Contenu
- Qu'est-ce que webform-to-ticket ?
- Passage au nouveau formulaire web
- Configuration
- Possibilités de mise en œuvre
- Affichage de webform-to-ticket dans le centre de services
- Questions fréquentes et dépannage
Qu'est-ce que webform-to-ticket ?
Webform-to-ticket permet aux résident·e·s et à la propriété de déposer une demande via un formulaire web directement dans Allthings Cockpit. Chaque soumission est créée dans le centre de services sous forme de ticket structuré complet. Vous pouvez intégrer le formulaire web de différentes manières.
Passage au nouveau formulaire web
Allthings remplace progressivement l'ancien formulaire web de webform-to-ticket par un nouveau formulaire web développé par ses soins. Le passage s'effectue entreprise par entreprise.
Quand mon formulaire web sera-t-il remplacé ?
Votre équipe Customer Success ou votre gestionnaire de compte clé vous informe de la date à laquelle votre formulaire web sera remplacé. D'ici là, votre formulaire web actuel reste en service sans changement et vous n'avez rien à faire.
Qu'est-ce qui change avec le nouveau formulaire web ?
- Nouveau lien : lors du passage, vous recevez une nouvelle URL pour le formulaire web. Remplacez l'ancienne URL partout où vous avez intégré le formulaire web : dans le lien, dans le bouton, dans la redirection du sous-domaine et dans le code QR.
- Parcours pour les résident·e·s : les résident·e·s sélectionnent leur demande étape par étape à l'aide de vignettes illustrées, par exemple « Signaler un dommage » → « Appartement » → « Cuisine ». Un récapitulatif des choix effectués s'affiche en permanence en haut du formulaire, et les indications peuvent être corrigées avec « Retour ». Pour terminer, les résident·e·s indiquent leurs coordonnées et leur préférence de contact.
- Une présentation à votre image : les couleurs, le logo et les catégories proposées peuvent être adaptés à votre entreprise. Contactez pour cela votre équipe Customer Success ou votre gestionnaire de compte clé.
Qu'est-ce qui reste inchangé ?
- Chaque soumission continue d'être créée sous forme de ticket structuré dans le centre de services.
- Si aucune adresse ne peut être attribuée à un ticket, attribuez l'adresse comme auparavant via « Changer l'adresse ».
Configuration
Pour mettre le formulaire web à la disposition de vos résident·e·s et de la propriété, vous avez besoin d'une URL spécifique. Vous la trouverez sur la carte de tableau de bord correspondante dans votre Allthings Cockpit.
Conditions requises
Condition requise : Allthings configure le connecteur Webform pour votre entreprise.
→ Contactez pour cela votre équipe Customer Success ou votre gestionnaire de compte clé.
Important : si des complexes immobiliers sont gérés par plusieurs entreprises, vous avez besoin de la carte de tableau de bord correspondant à l'entreprise concernée afin d'attribuer correctement la demande du·de la résident·e au centre de services.
Possibilités de mise en œuvre
Voici les différentes possibilités pour intégrer le formulaire web sur votre site :
Intégration d'un lien
Intégrez l'URL fournie par Allthings sous forme de lien sur une page existante ou dans un élément de menu. Ce lien peut s'ouvrir directement ou sous forme de pop-up.
Attention : certain·e·s résident·e·s ont un bloqueur de pop-up installé.
Intégration d'un bouton
Créez un bouton sur une page existante et associez-lui l'URL visible sur la carte de tableau de bord. Le lien peut s'ouvrir directement dans un onglet ou sous forme de pop-up.
Attention : il se peut que certain·e·s résident·e·s aient un bloqueur de pop-up installé.
Configurer un sous-domaine
Faites configurer par votre fournisseur de domaine un sous-domaine (par ex. service.gerancexyz.com) et faites pointer ce sous-domaine directement vers l'URL visible sur la carte de tableau de bord.
Afficher le formulaire web sous forme de code QR
Faites créer un code QR encodant l'URL visible sur la carte de tableau de bord. Vous pouvez ensuite placer ce code QR, par exemple, sur une affiche au sein d'un complexe immobilier. Les résident·e·s peuvent scanner ce code QR avec leur smartphone et sont directement redirigé·e·s vers le formulaire web.
Affichage de webform-to-ticket dans le centre de services
Dès qu'un ticket est soumis via le formulaire web dans votre centre de services, toutes les informations saisies s'affichent sous forme de ticket structuré.
Les images ajoutées par les résident·e·s peuvent être ouvertes en un clic et téléchargées dans l'onglet qui s'ouvre.
Questions fréquentes et dépannage
Pourquoi aucun contenu ne s'affiche-t-il dans le ticket, et comment procéder ?
Il peut arriver que la fonction omnicanale ne parvienne pas à attribuer une adresse spécifique à un ticket. Dans ce cas, le ticket est attribué à l'ensemble de l'application, de sorte que tous les membres de l'équipe soient informé·e·s de sa réception.
Veuillez informer la personne administratrice de l'application responsable afin qu'elle attribue le ticket à une adresse spécifique. Vous pourrez ensuite traiter le ticket dès qu'il relèvera de votre domaine de responsabilité.
Comment attribuer le ticket omnicanal à une adresse spécifique ?
Condition requise : vous avez besoin d'un droit pour le centre de services au sein de la zone du connecteur. Les tickets omnicanaux sont accessibles à tous les membres de l'équipe de votre entreprise qui voient le ticket dans l'aperçu des tickets – même au-delà de l'application concernée.
- Ouvrez Allthings Cockpit → Centre de services.
- Recherchez et ouvrez le ticket concerné.
- Cliquez sur « Changer l'adresse » pour attribuer l'adresse correspondante.
Si vous sélectionnez une adresse et, en option, un·e demandeur·euse, cette personne est définie comme demandeur·euse du ticket. La personne initialement inconnue reste conservée sur le ticket en tant que personne impliquée – les deux ne sont pas fusionnées.