Contenu
- Introduction
- Fonctionnement
- Informations pour les résident·e·s
- Informations pour la gestion immobilière
- Assistance et aide complémentaire
Introduction
managbl.ai est un assistant vocal basé sur l'IA destiné au secteur immobilier. L'assistant (Aion) répond aux appels téléphoniques, mène un dialogue structuré avec la personne appelante et comprend également le suisse-allemand.
L'intégration avec Allthings fonctionne en arrière-plan : managbl.ai reçoit en continu les données de base et d'utilisation à jour depuis Allthings afin de reconnaître les personnes appelantes, et transmet automatiquement en retour à Allthings les demandes issues des appels sous forme de tickets. Il s'agit d'une intégration purement technique, sans zone dédiée dans l'application des résident·e·s ni dans le Cockpit.
Fonctionnement
Dès qu'une personne appelante compose le numéro de téléphone configuré pour le bien immobilier, le déroulement suivant se produit en arrière-plan :
- Reconnaissance : l'assistant vocal compare le numéro de téléphone aux données de base et d'utilisation transmises par Allthings afin d'identifier la personne appelante.
- Dialogue et transcription : Aion recueille la demande, la retranscrit et l'attribue à une catégorie.
- Création du ticket : Allthings crée automatiquement une demande contenant le texte retranscrit et un lien vers l'enregistrement audio.
- Distinction des cas : si la personne appelante est clairement identifiée, la demande est créée directement sous son compte ou sa période d'utilisation. Si elle ne peut pas être identifiée, une demande anonyme est créée au niveau de la gestion immobilière, avec le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail (si connus), ainsi qu'une note interne automatique invitant à confirmer l'identité de la personne avant toute liaison avec un compte.
Informations pour les résident·e·s
Aucun paramétrage n'est nécessaire dans l'application. Il vous suffit d'appeler le numéro de téléphone communiqué pour votre bien immobilier et de décrire votre demande à Aion — le suisse-allemand est également compris. Aion vous reconnaît automatiquement grâce à votre numéro de téléphone.
Si vous êtes déjà enregistré·e comme résident·e dans le système, le ticket créé à partir de votre appel apparaît automatiquement aussi dans votre application des résident·e·s, ce qui vous permet d'en suivre l'avancement à tout moment.
Informations pour la gestion immobilière
Configuration et activation
La configuration est réalisée conjointement avec le support Allthings ou l'équipe Solution, et comprend les éléments suivants :
- Type de période d'utilisation (propriété/location) : détermine si les résident·e·s sont gérés comme périodes d'utilisation de propriété ou de location.
- Clé API managbl.ai : identifiants pour la connexion à managbl.ai.
- Numéro de téléphone managbl.ai : le numéro pour lequel les journaux d'appels sont récupérés.
- ID gérance/prestataire de services : détermine quelle gestion immobilière ou quel prestataire reçoit les nouvelles demandes.
- Nom de la catégorie de ticket : nom de la catégorie sous laquelle les nouvelles demandes sont créées dans le Cockpit. Elle est créée automatiquement lors de la première demande ; un renommage ultérieur ne prend effet qu'à la prochaine demande créée.
- Synchronisation quotidienne complète des données (optionnelle) : peut être activée en complément de la synchronisation continue. Cette option pouvant augmenter la charge du système, il est recommandé de ne l'activer qu'en dehors des heures de bureau et uniquement pour la synchronisation initiale.
Gestion et pilotage
Les demandes créées à partir des appels apparaissent dans le centre de services sous la catégorie de ticket configurée, complétée par la sous-catégorie reconnue par managbl.ai. Les demandes anonymes sont signalées comme telles et comportent une note interne invitant à confirmer l'identité de la personne appelante avant toute autre action. Dans ce cas, vérifiez les coordonnées indiquées et associez si nécessaire la demande manuellement au compte correspondant.
Présentation aux résident·e·s
Communiquez à vos résident·e·s le nouveau numéro de téléphone pour les demandes, par exemple via le tableau d'affichage de l'application des résident·e·s, afin qu'il puisse être utilisé immédiatement.
Assistance et aide complémentaire
Vous trouverez davantage d'informations sur la solution sur la page Marketplace de managbl.ai Voice-to-Ticket. Pour toute question technique concernant l'assistant vocal lui-même, adressez-vous au support de managbl.ai. Pour toute question relative à l'intégration avec Allthings, contactez le support Allthings.