Inhalt
Einführung
Diese Lösung ermöglicht eine transparente und automatisierte Mängelverwaltung durch die Integration von REALVIEW in die Allthings-Plattform.
Der gesamte Prozess – von der Meldung durch die Bewohnenden über die Prüfung durch die Bewirtschaftung bis hin zur Bearbeitung durch die Bauleitung – wird zwischen beiden Systemen synchronisiert.
Vorgehen und Funktionsweise
Schritt 1: Mängelmeldung durch Bewohnende
- Bewohnende erstellen ein neues Ticket in der Allthings App über das Anliegenmanagement (siehe App | Anliegenmanagement).
- Falls möglich, werden Bilder oder Dokumente (siehe FAQ | Welche Dateitypen kann ich in die App hochladen?) hochgeladen, um den Mangel besser zu beschreiben.
- Nach dem Absenden erhält die Person eine Eingangsbestätigung in der App.
Sobald das Ticket erfasst wurde, übernimmt die Bewirtschaftung die Prüfung des Mangels.
Schritt 2: Prüfung des Mangels durch die Bewirtschaftung
Die Bewirtschaftung erhält das Ticket und entscheidet:
| Entscheidung | Nächster Schritt |
|---|---|
| Kein möglicher baulicher Mangel | Die Bewirtschaftung bearbeitet das Ticket intern weiter oder schliesst es ab. |
| Möglicher baulicher Mangel | Das Ticket wird mit dem für REALVIEW festgelegten Label (z. B. "REALVIEW") versehen und weitergeleitet. |
Hinzufügen des Labels durch die Bewirtschaftung:
Schritt 3: Automatische Weiterleitung an REALVIEW
Sobald das Ticket das REALVIEW-Label erhält, werden automatisch folgende Daten an REALVIEW übermittelt:
- Kontaktdaten der meldenden Person (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
- die Einheit, der das Ticket zugeordnet ist
- Ticketnummer, Titel und alle nicht internen Nachrichten des Tickets
- falls vorhanden: hochgeladene Dateien (siehe FAQ | Welche Dateitypen kann ich in die App hochladen?)
Auch spätere, nicht interne Nachrichten im Ticket sowie Änderungen am Tickettitel werden an REALVIEW übermittelt.
Nach erfolgreicher Übertragung erhält das Ticket das Label "Offen", und der Ticketstatus im Anliegenmanagement wechselt auf "Warten auf Drittpartei".
Schritt 4: Entscheidung der Bauleitung in REALVIEW
Die Bauleitung prüft den gemeldeten Mangel und trifft eine Entscheidung:
| Entscheidung | Label | Folgeaktion |
|---|---|---|
| Mangel bestätigt | "Akzeptiert" | Die Bearbeitung durch die Bauleitung wird eingeleitet. Das Ticket bleibt im Status "Warten auf Drittpartei". |
| Mangel abgelehnt | "Abgelehnt" | Die Bearbeitung in REALVIEW wird beendet und das Ticket zur weiteren Bearbeitung an die Bewirtschaftung zurückgegeben, da es sich um keinen Erstmangel handelt. |
Für die Status "Offen", "Akzeptiert", "Abgelehnt" und "BL kontrolliert" können individuelle Nachrichtentexte hinterlegt werden. Diese werden beim jeweiligen Statuswechsel im Ticket als Antwort an die Bewohnenden veröffentlicht. Durch diese optionale automatische Antwort werden die Bewohnenden direkt per E-Mail-Benachrichtigung informiert.
Schritt 5: Abschluss des Tickets
- Hat die Bauleitung den Mangel kontrolliert und abgeschlossen, erhält das Ticket das Label "BL kontrolliert".
- Je nach Konfiguration wird das Ticket in Allthings dabei automatisch geschlossen oder bleibt offen.
- Kommentare der Bauleitung werden direkt im Allthings-Ticket als interner Kommentar angezeigt, solange das Ticket nicht geschlossen ist.
Labels im Überblick
| Label | Bedeutung | Sichtbar für |
|---|---|---|
| Offen | Ticket wurde erfolgreich an REALVIEW übermittelt. | Bewirtschaftung |
| Akzeptiert | Die Bauleitung hat den Mangel bestätigt und bearbeitet diesen. | Bewirtschaftung |
| Abgelehnt | Es liegt kein baulicher Mangel vor. | Bewirtschaftung |
| BL kontrolliert | Die Bauleitung hat die Bearbeitung in REALVIEW abgeschlossen; das Ticket wird in Allthings geschlossen (sofern so konfiguriert). | Bewirtschaftung |
Statusänderungen aus REALVIEW werden automatisch in das Allthings-Ticket übernommen.
Voraussetzung: Das Ticket muss einer Einheit zugeordnet sein, für die REALVIEW eingerichtet ist. Die Einrichtung der Integration übernimmt Allthings.
Support und weitere Hilfe
- Informationen zur Integration: Allthings Marketplace – REALVIEW Baumanagement
- Weitere Informationen zur Lösung: REALVIEW Webseite
- Technischer Support für das Erstmängelmanagement: REALVIEW Supportseite