Inhalt
- Einführung
- Funktionsweise
- Informationen für Bewohnende
- Informationen für die Bewirtschaftung
- Support und weitere Hilfe
Einführung
managbl.ai ist ein KI-gestützter Sprachassistent für die Immobilienbranche. Der Assistent (AI:ON) nimmt Telefonanrufe entgegen, führt einen strukturierten Dialog mit der anrufenden Person und versteht dabei auch Schweizerdeutsch.
Die Anbindung an Allthings erfolgt im Hintergrund: managbl.ai erhält laufend aktuelle Stamm- und Nutzungsdaten aus Allthings, um Anrufende zu erkennen, und übermittelt umgekehrt die aus den Telefonaten erstellten Anliegen automatisch als Tickets an Allthings. Es handelt sich um eine reine Hintergrundanbindung ohne eigenen Bereich im Bewohnerportal oder Cockpit.
Funktionsweise
Sobald eine anrufende Person die konfigurierte Telefonnummer der Liegenschaft wählt, läuft im Hintergrund folgender Ablauf:
- Erkennung: Der Sprachassistent gleicht die Telefonnummer mit den aus Allthings übermittelten Stamm- und Nutzungsdaten ab, um die anrufende Person zu identifizieren.
- Dialog und Transkription: AI:ON erfragt das Anliegen, transkribiert es und ordnet es einer Kategorie zu.
- Ticket-Erstellung: Allthings übernimmt die Anrufe laufend von managbl.ai und legt automatisch ein Anliegen mit dem transkribierten Text und einem Link zur Audioaufnahme an.
- Fallunterscheidung: Die Zuordnung in Allthings erfolgt über die E-Mail-Adresse, die managbl.ai zur erkannten Person übermittelt. Ist die anrufende Person eindeutig identifiziert und einer Einheit zugeordnet, wird das Anliegen direkt bei ihr angelegt. Kann sie nicht identifiziert werden, wird ein anonymes Anliegen auf Ebene der Bewirtschaftung erstellt, versehen mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (soweit bekannt) sowie einem automatischen internen Hinweis, die Identität vor einer Verknüpfung mit einem Account zu bestätigen.
Informationen für Bewohnende
Für die Nutzung ist in der App nichts einzurichten. Rufen Sie einfach die Ihnen mitgeteilte Telefonnummer Ihrer Liegenschaft an und schildern Sie AI:ON Ihr Anliegen – auch auf Schweizerdeutsch. AI:ON erkennt Sie automatisch anhand Ihrer Telefonnummer.
Sind Sie im System bereits als bewohnende Person hinterlegt, erscheint das aus dem Anruf erstellte Ticket kurz nach dem Anruf automatisch auch in Ihrem Bewohnerportal, sodass Sie den Bearbeitungsstand jederzeit nachverfolgen können.
Informationen für die Bewirtschaftung
Einrichtung und Aktivierung
Die Einrichtung erfolgt durch das Allthings-Team in Zusammenarbeit mit managbl.ai. Dabei wird unter anderem festgelegt:
- welche Telefonnummer für die Anliegen verwendet wird,
- welche Bewirtschaftung bzw. welcher Dienstleister die neuen Anliegen erhält,
- unter welcher Ticket-Kategorie neue Anliegen im Cockpit angelegt werden (eine spätere Umbenennung wirkt erst ab dem nächsten neu erstellten Anliegen),
- ob Bewohnende über ein Mietverhältnis oder als Eigentümerschaft zugeordnet werden.
Verwaltung und Steuerung
Aus den Telefonaten erstellte Anliegen erscheinen im Anliegenmanagement unter der festgelegten Ticket-Kategorie, ergänzt um die von managbl.ai erkannte Unterkategorie. Anonyme Anliegen sind entsprechend gekennzeichnet und enthalten einen internen Hinweis, die Identität der anrufenden Person vor jeder weiteren Aktion zu bestätigen. Prüfen Sie in diesem Fall die angegebenen Kontaktdaten und verknüpfen Sie das Anliegen bei Bedarf manuell mit dem passenden Account.
Einführung bei Bewohnenden
Kommunizieren Sie Ihren Bewohnenden die neue Telefonnummer für Anliegen, zum Beispiel über die Pinnwand im Bewohnerportal, damit diese direkt genutzt werden kann.
Support und weitere Hilfe
Weitere Informationen zur Lösung finden Sie auf der Marketplace-Seite von managbl.ai Voice-to-Ticket. Bei technischen Fragen zum Sprachassistenten selbst wenden Sie sich an den Support von managbl.ai. Fragen zur Anbindung an Allthings beantwortet Ihnen der Allthings Support.