Contenu
- Introduction
- Fonctionnement
- Informations pour les résident·e·s
- Informations pour la gérance
- Support et aide supplémentaire
Introduction
Estatewise (de Wise AG) est une plateforme spécialisée dans la gestion numérique des communautés de copropriétaires (PPE) en Suisse. Elle facilite l'organisation des assemblées de copropriétaires, la création de l'ordre du jour, le vote numérique sécurisé sur les points à l'ordre du jour, ainsi que la conservation des procès-verbaux et rapports.
La connexion avec Allthings fonctionne entièrement en arrière-plan : chaque nuit, Allthings transmet automatiquement les données de base pertinentes (complexes immobiliers, unités, profils des propriétaires, quotes-parts) à Estatewise. Cette solution n'apparaît pas comme un élément de menu visible dans l'application des résident·e·s ou dans le Cockpit — elle fonctionne uniquement en arrière-plan.
Fonctionnement
L'intégration se déroule selon les étapes suivantes :
- Récupération des données : Allthings récupère les données de base des complexes immobiliers et des unités comme d'habitude depuis le système ERP connecté.
- Filtrage : seules les unités actives (non archivées) disposant d'une quote-part, d'une adresse complète et d'un rattachement à un complexe immobilier, et auxquelles au moins une personne est associée, sont prises en compte.
- Attribution des personnes : selon la configuration, les personnes sont reprises soit de la période de propriété, soit de la période de location de l'unité.
- Synchronisation : les données traitées sont transmises automatiquement à Estatewise une fois par nuit.
- Création des personnes : les nouveaux propriétaires et locataires sont créés directement dans le système Estatewise – si l'enregistrement automatique est activé – sans intervention manuelle de la gérance.
Le déroulement de l'assemblée elle-même — invitations, votes, procès-verbaux — a ensuite lieu entièrement dans Estatewise.
Informations pour les résident·e·s
Cette solution n'apparaît pas comme une fonctionnalité propre dans l'application des résident·e·s. Si vous êtes propriétaire d'une unité pour laquelle cette connexion est active, vous recevez les invitations aux assemblées de copropriétaires ainsi que l'accès au vote numérique directement par e-mail de la part d'Estatewise. Vos coordonnées enregistrées dans Allthings sont automatiquement reprises à cet effet.
Informations pour la gérance
Configuration et activation
La connexion est configurée par l'équipe Allthings pour le complexe immobilier concerné. Les données d'accès nécessaires sont fournies par Estatewise.
Lors de la configuration, il est notamment défini si les personnes sont reprises de la période de propriété ou de location, si les nouvelles personnes sont automatiquement enregistrées chez Estatewise et si Estatewise exige en plus une vérification par SMS ou par pièce d'identité.
Gestion et pilotage
La quote-part par unité est reprise en priorité de l'ERP. Si aucune quote-part n'y est disponible, elle peut être complétée au niveau de l'unité dans le Cockpit. Une quote-part est indispensable pour qu'une unité soit transmise à Estatewise. La synchronisation elle-même est entièrement automatique chaque nuit — aucun déclenchement manuel n'est prévu en fonctionnement normal.
Introduction auprès des résident·e·s
Informez au préalable les propriétaires concernés qu'ils recevront désormais les invitations et documents de vote pour les assemblées de copropriétaires directement par e-mail de la part d'Estatewise. Cela peut par exemple être communiqué via le mur d'actualités de l'application des résident·e·s.
Support et aide supplémentaire
Pour toute question concernant la configuration, veuillez contacter l'équipe Allthings. Pour toute question relative à l'utilisation d'Estatewise elle-même (p. ex. règles de vote, déroulement de l'assemblée), veuillez contacter le fournisseur Wise AG.