Inhalt
- Mängelmeldung durch die Mietpartei
- Prüfung und Weiterleitung durch die Hausverwaltung
- Bearbeitung durch die Bauleitung in REALVIEW
- Statusmeldungen im Überblick
Diese Lösung ermöglicht eine transparente und automatisierte Mängelverwaltung durch die Integration von REALVIEW in die Allthings-Plattform. Der gesamte Prozess – von der Meldung durch die Mietpartei über die Prüfung durch die Hausverwaltung bis hin zur Bearbeitung durch die Bauleitung – wird nahtlos in beiden Systemen synchronisiert.
Mängelmeldung durch die Mietpartei
Wie meldet eine Mietpartei einen Mangel?
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Die Mietpartei erstellt ein neues Ticket in der Allthings Mieter App über Allthings | Service Point / Help Desk.
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Falls möglich, werden Bilder oder Dokumente (siehe FAQ | Welche Dateitypen kann ich in die App hochladen?) hochgeladen, um den Mangel besser zu beschreiben.
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Nach dem Absenden erhält die Mietpartei eine Eingangsbestätigung in der App.
Sobald das Ticket erfasst wurde, übernimmt die Hausverwaltung die Prüfung des Mangels.
Prüfung und Weiterleitung durch die Hausverwaltung
Schritt 1: Prüfung des Mangels
Die Hausverwaltung erhält das Ticket und entscheidet:
| Entscheidung | Nächster Schritt |
|---|---|
| Kein möglicher baulicher Mangel | Die Hausverwaltung bearbeitet das Ticket intern weiter oder schließt es ab. |
| Möglicher baulicher Mangel | Das Ticket wird mit dem Label "REALVIEW" versehen und weitergeleitet. |
Hinzufügen des Labels durch die Bewirtschaftung:
Schritt 2: Automatische Weiterleitung an REALVIEW
Sobald das Ticket das Label "REALVIEW" erhält, werden automatisch folgende Daten an REALVIEW übermittelt:
✔ Kontaktdaten der Mietpartei
✔ Vollständige Adresse
✔ Titel und Beschreibung des Tickets
✔ Falls vorhanden: Hochgeladene Dateien (siehe FAQ | Welche Dateitypen kann ich in die App hochladen?)
Nach erfolgreicher Übertragung erhält das Ticket das Label "REALVIEW: Offen", und der Ticket Status im Anliegenmanagement wechselt auf "Warten auf Dienstleistungsunternehmen".
Bearbeitung durch die Bauleitung in REALVIEW
Schritt 1: Entscheidung der Bauleitung
Die Bauleitung prüft den gemeldeten Mangel und trifft eine Entscheidung:
| Entscheidung | Label | Folgeaktion |
|---|---|---|
| Mangel bestätigt | "REALVIEW: Akzeptiert" | Die Bearbeitung durch die Bauleitung wird eingeleitet. |
| Mangel abgelehnt | "REALVIEW: Abgelehnt" | Die Bearbeitung in REALVIEW wird beendet und an die Hausverwaltung zurückgegeben, da es sich um keinen Erstmangel handelt. |
Für diese beiden Labels können individuelle Nachrichtentexte hinterlegt werden. Diese werden nach dem Hinterlegen des jeweiligen Labels im Ticket als Antwort an die Mietpartei dargestellt. Durch die optionale automatische Antwort im Ticket werden Mietparteien also direkt via E-Mail-Benachrichtigung über die Entscheidung informiert.
Schritt 2: Abschluss des Tickets
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Falls die Bauleitung das Ticket weiterbearbeitet, erhält es das Label "REALVIEW: BL kontrolliert".
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Je nach Systemkonfiguration kann das Ticket in Allthings automatisch geschlossen werden, sobald es in REALVIEW abgeschlossen wurde.
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Kommentare der Bauleitung sind bei den Status "REALVIEW: Abgelehnt", "REALVIEW: Akzeptiert" und "REALVIEW: BL kontrolliert" direkt im Allthings-Ticket sichtbar und erscheinen als "interner Kommentar".
Labels im Überblick
| Label | Bedeutung | Sichtbar für |
|---|---|---|
| REALVIEW: Offen | Ticket wurde erfolgreich an REALVIEW übermittelt. | Hausverwaltung |
| REALVIEW: Akzeptiert | Die Bauleitung hat den Mangel bestätigt und bearbeitet diesen. | Hausverwaltung |
| REALVIEW: Abgelehnt | Es liegt kein baulicher Mangel vor. | Hausverwaltung |
| REALVIEW: BL kontrolliert | Die Bearbeitung in Allthings Cockpit ist abgeschlossen. | Hausverwaltung |
Wichtig: Updates von REALVIEW werden alle 2 Stunden synchronisiert.
Mehr Informationen
Mehr Informationen finden Sie hier. Kontaktieren Sie auch gerne REALVIEW für weitere Fragen rund um die Integration.