Inhalt
- Einführung
- Funktionsweise
- Informationen für Bewohnende
- Informationen für die Bewirtschaftung
- Support und weitere Hilfe
Einführung
Estatewise (von Wise AG) ist eine spezialisierte Plattform zur digitalen Verwaltung von Stockwerkeigentümergemeinschaften (STWEG) in der Schweiz. Sie unterstützt die Organisation von Eigentümerversammlungen, die Erstellung der Tagesordnung, die sichere digitale Abstimmung über Traktanden sowie die Ablage von Protokollen und Berichten.
Die Anbindung an Allthings erfolgt vollständig im Hintergrund: Einmal pro Nacht übermittelt Allthings automatisch die relevanten Stammdaten (Liegenschaften, Einheiten, Eigentümerprofile, Wertquoten) an Estatewise. Für diese Lösung gibt es keinen sichtbaren Menüpunkt im Bewohnerportal oder im Cockpit — die Funktion läuft rein im Hintergrund.
Funktionsweise
Die Integration läuft in folgenden Schritten ab:
- Datenbezug: Allthings bezieht die Stammdaten der Liegenschaften und Einheiten wie gewohnt aus dem angebundenen ERP-System.
- Filterung: Es werden nur aktive (nicht archivierte) Einheiten berücksichtigt, die eine Wertquote sowie eine vollständige Adresse und Liegenschaftszuordnung besitzen und für die mindestens eine Person hinterlegt ist.
- Zuordnung der Personen: Je nach Einstellung werden die Personen aus dem Eigentums- oder dem Mietzeitraum der Einheit übernommen.
- Synchronisation: Die aufbereiteten Daten werden einmal pro Nacht automatisch an Estatewise übertragen.
- Anlegen von Personen: Neue Eigentümerinnen, Eigentümer und Mietende werden – sofern die automatische Registrierung aktiviert ist – direkt im System von Estatewise angelegt, ohne manuellen Aufwand für die Bewirtschaftung.
Die eigentliche Durchführung der Eigentümerversammlung — Einladungen, Abstimmungen, Protokolle — findet danach vollständig innerhalb von Estatewise statt.
Informationen für Bewohnende
Diese Lösung erscheint nicht als eigene Funktion im Bewohnerportal. Sind Sie Eigentümerin oder Eigentümer einer Einheit, für die diese Anbindung aktiv ist, erhalten Sie Einladungen zu Eigentümerversammlungen sowie Zugang zur digitalen Abstimmung direkt von Estatewise per E-Mail. Ihre in Allthings hinterlegten Kontaktdaten werden dafür automatisch übernommen.
Informationen für die Bewirtschaftung
Einrichtung und Aktivierung
Die Anbindung wird durch das Allthings Team für die betroffene Liegenschaft eingerichtet. Die dafür nötigen Zugangsdaten stellt der Anbieter Estatewise bereit.
Bei der Einrichtung wird unter anderem festgelegt, ob die Personen aus dem Eigentums- oder dem Mietzeitraum übernommen werden, ob neue Personen bei Estatewise automatisch registriert werden und ob Estatewise zusätzlich eine SMS- oder Ausweis-Verifizierung verlangt.
Verwaltung und Steuerung
Die Wertquote je Einheit wird in erster Linie aus dem ERP übernommen. Ist dort keine Wertquote vorhanden, kann sie auf Einheitenebene im Cockpit ergänzt werden. Eine Wertquote ist Voraussetzung dafür, dass eine Einheit an Estatewise übermittelt wird. Die Synchronisation selbst läuft vollautomatisch jede Nacht — ein manuelles Auslösen ist im Regelbetrieb nicht vorgesehen.
Einführung bei Bewohnenden
Informieren Sie die betroffenen Eigentümerinnen und Eigentümer vorab darüber, dass sie künftig Einladungen und Abstimmungsunterlagen zu Eigentümerversammlungen direkt per E-Mail von Estatewise erhalten. Dies kann z. B. über die Pinnwand im Bewohnerportal kommuniziert werden.
Support und weitere Hilfe
Bei Fragen zur Einrichtung wenden Sie sich an das Allthings Team. Bei inhaltlichen oder technischen Fragen zur Nutzung von Estatewise selbst (z. B. Abstimmungsregeln, Versammlungsdurchführung) wenden Sie sich an den Anbieter Wise AG.