Inhalt
- Was sind Textbausteine?
- Wie füge ich Textbausteine hinzu?
- Welche Berechtigungen sind erforderlich?
- Nutzung von Textbausteinen in Aufgaben
- Vorteile der Nutzung
Was sind Textbausteine?
Textbausteine sind vordefinierte Textvorlagen, die im Bereich "Aufgaben" zur Beantwortung von Anliegen eingesetzt werden können. Sie dienen dazu, häufig verwendete Nachrichten effizient und einheitlich bereitzustellen und erleichtern so die Bearbeitung von Aufgaben durch Ihre Teammitglieder.
Beispiele für Textbausteine:
- Empfangsbestätigungen für gemeldete Anliegen
- Informationen zu häufig auftretenden Problemen
- Hinweise zur weiteren Bearbeitung oder Zuständigkeit
Wie füge ich Textbausteine hinzu?
Folgen Sie diesen Schritten, um neue Textbausteine zu erstellen oder bestehende zu bearbeiten:
- Melden Sie sich im Cockpit an und navigieren Sie in der linken Navigationsleiste zu Administration > Unternehmen.
- Wählen Sie in der Übersicht das Unternehmen aus, für das Sie Textbausteine verwalten möchten.
- Dort klicken Sie auf den Reiter "Funktionseinstellungen".
- Im Abschnitt "Textbausteine" können Sie neue Einträge erstellen oder vorhandene bearbeiten.
- Vergeben Sie einen Titel, definieren Sie den Textinhalt und speichern Sie Ihre Eingaben.
Tipp: In den Textbausteinen können folgende Platzhalter verwendet werden, die automatisch durch die entsprechenden Informationen ersetzt werden: {{tenant name}} (Name der anfragenden Person), {{agent name}} (Name des bearbeitenden Teammitglieds), {{service provider name}} (Name Ihres Unternehmens) und {{app name}} (Name der App). So entsteht eine personalisierte, aber dennoch standardisierte Kommunikation.
Die Textbausteine stehen anschliessend im Bereich "Aufgaben" allen Teammitgliedern mit entsprechenden Rollen zur Verfügung.
Welche Berechtigungen sind erforderlich?
Damit Sie Textbausteine hinzufügen oder bearbeiten können, benötigen Sie die Rolle "Unternehmen | Unternehmen verwalten". Nur Personen mit dieser Berechtigung sehen die Unternehmensübersicht in der Administration und haben Zugriff auf die Funktionseinstellungen.
Falls Sie diese Berechtigung nicht haben, wenden Sie sich bitte an die für Ihre Plattform zuständige Administrationsperson.
Nutzung von Textbausteinen in Aufgaben
Sobald Textbausteine hinterlegt wurden, stehen sie Ihnen im Bereich "Aufgaben" zur Verfügung. Öffnen Sie eine Aufgabe und klicken Sie im Antwortbereich auf das Symbol "Textbausteine". Dort können Sie per Suchfunktion gezielt nach einem passenden Textbaustein suchen und diesen mit einem Klick einfügen.
Hinweis: Mitarbeitende von Drittparteien sehen hier die Textbausteine ihres eigenen (externen) Unternehmens. Sind für dieses Unternehmen keine Textbausteine hinterlegt, wird die Funktion nicht angezeigt.
Vorteile der Nutzung
Die Arbeit mit Textbausteinen bietet mehrere Vorteile:
- Effizienz: Sie müssen häufig genutzte Texte nicht immer neu schreiben.
- Konsistenz: Alle Teammitglieder verwenden dieselben Formulierungen.
- Qualität: Standardisierte Kommunikation erhöht die Professionalität im Umgang mit Bewohnenden.
- Skalierbarkeit: Besonders bei grossen Portfolios oder vielen Anliegen pro Tag ist eine strukturierte Vorlagenverwaltung hilfreich.