Aufgaben | Aufgaben suchen und filtern

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Im Bereich Aufgaben des Allthings Cockpits stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, um Aufgaben effizient zu durchsuchen und zu filtern. Dies erleichtert die Verwaltung und Bearbeitung von Anfragen erheblich.

Allgemeine Aufgabensuche

Über die zentrale Suchleiste am oberen Bildschirmrand im Cockpit führen Sie eine umfassende Freitextsuche durch. Die integrierte Suche erlaubt es Ihnen auch, mehrere Suchbegriffe miteinander zu kombinieren (wie beispielsweise den Namen der anfragenden Person zusammen mit einem prägnanten Wort aus dem Titel der Aufgabe).

Das System durchsucht dabei flexibel die folgenden Datenfelder: Aufgabennummer, anfragende Person, Adresse der Liegenschaft, Einheitsnummer, Titel, Labels sowie den Nachrichtentext. Zusätzlich werden Kommentare (inklusive interner Kommentare), zuständige Personen und Beteiligte in die Suche einbezogen, sofern entsprechende Daten hinterlegt sind.

So nutzen Sie die Aufgabensuche Schritt für Schritt:

  1. Suchfeld aktivieren: Klicken Sie ganz oben im Cockpit in die zentrale Suchleiste mit der Beschriftung "In Aufgaben suchen …".
  2. Suchbegriff eingeben & Schnellvorschau nutzen: Beginnen Sie mit der Eingabe. Bereits während des Tippens (exakt nach den ersten drei Buchstaben) öffnet sich automatisch ein Dropdown-Menü mit einer Schnellvorschau der ersten drei passenden Treffer.
  3. Vollständige Ergebnisseite öffnen: Drücken Sie die Taste ENTER, um die vollständige Trefferliste auf einer eigenen Übersichtsseite anzuzeigen.
  4. Suche auf geschlossene und archivierte Fälle ausweiten: Standardmässig listet die Ergebnisseite nur offene Aufgaben aus nicht archivierten Liegenschaften auf. Klicken Sie auf der Ergebnisseite auf die Schaltfläche "Geschlossene Aufgaben anzeigen", um zusätzlich geschlossene Aufgaben sowie Aufgaben aus bereits archivierten Einheiten, Gebäuden oder Liegenschaften einzublenden.
  5. Zurück zur Tabellenansicht: Klicken Sie auf den Zurück-Pfeil links neben den Suchergebnissen, um die Suche zu beenden und zur Standardtabelle im Bereich Aufgaben zurückzukehren.

Spaltenfilter direkt über der Tabelle

Direkt in der Tabelle filtern Sie die Aufgaben nach einzelnen Spalten, ohne einen Filter dauerhaft zu speichern:

  1. Filter öffnen: Klicken Sie im Spaltenkopf auf das Menü-Symbol (drei Punkte) und wählen Sie Filtern.
  2. Spalte wählen: Wählen Sie im Feld Spalten die gewünschte Spalte, zum Beispiel Status, Standort oder Fälligkeitsdatum.
  3. Operator und Wert festlegen: Wählen Sie einen Operator und geben Sie im Feld Wert den gesuchten Begriff oder ein Datum ein.
  4. Weitere Filter hinzufügen: Über Filter hinzufügen kombinieren Sie mehrere Spaltenfilter.
  5. Filter entfernen: Einzelne Filter über das × in der jeweiligen Zeile, alle auf einmal über Alle entfernen.

Beispiel Fälligkeitsdatum: Um alle überfälligen Aufgaben zu sehen, wählen Sie die Spalte Fälligkeitsdatum, den Operator ist vor und das heutige Datum.

Gut zu wissen: Spaltenfilter und Sortierung bleiben aktiv, bis Sie sie entfernen, auch nach dem Neuladen der Seite und in allen Ansichten (z.B. Nicht zugewiesen, Alle Aufgaben). Zeigt eine Ansicht weniger Aufgaben als die Zahl in der Seitenleiste, ist vermutlich noch ein Spaltenfilter aktiv, erkennbar am Filter-Symbol im Spaltenkopf. Spaltenfilter werden nicht als eigener Filter in der Seitenleiste gespeichert.

Eigene Filter erstellen und verwalten

Unter Eigene Filter in der linken Seitenleiste legen Sie persönliche, dauerhaft gespeicherte Filterlisten an. Die Filtereinstellungen öffnen sich in einem Seitenfenster rechts, die Aufgabentabelle behält ihren vollen Platz. Eigene Filter sind nur für Sie sichtbar.

Wie erstelle ich einen eigenen Filter?

  1. Klicken Sie unter Eigene Filter auf "Neuer Filter" (Plus-Symbol). Das Seitenfenster "Neuen Filter erstellen" öffnet sich.
  2. Wählen Sie Ihre Kriterien: "Zuständige Person", "Anfragende Person", "Liegenschaft", "Standort", "Status", "Typ" (Beta), "Kategorie", "Labels" und "Fälligkeitsdatum". Mehrere Werte innerhalb eines Kriteriums ergänzen sich, verschiedene Kriterien müssen alle erfüllt sein. Beim Fälligkeitsdatum wählen Sie Überfällig (Datum liegt in der Vergangenheit) und/oder Heute oder morgen fällig. Geschlossene Aufgaben erscheinen in diesen beiden Filtern nie.
  3. Geben Sie im Feld "Filtername" einen Namen ein und klicken Sie auf "Speichern". Der Filter erscheint mit seiner Trefferzahl unter Eigene Filter.

Wie bearbeite oder lösche ich einen eigenen Filter?

Öffnen Sie den Filter und klicken Sie über der Tabelle auf "Eigenen Filter bearbeiten". Im Seitenfenster passen Sie Name und Kriterien an und klicken auf "Speichern". Zum Löschen klicken Sie auf "Löschen" und anschliessend auf "Bestätigen".

Filtermenü ein- und ausklappen

Die linke Seitenleiste mit den vordefinierten Systemübersichten und Ihren eigenen Filtern lässt sich bei Bedarf einklappen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben der Überschrift Aufgaben. So gewinnt die Tabelle an Breite und Sie sehen mehr Spalten auf einen Blick. Mit einem erneuten Klick auf den Pfeil blenden Sie das Filtermenü wieder ein.

Wie passe ich das Filtermenü an?

Über Menü bearbeiten unten in der linken Seitenleiste passen Sie das Filtermenü für Ihr eigenes Konto an. Andere Teammitglieder sind davon nicht betroffen.

  • Ein- oder ausblenden: Klicken Sie auf das Augen-Symbol neben einem Filter oder Bereich.
  • Reihenfolge ändern: Ziehen Sie Bereiche oder Filter am Griff links an die gewünschte Position. Filter lassen sich nur innerhalb ihres Bereichs verschieben.
  • Umbenennen: Überschreiben Sie die Überschrift Eigene Filter. Die übrigen Bereiche lassen sich nicht umbenennen.
  • Anzahl Aufgaben anzeigen: Blenden Sie die Zahlen neben den Filtern per Schalter ein oder aus.

Klicken Sie anschliessend auf Speichern. Verlassen Sie den Bearbeitungsmodus ohne zu speichern, fragt das Cockpit nach, ob Sie die Änderungen verwerfen möchten. Mit Auf Standard zurücksetzen stellen Sie nach einer Bestätigung die ursprüngliche Ansicht wieder her. Ihre eigenen Filter bleiben dabei erhalten.

Aufgaben meiner Liegenschaften

Wenn Sie über die Rollenverwaltung einem Teammitglied mindestens eine administrative oder betreuende Rolle in einer Liegenschaft zugewiesen haben, erhält dieses im Bereich Aufgaben automatisch eine vordefinierte Systemübersicht. Unter "Aufgaben meiner Liegenschaften" listen wir dem Teammitglied strukturiert alle Aufgaben derjenigen Liegenschaften auf, für die es explizit berechtigt wurde. Dies sichert einen schnellen, rollenbasierten Überblick und erleichtert die parallele Bewirtschaftung mehrerer Immobilienportfolios massgeblich.

Durch die geschickte Kombination aus globaler Suche und individuellen Filtern steuern Sie Ihre Aufgaben maximal effizient und garantieren eine zeitnahe, lückenlose Bearbeitung aller Anfragen.

Nach Typ filtern (Beta)

Beta: Interne Aufgaben sind derzeit nur für ausgewählte Bewirtschaftungen freigeschaltet.

Ist die Funktion für Ihre Bewirtschaftung freigeschaltet, können Sie Aufgaben nach Typ filtern, um nur "Bewohneranliegen" oder nur "Interne Aufgaben" zu sehen. Wählen Sie dazu im Seitenfenster "Neuen Filter erstellen" das Kriterium "Typ". So legen Sie zum Beispiel einen eigenen Filter für alle internen Aufgaben an, die heute oder morgen fällig sind. In der allgemeinen Aufgabensuche sind interne Aufgaben zusätzlich mit einem Schloss-Symbol und dem Hinweis "Interne Aufgabe" gekennzeichnet. Mehr dazu im Artikel Interne Aufgaben (Beta).

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