Contenu
- Introduction
- Fonctionnement
- Informations pour les résident·e·s
- Informations pour la gestion immobilière
- Support et aide complémentaire
Introduction
Yarowa est une plateforme numérique pour l'attribution automatisée de commandes d'artisans et de prestations de services.
Grâce à l'intégration avec Allthings, la gestion immobilière peut attribuer des commandes standardisées à des entreprises partenaires vérifiées directement depuis le centre de services – de manière efficace, transparente et traçable.
Fonctionnement
L'intégration relie le centre de services d'Allthings à Yarowa et échange des informations dans les deux sens. Les demandes issues d'Allthings sont transmises à Yarowa ; Yarowa se charge de l'appel d'offres et de la coordination de la prestation d'artisan, et renvoie automatiquement l'avancement dans le ticket Allthings.
Voici comment se déroule l'échange :
- Une demande dans le Cockpit est transmise à Yarowa sous forme de commande. Un lien vers le portail Yarowa est automatiquement ajouté au ticket sous forme de commentaire interne.
- Yarowa inscrit chaque retour pertinent – par exemple offre, rendez-vous, attribution, facture ou clôture – dans le ticket sous forme de message de statut, et met à jour le statut du ticket en conséquence.
- Les nouveaux messages relatifs à la commande sont repris dans le ticket, afin que toute la communication reste au même endroit.
- Si nécessaire, Yarowa peut créer des commandes de suivi supplémentaires pour un cas existant sous forme de nouveau ticket dans Allthings.
Fonctions en un coup d'œil :
- Transmission des demandes (p. ex. réparations, entretiens) depuis le Cockpit Allthings vers Yarowa
- Attribution automatique des commandes à des entreprises d'artisans vérifiées
- Messages de statut automatiques sur la commande directement dans le ticket (retour bidirectionnel)
- Reprise des nouveaux messages relatifs à la commande dans le ticket
- Création de commandes de suivi et supplémentaires sous forme de ticket distinct
- Standardisation des processus et réduction des tâches manuelles
- Documentation traçable de toutes les commandes
Informations pour les résident·e·s
Accès et utilisation
- Les résident·e·s saisissent leurs demandes comme d'habitude via le centre de services dans l'application des résident·e·s.
- Dès qu'une demande nécessite l'intervention d'un artisan, la gestion immobilière la transmet à Yarowa.
- Les retours (p. ex. prise de rendez-vous ou clôture) sont fournis, selon le cas, directement par la gestion immobilière ou via un retour externe.
Questions fréquentes
-
Dois-je m'inscrire auprès de Yarowa ?
→ Non, les résident·e·s utilisent uniquement l'application des résident·e·s – Yarowa est utilisé en interne uniquement par la gestion immobilière. -
Comment savoir si ma demande est traitée ?
→ Le statut de votre demande est mis à jour dans l'application des résident·e·s – vous restez ainsi informé·e.
Informations pour la gestion immobilière
Configuration et activation
- La configuration et l'activation sont en règle générale réalisées par l'équipe Allthings en collaboration avec Yarowa.
- Les commandes peuvent être transmises à Yarowa directement depuis le centre de services.
- La solution convient particulièrement aux prestations standardisables à volume élevé (p. ex. sanitaire, électricité, petites réparations).
Créer et gérer des commandes d'artisans
- Connectez-vous à Allthings Cockpit.
- Ouvrez le centre de services.
- Créez un nouveau ticket.
- Une fois le ticket créé, un lien est généré automatiquement, qui vous redirige vers le portail Yarowa. Il est enregistré dans un commentaire interne. Si le lien n'apparaît pas immédiatement, veuillez recharger la page.
- Ouvrez le lien dans un nouvel onglet et saisissez votre adresse e-mail.
- Vous êtes désormais dans le portail Yarowa et pouvez créer votre commande d'artisan.
→ Vous trouverez plus d'informations sur la création de commandes d'artisans dans le portail Yarowa ici.
Messages de statut pour les commandes d'artisans en cours
Après avoir créé un nouveau ticket dans Allthings Cockpit et la commande d'artisan dans le portail Yarowa, vous recevez un message de statut automatique pour chaque activité sur la commande. Celui-ci apparaît directement dans le ticket concerné, dans le centre de services – sous forme de nouvelle entrée dans la zone de messages et d'historique du ticket. Simultanément, le statut du ticket est mis à jour automatiquement (p. ex. sur En attente de l'entreprise tierce ou En attente du membre de l'équipe), afin que vous voyiez d'un coup d'œil qui doit agir ensuite.
Actions du côté de Yarowa et leur effet sur le ticket
Les activités déclenchées du côté de Yarowa créent chacune un message de statut dans le ticket et définissent le statut du ticket :
- En attente du membre de l'équipe : le ticket nécessite une réaction de la gestion immobilière.
- En attente de l'entreprise tierce : la commande est chez le prestataire, aucune action n'est nécessaire.
- Ticket clôturé : le ticket a été clôturé automatiquement.
- – : information de statut uniquement, aucune action requise.
| Action du côté de Yarowa | Message de statut dans le ticket | Statut du ticket |
|---|---|---|
| Commande placée chez le prestataire | Le prestataire {providerName} a reçu votre demande de mandat. | En attente de l'entreprise tierce |
| Commande attribuée au prestataire | Le prestataire a été mandaté et vous contactera sous peu. | En attente de l'entreprise tierce |
| Commande attribuée à un prestataire externe | La commande a été attribuée à un prestataire externe et envoyée par e-mail. Aucune autre mise à jour ne sera fournie via la plateforme. | En attente de l'entreprise tierce |
| Commande refusée par le prestataire | La commande a été refusée par le prestataire. | En attente du membre de l'équipe |
| Rendez-vous convenu | Un rendez-vous a été convenu. | En attente de l'entreprise tierce |
| Aucun rendez-vous possible | Le prestataire n'a pas pu convenir d'un rendez-vous. | En attente du membre de l'équipe |
| Rendez-vous annulé | Le rendez-vous convenu a été annulé. | En attente du membre de l'équipe |
| Augmentation du plafond de coûts demandée | Le prestataire a demandé une augmentation du plafond de coûts. | En attente du membre de l'équipe |
| Augmentation du plafond de coûts approuvée | L'augmentation du plafond de coûts a été approuvée. | En attente de l'entreprise tierce |
| Augmentation du plafond de coûts refusée | L'augmentation du plafond de coûts a été refusée. | En attente du membre de l'équipe |
| Facture soumise | Le prestataire a soumis une facture. | En attente du membre de l'équipe |
| Facture acceptée | La facture du prestataire a été acceptée. | En attente du membre de l'équipe |
| Facture refusée | La facture du prestataire a été refusée. | En attente de l'entreprise tierce |
| Détails de la commande mis à jour | Les détails de la commande (postes) ont été mis à jour. | – |
| Travaux terminés | Le prestataire a marqué les travaux comme terminés. | En attente du membre de l'équipe |
| Annulation demandée par le prestataire | Le prestataire a demandé l'annulation d'une commande déjà acceptée. | En attente du membre de l'équipe |
| Annulation demandée auprès du prestataire | L'annulation de la commande a été demandée auprès du prestataire. | En attente de l'entreprise tierce |
| Demande d'annulation refusée | La demande d'annulation du prestataire a été refusée. La commande se poursuit. | En attente de l'entreprise tierce |
| Commande annulée | La commande a été annulée. | En attente du membre de l'équipe |
| Commande clôturée | La facture finale a été acceptée et la commande a été clôturée. | Ticket clôturé |
| Demande d'approbation pour le placement d'une commande | Une demande d'approbation pour le placement d'une commande a été soumise, annulée ou approuvée. | En attente du membre de l'équipe |
| Demande d'approbation pour un plafond de coûts | Une demande d'approbation pour un plafond de coûts a été soumise, annulée ou approuvée. | En attente du membre de l'équipe |
| SLA non respecté | La commande n'a pas respecté son SLA. | En attente du membre de l'équipe |
| Nouveau message sur la commande | Un nouveau message a été ajouté à la commande. Cliquez sur le lien pour le consulter. | En attente du membre de l'équipe |
| Données de la commande mises à jour | Les données de la commande ont été mises à jour. | En attente du membre de l'équipe |
| Commande archivée ou supprimée | La commande a été archivée ou supprimée. | Ticket clôturé |
Commandes de suivi et supplémentaires
Si une commande supplémentaire est nécessaire pour un cas existant, Yarowa peut créer automatiquement un nouveau ticket dans Allthings à cet effet. Un tel ticket renvoie au ticket d'origine, afin que toutes les commandes relatives à un cas restent traçables. Les commandes créées par Yarowa sont identifiées dans le titre par la mention Yarowa-Ticket, accompagnée du numéro de commande correspondant.
Introduction auprès des résident·e·s
- Une introduction n'est pas strictement nécessaire, car l'utilisation reste inchangée pour les résident·e·s via l'application des résident·e·s.
- Il peut être utile de souligner une réactivité accrue et une meilleure coordination.
- Une brève information via une publication sur le tableau d'affichage peut créer de la transparence et renforcer la confiance.
Support et aide complémentaire
Informations sur l'intégration : Allthings Marketplace – Yarowa
Plus d'informations sur la solution : Site web de Yarowa
Support technique ou gestion des partenaires : Page de contact de Yarowa