Contenu
- Introduction
- Fonctionnement
- Informations pour les résidents et résidentes
- Informations pour la gérance
- Support et aide supplémentaire
Introduction
OnBase est un système de gestion électronique des documents (GED) dans lequel les contrats, la correspondance et d'autres pièces sont archivés de manière centralisée et conforme à la loi. Grâce à cette intégration, les tickets fermés du Centre de services sont archivés automatiquement dans OnBase. L'historique de vos demandes fait ainsi partie de votre archive documentaire, sans que personne n'ait à exporter, imprimer ou classer des tickets.
L'intégration fonctionne en arrière-plan et est accompagnée par Arcplace en tant que partenaire pour la connexion à OnBase.
Fonctionnement
Lorsqu'un ticket est fermé, Allthings le marque pour l'archivage. Après un délai d'attente défini, 90 jours par défaut, le ticket est archivé automatiquement. Si le ticket est rouvert pendant ce délai, il n'est pas archivé. S'il est ensuite fermé à nouveau, le délai d'attente recommence.
- Historique complet en PDF : chaque ticket est archivé sous forme de PDF interrogeable. Il contient l'objet, les dates, tous les messages et les photos intégrées.
- Autres pièces jointes : les fichiers qui ne peuvent pas être intégrés au PDF, par exemple des fichiers PDF ou Word, sont classés comme documents distincts dans OnBase et liés au ticket par son identifiant. Les fichiers qui ne peuvent pas être repris, par exemple parce qu'ils sont trop volumineux, sont listés dans le PDF.
- Commentaires internes : par défaut, les commentaires internes ne sont pas repris dans l'archive. Ce réglage peut être modifié lors de la configuration si vous le souhaitez.
- Facile à retrouver dans OnBase : le ticket archivé se retrouve dans OnBase grâce à des mots-clés comme l'identifiant du ticket et l'objet.
Où un ticket est-il classé ?
- Avec le contrat de bail : si le ticket concerne une unité avec un contrat de bail actif, il est classé dans le dossier de ce contrat. C'est le contrat de bail actif le jour de l'archivage qui fait foi.
- Avec le complexe immobilier : s'il n'y a pas de contrat de bail actif, le ticket est classé dans le dossier du complexe immobilier.
- Pas d'archivage : les tickets qui ne sont rattachés ni à une unité ni à un complexe immobilier, par exemple uniquement à un tag, ne sont pas archivés.
Quelles données sont utilisées ?
- Allthings lit le ticket avec son objet, ses messages et ses pièces jointes.
- Pour un classement correct, Allthings lit l'unité, le complexe immobilier et les périodes de location auxquels le ticket se rapporte.
- Les données sont uniquement transmises à OnBase. Rien ne change dans Allthings pour les tickets ou les données de base.
Informations pour les résidents et résidentes
Rien ne change pour les résidents et résidentes. L'archivage s'effectue en arrière-plan ; les tickets archivés ne sont pas visibles dans l'application des résident(e)s et y restent inchangés.
Informations pour la gérance
Configuration et activation
La configuration et l'activation sont généralement assurées par l'équipe Allthings. Les conditions préalables sont les suivantes :
- Un environnement OnBase existe et l'exploitant de l'archive a fourni un accès permettant de téléverser des documents.
- Les baux et les complexes immobiliers sont enregistrés dans Allthings via la connexion ERP, avec les numéros de contrat et de complexe immobilier sous lesquels ils figurent aussi dans l'archive.
- Le délai d'attente avant l'archivage et la reprise des commentaires internes ont été convenus.
L'archivage est ensuite activé pour les complexes immobiliers souhaités. Seuls les tickets de ces complexes immobiliers sont archivés.
Gestion et pilotage
Au quotidien, vous n'avez rien à faire : fermez les tickets comme d'habitude dans le Cockpit. L'archivage a lieu automatiquement à la fin du délai d'attente.
Pour que les tickets soient classés avec le bon contrat de bail, ils devraient si possible être rattachés à une unité. Si les locataires changent pendant le délai d'attente, le ticket est classé avec le contrat de bail actif le jour de l'archivage. Sur demande, l'équipe Allthings peut modifier le délai d'attente ou la reprise des commentaires internes.
Support et aide supplémentaire
Pour toute question sur la configuration ou l'archivage, veuillez contacter l'équipe de support Allthings. Les questions relatives au classement et à la recherche des documents dans OnBase sont à clarifier avec l'exploitant de l'archive.