Contenu
- Introduction
- Fonctionnement
- Informations pour les résident·e·s
- Informations pour la gérance
- Support et aide complémentaire
Introduction
Yarowa est une plateforme numérique pour l'attribution automatisée de commandes d'artisans et de prestations de services. Grâce à l'intégration avec Allthings, la gérance peut attribuer des commandes standardisées à des entreprises partenaires vérifiées directement depuis le centre de services – de manière efficace, transparente et traçable.
Fonctionnement
L'intégration relie le centre de services d'Allthings à Yarowa et échange des informations dans les deux sens. Les demandes issues d'Allthings sont transmises à Yarowa. Yarowa se charge de l'appel d'offres et de la coordination de la prestation d'artisan, et renvoie automatiquement l'avancement dans le ticket Allthings.
Voici comment se déroule l'échange :
- Une demande dans le Cockpit est transmise à Yarowa sous forme de commande. Un lien vers le portail Yarowa est automatiquement ajouté au ticket sous forme de commentaire interne.
- Yarowa inscrit chaque retour pertinent – par exemple offre, rendez-vous, attribution, facture ou clôture – dans le ticket sous forme de message de statut, et met à jour le statut du ticket en conséquence.
- Les nouveaux messages relatifs à la commande sont repris dans le ticket, afin que toute la communication reste au même endroit.
- Les commandes créées directement dans Yarowa – par exemple de nouvelles commandes ou des commandes de suivi pour un cas existant – sont automatiquement créées sous forme de ticket dans Allthings.
Fonctions en un coup d'œil :
- Transmission des demandes (p. ex. réparations, entretiens) depuis le Cockpit Allthings vers Yarowa
- Attribution automatique des commandes à des entreprises d'artisans vérifiées
- Messages de statut automatiques sur la commande directement dans le ticket (retour bidirectionnel)
- Reprise des nouveaux messages relatifs à la commande dans le ticket
- Création automatique de tickets pour les commandes créées directement dans Yarowa
- Standardisation des processus et réduction des tâches manuelles
- Documentation traçable de toutes les commandes
Informations pour les résident·e·s
Accès et utilisation
- Les résident·e·s saisissent leurs demandes comme d'habitude via le centre de services dans l'application des résident·e·s.
- Dès qu'une demande nécessite l'intervention d'un artisan, la gérance la transmet à Yarowa.
- Les résident·e·s voient automatiquement certains retours sous forme de message dans leur demande : lorsqu'un prestataire a été mandaté, qu'un rendez-vous a été fixé, qu'aucun rendez-vous n'a été possible ou qu'un rendez-vous a été annulé. Tous les autres messages de statut ne sont visibles que par la gérance.
Questions fréquentes
-
Dois-je m'inscrire auprès de Yarowa ?
→ Non, les résident·e·s utilisent uniquement l'application des résident·e·s – Yarowa est utilisé en interne uniquement par la gérance. -
Comment savoir si ma demande est traitée ?
→ Le statut de votre demande est mis à jour dans l'application des résident·e·s. Lorsqu'un prestataire a été mandaté ou qu'un rendez-vous a été fixé, vous recevez en outre un message dans votre demande.
Informations pour la gérance
Configuration et activation
- La configuration et l'activation sont en règle générale réalisées par l'équipe Allthings en collaboration avec Yarowa.
- Les commandes peuvent être transmises à Yarowa directement depuis le centre de services.
- Lors de la configuration, il est possible de définir que seuls les tickets de certaines catégories sont transmis à Yarowa.
- En option, il est possible de définir que les tickets sont automatiquement fermés lors de certains événements Yarowa – par exemple lorsqu'une facture a été acceptée ou que les travaux ont été marqués comme terminés.
- La solution convient particulièrement aux prestations standardisables à volume élevé (p. ex. sanitaire, électricité, petites réparations).
Créer et gérer des commandes d'artisans
- Connectez-vous à Allthings Cockpit.
- Ouvrez le centre de services.
- Créez un nouveau ticket et attribuez-le à exactement une unité.
-
Une fois le ticket créé, un lien est généré automatiquement, qui vous redirige vers le portail Yarowa. Il est enregistré dans un commentaire interne avec le texte « Créer un mandat: Yarowa ↗ ». Si le lien n'apparaît pas immédiatement, veuillez recharger la page.
Remarque : si le ticket n'est encore attribué à aucune unité ou à plusieurs unités, une remarque indique à la place que le ticket n'a pas été transmis à Yarowa, car il n'a pas encore été attribué à une unité. Dès que vous attribuez le ticket à exactement une unité, le lien est généré. - Ouvrez le lien dans un nouvel onglet. Vous êtes automatiquement connecté·e à Yarowa (authentification unique) et n'avez pas besoin de vous connecter séparément.
- Vous êtes désormais dans le portail Yarowa et pouvez créer votre commande d'artisan.
→ Vous trouverez plus d'informations sur la création de commandes d'artisans dans le portail Yarowa ici.
Messages de statut pour les commandes d'artisans en cours
Après avoir créé un nouveau ticket dans Allthings Cockpit et la commande d'artisan dans le portail Yarowa, vous recevez un message de statut automatique pour chaque activité sur la commande. Celui-ci apparaît directement dans le ticket concerné, dans le centre de services – sous forme de nouvelle entrée dans la zone de messages et d'historique du ticket. Simultanément, le statut du ticket est mis à jour automatiquement (p. ex. sur En attente d'un tiers ou En attente du responsable), afin que vous voyiez d'un coup d'œil qui doit agir ensuite.
Les messages relatifs à un ticket déjà fermé sont tout de même enregistrés dans le ticket – celui-ci reste fermé. Font exception les messages également visibles par les résident·e·s (p. ex. prestataire mandaté ou rendez-vous fixé) : ils rouvrent le ticket et le mettent sur En attente du responsable, afin que la gérance puisse réagir.
Les messages de statut s'affichent en allemand, en anglais ou en français – dans la langue de la personne assignée au ticket. Si le ticket n'est assigné à personne, la langue du complexe immobilier s'applique.
Actions du côté de Yarowa et leur effet sur le ticket
Les activités déclenchées du côté de Yarowa créent chacune un message de statut dans le ticket et définissent le statut du ticket :
- En attente du responsable : le ticket nécessite une réaction de la gérance.
- En attente d'un tiers : la commande est chez le prestataire, aucune action n'est nécessaire.
- Fermé : le ticket a été fermé automatiquement.
- – : information de statut uniquement, aucune action requise.
{providerName} est remplacé par le nom du prestataire. Les messages marqués (visible par les résident·e·s) apparaissent également dans l'application des résident·e·s.
| Action du côté de Yarowa | Message de statut dans le ticket | Statut du ticket |
|---|---|---|
| Commande placée chez le prestataire | Le prestataire {providerName} a reçu votre demande de mandat. | En attente d'un tiers |
| Commande attribuée au prestataire | Le prestataire {providerName} a été mandaté. Le prestataire vous contactera prochainement. (visible par les résident·e·s) | En attente d'un tiers |
| Commande attribuée à un prestataire externe | Le mandat a été attribué à un prestataire externe et transmis par e-mail. Aucune mise à jour supplémentaire ne sera reçue via la plateforme. | En attente d'un tiers |
| Commande refusée par le prestataire | Le mandat a été refusé par le prestataire {providerName}. | En attente du responsable |
| Rendez-vous fixé | Un rendez-vous a été fixé. (visible par les résident·e·s) | En attente d'un tiers |
| Aucun rendez-vous possible | Le prestataire n'a pas pu fixer de rendez-vous. (visible par les résident·e·s) | En attente du responsable |
| Rendez-vous annulé | Le rendez-vous fixé a été annulé. (visible par les résident·e·s) | En attente du responsable |
| Augmentation du plafond de coûts demandée | Le prestataire {providerName} a demandé une augmentation du plafond des dépenses. | En attente du responsable |
| Augmentation du plafond de coûts approuvée | L'augmentation du plafond des dépenses a été approuvée. | En attente d'un tiers |
| Augmentation du plafond de coûts refusée | L'augmentation du plafond des dépenses a été refusée. | En attente du responsable |
| Facture soumise | Le prestataire {providerName} a soumis une facture. | En attente du responsable |
| Facture acceptée | La facture soumise par le prestataire {providerName} a été acceptée. | En attente du responsable |
| Facture refusée | La facture soumise par le prestataire {providerName} a été refusée. | En attente d'un tiers |
| Offre soumise (commandes de type offre) | Le prestataire {providerName} a soumis une offre. | En attente du responsable |
| Offre acceptée (commandes de type offre) | L'offre soumise par le prestataire {providerName} a été acceptée. | En attente d'un tiers |
| Offre refusée (commandes de type offre) | L'offre soumise par le prestataire {providerName} a été refusée. | En attente d'un tiers |
| Détails de la commande mis à jour | Les détails du mandat (postes) ont été mis à jour. | – |
| Détails mis à jour après acceptation de l'offre (commandes de type offre) | La commande fournisseur a été mise à jour : Le plafond de coûts ainsi que les postes de comptabilité associés ont été actualisés conformément à l'offre acceptée. | En attente d'un tiers |
| Travaux terminés | Le prestataire {providerName} a marqué les travaux comme terminés. | En attente du responsable |
| Annulation demandée par le prestataire | Le prestataire {providerName} a demandé l'annulation d'un mandat déjà accepté. | En attente du responsable |
| Annulation demandée auprès du prestataire | L'annulation du mandat a été demandée au prestataire. | En attente d'un tiers |
| Demande d'annulation refusée | La demande d'annulation du prestataire a été refusée. Le mandat se poursuit. | En attente d'un tiers |
| Commande annulée | Le mandat a été annulé. | En attente du responsable |
| Commande clôturée | La facture finale a été acceptée et le mandat a été clôturé. | Fermé |
| Demande d'approbation pour le placement d'une commande soumise / annulée / acceptée | Une demande d'approbation pour passer un mandat a été soumise. / La demande d'approbation pour passer un mandat a été annulée. / La demande d'approbation pour passer un mandat a été acceptée. | En attente du responsable |
| Demande d'approbation pour un plafond de coûts soumise / annulée / acceptée | Une demande d'approbation pour un plafond de dépenses a été soumise. / La demande d'approbation pour un plafond de dépenses a été annulée. / La demande d'approbation pour un plafond de dépenses a été acceptée. | En attente du responsable |
| SLA non respecté | Le mandat a dépassé son SLA. | En attente du responsable |
| Nouveau message sur la commande | Un nouveau message a été ajouté au mandat. Cliquez sur le lien ci-dessous pour le consulter. | En attente du responsable |
| Données de la commande mises à jour | Les données du mandat ont été mises à jour. | En attente du responsable |
| Commande archivée | Le mandat a été archivé. | Fermé |
| Commande supprimée | Le mandat a été supprimé. | Fermé |
Si la fermeture automatique a été activée pour certains événements lors de la configuration, le ticket est fermé après le message de statut correspondant. Le statut indiqué dans le tableau ne s'applique alors pas à ces événements.
Commandes issues de Yarowa
Lorsqu'une commande est créée directement dans Yarowa – par exemple une nouvelle commande ou une commande supplémentaire pour un cas existant –, Yarowa crée automatiquement un ticket dans Allthings. Le ticket est attribué à l'unité ou au complexe immobilier correspondant et identifié dans le titre par la mention Yarowa-Ticket, accompagnée du numéro de commande et du type de prestation. Si le ticket ne peut être attribué à aucune unité, un commentaire interne vous indique que l'attribution doit être effectuée manuellement.
Introduction auprès des résident·e·s
- Une introduction n'est pas strictement nécessaire, car l'utilisation reste inchangée pour les résident·e·s via l'application des résident·e·s.
- Il peut être utile de souligner une réactivité accrue et une meilleure coordination.
- Une brève information via une publication sur le mur d'actualités peut créer de la transparence et renforcer la confiance.
Support et aide complémentaire
Informations sur l'intégration : Allthings Marketplace – Yarowa
Plus d'informations sur la solution : Site web de Yarowa
Support technique ou gestion des partenaires : Page de contact de Yarowa