Inhalt
- Einführung
- Funktionsweise
- Informationen für Bewohnende
- Informationen für die Bewirtschaftung
- Support und weitere Hilfe
Einführung
OnBase ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), in dem Verträge, Abrechnungen, Rechnungen und weitere Unterlagen zentral archiviert werden. Mit dieser Integration zeigt Allthings Bewohnenden die ihrem Mietverhältnis zugeordneten Dokumente direkt im Bewohnerportal an. Die Dokumente bleiben im Archivsystem, Allthings speichert keine Kopien.
Die Integration wird als Micro-App im Bewohnerportal eingebunden und von Arcplace als Partner für die OnBase-Anbindung begleitet.
Funktionsweise
Sobald Bewohnende die Funktion öffnen, erkennt Allthings automatisch, zu welchen Mietverhältnissen die angemeldete Person gehört. Eine Eingabe ist dafür nicht nötig. Anschliessend werden die passenden Dokumente aus dem Archiv abgerufen und nach Dokumenttyp in Ordnern angezeigt. Beim Herunterladen wird die Datei jeweils live aus dem Archiv geladen.
- Dokumente auf Abruf: Angezeigt werden nur die mit dem Archivbetreiber vereinbarten Dokumenttypen, zum Beispiel Mietverträge, Nachträge, Nebenkostenabrechnungen, Rechnungen und Mahnungen.
- Ordneransicht: Die Dokumente sind nach Typ gruppiert. Nicht zugeordnete Typen erscheinen im Ordner «Sonstige».
- Suchen, sortieren, filtern: Nach Dokumentname suchen, nach Name oder Datum sortieren und den Zeitraum eingrenzen.
- Gemeinsame Mietverhältnisse: Bei gemeinsamen Verträgen sehen alle beteiligten Personen die zugehörigen Dokumente mit ihrem eigenen Konto.
- Keine Datenkopien: Die Dokumente werden bei jedem Aufruf live aus dem Archiv geladen.
Welche Dokumente werden angezeigt?
- Mietvertrag und Nachträge
- Anpassungen (amtliche Formulare, z. B. zu Mietzinsänderungen)
- Bewilligungen
- Protokolle und Mängellisten
- Mietzinsrechnungen, Nebenkostenabrechnungen und weitere Rechnungen
- Inkasso-Dokumente und Mahnungen
- Dokumente zur Sicherheitsleistung
Welche Daten werden verwendet?
- Allthings liest das Profil der angemeldeten Person und ihre Mietzeiträume, um die zugehörigen Mietverträge zu bestimmen.
- Die Dokumente werden bei jedem Aufruf aus dem Archiv geladen und nicht in Allthings gespeichert.
- Allthings überträgt keine Daten an das Archiv zurück.
Informationen für Bewohnende
Sie finden Ihre Dokumente im Hauptmenü des Bewohnerportals unter Meine Dokumente. Der Name der Funktion kann bei der Einrichtung angepasst werden, der Standardname lautet «Meine Dokumente».
- Öffnen: Tippen Sie im Hauptmenü auf «Meine Dokumente».
- Finden: Klappen Sie einen Ordner auf oder nutzen Sie «Alle aufklappen». Mit dem Suchfeld «Dokumente suchen…», der Sortierung und dem Filter «Zeitraum» (Von/Bis) grenzen Sie die Liste ein.
- Herunterladen: Tippen Sie auf «Herunterladen», um das Dokument zu speichern und zu öffnen.
- Aktualisieren: Mit «Aktualisieren» laden Sie die Ansicht neu aus dem Archiv.
Wird die Meldung «Keine Dokumente verfügbar» angezeigt, sind Ihrem Mietverhältnis aktuell keine Dokumente im Archiv zugeordnet. Erscheint der Hinweis, sich an die Bewirtschaftung zu wenden, ist Ihr Konto noch nicht mit Ihrem Mietvertrag verknüpft. Blockiert Ihr Browser den Download, versuchen Sie es bitte in einem anderen Browser. Sehr grosse Dokumente können nicht immer im Bewohnerportal heruntergeladen werden. Wenden Sie sich in diesen Fällen bitte an Ihre Bewirtschaftung.
Informationen für die Bewirtschaftung
Einrichtung und Aktivierung
Die Einrichtung und Aktivierung erfolgt in der Regel durch das Allthings-Team. Voraussetzungen sind:
- Der Zugang zum Archivsystem ist durch den Archivbetreiber bereitgestellt.
- Die Mietverhältnisse und Personen sind in Allthings über die ERP-Anbindung korrekt hinterlegt und mit den Dokumenten im Archiv verknüpft.
- Die anzuzeigenden Dokumenttypen sind mit dem Archivbetreiber abgestimmt.
Die Funktion wird anschliessend für die gewünschten Liegenschaften bzw. das Bewohnerportal freigeschaltet.
Verwaltung und Steuerung
Bei der Einrichtung lassen sich Name der Funktion, Farbe, Symbol und Anzeigereihenfolge im Hauptmenü festlegen. Die Dokumente selbst werden ausschliesslich im Archivsystem verwaltet. Änderungen, Ergänzungen oder Korrekturen von Dokumenten nehmen Sie dort vor, in Allthings werden sie beim nächsten Aufruf automatisch angezeigt.
Achten Sie auf eine korrekte Verschlagwortung im Archiv: Ein Dokument wird genau den Personen bzw. Mietverträgen angezeigt, denen es dort zugeordnet ist. Einzelne Dokumente kann das Allthings-Team auf Wunsch sperren. Sie erscheinen dann nicht mehr im Bewohnerportal.
Einführung bei Bewohnenden
Informieren Sie Ihre Bewohnenden über die neue Funktion, zum Beispiel mit einem Beitrag in der Kommunikationszentrale. Weisen Sie darauf hin, dass die Dokumente im Hauptmenü unter «Meine Dokumente» zu finden sind.
Support und weitere Hilfe
Bei Fragen zur Einrichtung oder zur Anzeige wenden Sie sich bitte an das Allthings Support-Team. Fragen zum Inhalt und zur Ablage der Dokumente im Archiv klären Sie bitte mit dem Archivbetreiber.