden Fall –, legt Yarowa automatisch als Ticket in Allthings an.

Funktionen im Überblick:

• Weiterleitung von Anliegen (z. B. Reparaturen, Wartungen) aus dem Allthings Cockpit an Yarowa
• Automatische Auftragsvergabe an verifizierte Handwerksbetriebe
• Automatische Statusmeldungen zum Auftrag direkt im Ticket (bidirektionale Rückmeldung)
• Übernahme neuer Nachrichten zum Auftrag in das Ticket
• Automatische Ticket-Erstellung für Aufträge, die direkt in Yarowa erstellt werden
• Standardisierung von Prozessen und Reduktion manueller Aufwände
• Nachvollziehbare Dokumentation aller Aufträge

Informationen für Bewohnende

Zugriff und Nutzung

• Bewohnende erfassen Anliegen wie gewohnt über das Anliegenmanagement im Bewohnerportal.
• Sobald ein Anliegen eine handwerkliche Ausführung erfordert, gibt die Bewirtschaftung es an Yarowa weiter.
• Einige Rückmeldungen sehen Bewohnende automatisch als Nachricht in ihrem Anliegen: wenn ein Dienstleister beauftragt wurde, ein Termin vereinbart wurde, kein Termin möglich war oder ein Termin abgesagt wurde. Alle anderen Statusmeldungen sind nur für die Bewirtschaftung sichtbar.

Häufige Fragen

• Muss ich mich bei Yarowa registrieren?
  → Nein, Bewohnende nutzen ausschliesslich das Bewohnerportal – Yarowa wird nur intern von der Bewirtschaftung genutzt.
• Wie erkenne ich, dass mein Anliegen bearbeitet wird?
  → Der Status Ihres Anliegens wird im Bewohnerportal aktualisiert. Wurde ein Dienstleister beauftragt oder ein Termin vereinbart, erhalten Sie zusätzlich eine Nachricht im Anliegen.

Informationen für die Bewirtschaftung

Einrichtung und Aktivierung

• Die Einrichtung und Aktivierung erfolgt in der Regel durch das Allthings-Team in Zusammenarbeit mit Yarowa.
• Aufträge können direkt aus dem Anliegenmanagement an Yarowa übergeben werden.
• Bei der Einrichtung kann festgelegt werden, dass nur Tickets bestimmter Kategorien an Yarowa übergeben werden.
• Optional kann festgelegt werden, dass Tickets bei bestimmten Yarowa-Ereignissen automatisch geschlossen werden – zum Beispiel, wenn eine Rechnung akzeptiert oder die Arbeiten als abgeschlossen markiert wurden.
• Die Lösung eignet sich besonders für standardisierbare Leistungen mit hohem Volumen (z. B. Sanitär, Elektrik, Kleinreparaturen).

Handwerkeraufträge erstellen und verwalten

1. Loggen Sie sich in Allthings Cockpit ein.
2. Öffnen Sie das Anliegenmanagement.
3. Erstellen Sie ein neues Ticket und ordnen Sie es genau einer Einheit zu.
4. Nach Erstellung des Tickets wird automatisch ein Link erzeugt, der Sie zum Yarowa Portal weiterleitet. Er ist in einem internen Kommentar mit dem Text "Handwerkerauftrag erstellen: Yarowa ↗" hinterlegt. Sollte der Link nicht direkt sichtbar sein, laden Sie die Seite bitte neu.
   Hinweis: Ist das Ticket noch keiner oder mehreren Einheiten zugeordnet, erscheint stattdessen der Hinweis "Dieses Ticket wurde nicht an Yarowa weitergeleitet, weil es noch keiner Einheit zugeordnet worden ist." Sobald Sie das Ticket genau einer Einheit zuordnen, wird der Link erzeugt.
5. Öffnen Sie den Link in einem neuen Tab. Sie werden automatisch in Yarowa angemeldet (Single Sign-On) und müssen sich nicht separat einloggen.
6. Sie befinden sich jetzt im Yarowa Portal und können Ihren Handwerkerauftrag erstellen.
   → Mehr Informationen zur Erstellung von Handwerkeraufträgen im Yarowa Portal finden Sie hier.

Statusmeldungen zu offenen Handwerkeraufträgen

Nachdem Sie ein neues Ticket im Allthings Cockpit und den Handwerkerauftrag im Yarowa Portal erstellt haben, erhalten Sie zu jeder Aktivität am Auftrag eine automatische Statusmeldung. Diese erscheint direkt im betreffenden Ticket im Anliegenmanagement – als neuer Eintrag im Nachrichten- und Verlaufsbereich des Tickets. Gleichzeitig wird der Status des Tickets automatisch angepasst (z. B. auf Warten auf Drittpartei oder Warten auf zuständige Person), sodass Sie auf einen Blick sehen, wer als Nächstes aktiv werden muss.

Meldungen zu einem bereits geschlossenen Ticket werden trotzdem im Ticket erfasst – das Ticket bleibt geschlossen. Ausgenommen sind Meldungen, die auch für Bewohnende sichtbar sind (z. B. Dienstleister beauftragt oder Termin vereinbart): Sie öffnen das Ticket wieder und setzen es auf Warten auf zuständige Person, damit die Bewirtschaftung reagieren kann.

Die Statusmeldungen erscheinen auf Deutsch, Englisch oder Französisch – in der Sprache der zuständigen Person. Ist das Ticket niemandem zugewiesen, gilt die Sprache der Liegenschaft.

Aktionen auf Yarowa-Seite und ihre Wirkung auf das Ticket

Aktivitäten, die auf der Yarowa-Seite ausgelöst werden, erzeugen jeweils eine Statusmeldung im Ticket und setzen den Ticket-Status:

• Warten auf zuständige Person: Das Ticket erfordert eine Reaktion der Bewirtschaftung.
• Warten auf Drittpartei: Der Auftrag liegt beim Dienstleister, es ist keine Aktion nötig.
• Geschlossen: Das Ticket wurde automatisch geschlossen.
• –: Reine Statusinformation, kein Handlungsbedarf.

{providerName} wird durch den Namen des Dienstleisters ersetzt. Meldungen mit dem Zusatz (sichtbar für Bewohnende) erscheinen auch im Bewohnerportal.

Ist bei der Einrichtung das automatische Schliessen für bestimmte Ereignisse aktiviert, wird das Ticket nach der entsprechenden Statusmeldung geschlossen. Der Ticket-Status aus der Tabelle gilt dann für diese Ereignisse nicht.

Aufträge aus Yarowa

Wird ein Auftrag direkt in Yarowa erstellt – etwa ein neuer Auftrag oder ein weiterer Auftrag zu einem bestehenden Fall –, legt Yarowa automatisch ein Ticket in Allthings an. Das Ticket wird der passenden Einheit bzw. Liegenschaft zugeordnet und im Titel als Yarowa-Ticket gekennzeichnet, ergänzt um die Auftragsnummer und die Dienstleistungsart. Kann das Ticket keiner Einheit zugeordnet werden, weist ein interner Kommentar darauf hin, dass Sie die Zuordnung manuell vornehmen müssen.

Einführung bei Bewohnenden

• Eine Einführung ist nicht zwingend notwendig, da die Nutzung für Bewohnende unverändert über das Bewohnerportal erfolgt.
• Es kann sinnvoll sein, auf eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit und verbesserte Koordination hinzuweisen.
• Eine kurze Information per Pinnwandbeitrag kann Transparenz schaffen und Vertrauen stärken.

Support und weitere Hilfe

Informationen zur Integration: Allthings Marketplace – Yarowa
Weitere Informationen zur Lösung: Yarowa Webseite
Technischer Support oder Partnermanagement: Yarowa Kontaktseite