Inhalt
- Einführung
- Funktionsweise
- Informationen für Bewohnende
- Informationen für die Bewirtschaftung
- Support und weitere Hilfe
Einführung
OnBase ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), in dem Verträge, Korrespondenz und weitere Unterlagen zentral und rechtskonform archiviert werden. Mit dieser Integration werden geschlossene Tickets aus dem Anliegenmanagement automatisch in OnBase archiviert. So wird der Verlauf Ihrer Anliegen Teil Ihres Dokumentenarchivs, ohne dass jemand Tickets exportieren, drucken oder ablegen muss.
Die Integration läuft im Hintergrund und wird von Arcplace als Partner für die OnBase-Anbindung begleitet.
Funktionsweise
Wird ein Ticket geschlossen, merkt Allthings es für die Archivierung vor. Nach einer festgelegten Wartezeit, standardmässig 90 Tage, wird das Ticket automatisch archiviert. Wird das Ticket in dieser Zeit wiedereröffnet, entfällt die Archivierung. Wird es danach erneut geschlossen, beginnt die Wartezeit von vorn.
- Vollständiger Verlauf als PDF: Jedes Ticket wird als durchsuchbares PDF archiviert. Es enthält Betreff, Daten, alle Nachrichten und eingebettete Fotos.
- Weitere Anhänge: Dateien, die nicht in das PDF eingebettet werden können, zum Beispiel PDF- oder Word-Dateien, werden als eigene Dokumente in OnBase abgelegt und über die Ticket-ID mit dem Ticket verknüpft. Dateien, die nicht übernommen werden können, etwa weil sie zu gross sind, werden im PDF aufgeführt.
- Interne Kommentare: Interne Kommentare werden standardmässig nicht ins Archiv übernommen. Auf Wunsch kann das bei der Einrichtung geändert werden.
- Auffindbar in OnBase: Das archivierte Ticket ist in OnBase über Stichworte wie Ticket-ID und Betreff auffindbar.
Wo wird ein Ticket abgelegt?
- Beim Mietvertrag: Gehört das Ticket zu einer Einheit mit einem aktiven Mietvertrag, wird es im Dossier dieses Mietvertrags abgelegt. Massgebend ist der Mietvertrag, der am Tag der Archivierung aktiv ist.
- Bei der Liegenschaft: Gibt es keinen aktiven Mietvertrag, wird das Ticket im Dossier der Liegenschaft abgelegt.
- Keine Archivierung: Tickets, die weder einer Einheit noch einer Liegenschaft zugeordnet sind, zum Beispiel nur einem Tag, werden nicht archiviert.
Welche Daten werden verwendet?
- Allthings liest das Ticket mit Betreff, Nachrichten und Anhängen.
- Für die richtige Ablage liest Allthings die Einheit, die Liegenschaft und die Mietzeiträume, zu denen das Ticket gehört.
- Die Daten werden nur an OnBase übertragen. In Allthings ändert sich an Tickets und Stammdaten nichts.
Informationen für Bewohnende
Für Bewohnende ändert sich nichts. Die Archivierung läuft im Hintergrund, archivierte Tickets sind im Bewohnerportal nicht sichtbar und bleiben dort unverändert bestehen.
Informationen für die Bewirtschaftung
Einrichtung und Aktivierung
Die Einrichtung und Aktivierung erfolgt in der Regel durch das Allthings-Team. Voraussetzungen sind:
- Eine OnBase-Umgebung ist vorhanden, und der Zugang für das Hochladen von Dokumenten ist durch den Archivbetreiber bereitgestellt.
- Die Mietverhältnisse und Liegenschaften sind über die ERP-Anbindung in Allthings hinterlegt, mit den Vertrags- und Liegenschaftsnummern, unter denen sie auch im Archiv geführt werden.
- Die Wartezeit bis zur Archivierung und die Übernahme interner Kommentare sind abgestimmt.
Die Archivierung wird anschliessend für die gewünschten Liegenschaften freigeschaltet. Archiviert werden nur Tickets dieser Liegenschaften.
Verwaltung und Steuerung
Im Alltag ist nichts zu tun: Schliessen Sie Tickets wie gewohnt im Cockpit. Die Archivierung erfolgt automatisch nach Ablauf der Wartezeit.
Damit Tickets beim richtigen Mietvertrag landen, sollten Tickets möglichst einer Einheit zugeordnet sein. Wechseln die Mietenden während der Wartezeit, wird das Ticket beim Mietvertrag abgelegt, der am Tag der Archivierung aktiv ist. Änderungen an der Wartezeit oder an der Übernahme interner Kommentare nimmt das Allthings-Team auf Anfrage vor.
Support und weitere Hilfe
Bei Fragen zur Einrichtung oder zur Archivierung wenden Sie sich bitte an das Allthings Support-Team. Fragen zur Ablage und Suche der Dokumente in OnBase klären Sie bitte mit dem Archivbetreiber.