Contenu
- Introduction
- Fonctionnement
- Informations pour les résident·e·s
- Informations pour la gérance
- Support et aide supplémentaire
Introduction
Estatewise (de Wise AG) est une plateforme spécialisée dans la gestion numérique des communautés de copropriétaires (PPE) en Suisse. Elle facilite l'organisation des assemblées de copropriétaires, la création de l'ordre du jour, le vote numérique sécurisé sur les points à l'ordre du jour, ainsi que la conservation des procès-verbaux et rapports.
La connexion avec Allthings fonctionne entièrement en arrière-plan : chaque nuit, Allthings transmet automatiquement les données de base pertinentes (unités, profils des propriétaires, quotes-parts) à Estatewise via une API. Cette solution n'apparaît pas comme un élément de menu visible dans l'application des résident·e·s ou dans le Cockpit — elle fonctionne uniquement en arrière-plan.
Fonctionnement
L'intégration se déroule selon les étapes suivantes :
- Récupération des données : Allthings récupère les données de base des biens et des unités comme d'habitude depuis le système ERP connecté.
- Filtrage : Seules les unités disposant d'une quote-part enregistrée ainsi que d'une adresse et d'un bien complets sont prises en compte, et uniquement si au moins une personne y est associée.
- Attribution des personnes : Selon la configuration, les personnes sont reprises soit de la période de propriété, soit de la période de location de l'unité (voir configuration côté gérance).
- Synchronisation : Les données traitées sont transmises automatiquement à Estatewise via API une fois par nuit.
- Création des utilisateurs : Les nouveaux propriétaires et locataires sont créés directement dans le système Estatewise, sans intervention manuelle de la gérance.
Le déroulement de l'assemblée elle-même — invitations, votes, procès-verbaux — a ensuite lieu entièrement dans Estatewise.
Informations pour les résident·e·s
Cette solution n'apparaît pas comme une fonctionnalité propre dans l'application des résident·e·s. Si vous êtes propriétaire d'une unité pour laquelle cette connexion est active, vous recevez les invitations aux assemblées de copropriétaires ainsi que l'accès au vote numérique directement par e-mail de la part d'Estatewise. Vos coordonnées enregistrées dans l'application des résident·e·s sont automatiquement reprises à cet effet.
Informations pour la gérance
Configuration et activation
La connexion est configurée par l'équipe Allthings dans le Cockpit pour le bien concerné. Les informations suivantes, fournies par Estatewise, sont nécessaires :
- Type de période d'utilisation : définit si les propriétaires sont enregistrés en tant que personnes en période de propriété ou de location.
- ID du bien ERP Estatewise : l'identifiant du bien attribué par Estatewise.
- Clé API Estatewise : utilisée pour l'authentification sécurisée du transfert de données nocturne.
Il est également possible de configurer si les nouvelles personnes sont automatiquement enregistrées chez Estatewise, et si une demande d'activation ou un contournement automatique du code d'accès est utilisé.
Gestion et pilotage
La quote-part par unité est gérée via le champ personnalisé « Quote-part » au niveau de l'unité dans le Cockpit. Elle est indispensable pour qu'une unité soit transmise à Estatewise. La synchronisation elle-même est entièrement automatique chaque nuit — aucun déclenchement manuel n'est prévu en fonctionnement normal.
Introduction auprès des résident·e·s
Informez au préalable les propriétaires concernés qu'ils recevront désormais les invitations et documents de vote pour les assemblées de copropriétaires directement par e-mail de la part d'Estatewise. Cela peut par exemple être communiqué via le tableau d'affichage de l'application des résident·e·s.
Support et aide supplémentaire
Pour toute question concernant la configuration, veuillez contacter l'équipe Allthings. Pour toute question relative à l'utilisation d'Estatewise elle-même (par ex. règles de vote, déroulement de l'assemblée), veuillez contacter le fournisseur Wise AG.