Contenu
- Introduction
- Fonctionnement
- Informations pour les résident·e·s
- Informations pour la gérance
- Support et aide supplémentaire
Introduction
OnBase est un système de gestion de documents (DMS) dans lequel les contrats, décomptes, factures et autres documents sont archivés de manière centralisée. Avec cette intégration, Allthings affiche aux résident·e·s les documents liés à leur bail directement dans l'application des résident·e·s. Les documents restent dans le système d'archivage, Allthings n'en conserve aucune copie.
L'intégration est intégrée sous forme de micro-application dans l'application des résident·e·s et accompagnée par Arcplace en tant que partenaire pour la connexion à OnBase.
Fonctionnement
Dès que les résident·e·s ouvrent la fonctionnalité, Allthings reconnaît automatiquement à quels baux la personne connectée est rattachée. Aucune saisie n'est nécessaire. Les documents correspondants sont ensuite récupérés dans l'archive et affichés dans des dossiers par type de document. Lors du téléchargement, le fichier est chargé en direct depuis l'archive.
- Documents à la demande : seuls les types de documents convenus avec l'exploitant de l'archive sont affichés, par exemple contrats de bail, avenants, décomptes de charges, factures et rappels.
- Vue par dossiers : les documents sont regroupés par type. Les types non attribués apparaissent dans le dossier « Autres ».
- Rechercher, trier, filtrer : rechercher par nom de document, trier par nom ou par date et restreindre la période.
- Baux communs : pour les contrats partagés, toutes les personnes concernées voient les documents correspondants avec leur propre compte.
- Aucune copie de données : les documents sont chargés en direct depuis l'archive à chaque consultation.
Quels documents sont affichés ?
- Contrat de bail et avenants
- Adaptations (formulaires officiels, p. ex. pour les modifications de loyer)
- Autorisations
- Procès-verbaux et listes de défauts
- Factures de loyer, décomptes de charges et autres factures
- Documents d'encaissement et rappels
- Documents relatifs à la garantie de loyer
Quelles données sont utilisées ?
- Allthings lit le profil de la personne connectée et ses périodes de location afin de déterminer les contrats de bail correspondants.
- Les documents sont chargés depuis l'archive à chaque consultation et ne sont pas stockés dans Allthings.
- Allthings ne transmet aucune donnée à l'archive.
Informations pour les résident·e·s
Vous trouvez vos documents dans le menu principal de l'application sous Mes documents. Le nom de la fonctionnalité peut être adapté lors de la mise en place, le nom par défaut est « Mes documents ».
- Ouvrir : appuyez sur « Mes documents » dans le menu principal.
- Trouver : dépliez un dossier ou utilisez « Tout déplier ». Avec le champ de recherche « Rechercher des documents… », le tri et le filtre « Plage de dates » (Du/Au), vous restreignez la liste.
- Télécharger : appuyez sur « Télécharger » pour enregistrer et ouvrir le document.
- Actualiser : avec « Actualiser », vous rechargez l'affichage depuis l'archive.
Si le message « Aucun document disponible » s'affiche, aucun document n'est actuellement attribué à votre bail dans l'archive. Si l'on vous invite à contacter votre gérance, votre compte n'est pas encore lié à votre contrat de bail. Si votre navigateur bloque le téléchargement, veuillez réessayer avec un autre navigateur. Les documents très volumineux ne peuvent pas toujours être téléchargés dans l'application. Dans ces cas, veuillez vous adresser à votre gérance.
Informations pour la gérance
Mise en place et activation
La mise en place et l'activation sont en règle générale assurées par l'équipe Allthings. Les prérequis sont les suivants :
- L'accès au système d'archivage est fourni par l'exploitant de l'archive.
- Les baux et les personnes sont correctement enregistrés dans Allthings via l'intégration ERP et liés aux documents de l'archive.
- Les types de documents à afficher ont été convenus avec l'exploitant de l'archive.
La fonctionnalité est ensuite activée pour les complexes immobiliers souhaités ou pour l'application des résident·e·s.
Gestion et pilotage
Lors de la mise en place, vous pouvez définir le nom de la fonctionnalité, sa couleur, son icône et son ordre d'affichage dans le menu principal. Les documents eux-mêmes sont gérés exclusivement dans le système d'archivage. Vous y effectuez les modifications, compléments ou corrections de documents ; ils s'affichent automatiquement dans Allthings lors de la prochaine ouverture.
Veillez à une indexation correcte dans l'archive : un document est affiché exactement aux personnes ou aux contrats de bail auxquels il y est attribué. Sur demande, l'équipe Allthings peut bloquer certains documents. Ils ne s'affichent alors plus dans l'application des résident·e·s.
Introduction auprès des résident·e·s
Informez vos résident·e·s de la nouvelle fonctionnalité, par exemple avec une publication dans le centre de communication. Indiquez que les documents se trouvent dans le menu principal sous « Mes documents ».
Support et aide supplémentaire
Pour toute question sur la mise en place ou l'affichage, veuillez contacter l'équipe de support Allthings. Pour les questions sur le contenu et le classement des documents dans l'archive, veuillez vous adresser à l'exploitant de l'archive.