Inhalt
- Einführung
- Effiziente Aufgabenbearbeitung
- Abwesenheit einstellen
- Nützliche Funktionen und Einstellungen
- Integration von Partnerlösungen
Einführung
Eine strukturierte und effiziente Aufgabenbearbeitung ist essenziell für einen reibungslosen Ablauf in der Aufgabenverwaltung. Durch die Implementierung bewährter Praktiken können Sie interne Prozesse optimieren und die Zufriedenheit Ihrer Bewohnenden erhöhen.
Effiziente Aufgabenbearbeitung
- Schnelle Reaktionszeiten: Bemühen Sie sich, eingehende Aufgaben zeitnah zu bearbeiten, um die Zufriedenheit der Bewohnenden zu gewährleisten. Behalten Sie immer den Status in der Übersicht im Blick.
- Klare Kommunikation: Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um transparent mit den Anfragenden zu kommunizieren. Halten Sie sie über den Fortschritt ihrer Anliegen auf dem Laufenden.
- Priorisierung: Bewerten Sie die Dringlichkeit von Aufgaben und priorisieren Sie entsprechend, um wichtige Anliegen zuerst zu bearbeiten.
- Dokumentation: Halten Sie mit internen Kommentaren alle Schritte und Entscheidungen in der Aufgabe fest, um eine lückenlose Nachverfolgung und Übergabe zu ermöglichen.
- Feedback einholen: Bitten Sie Anfragende, nachdem die Anfrage vollständig bearbeitet wurde, um ein Feedback zu Ihrem Service.
Abwesenheit einstellen
Um sicherzustellen, dass Aufgaben auch während Ihrer Abwesenheit effizient bearbeitet werden, können Sie unter Konto & Einstellungen eine Abwesenheit mit Vertretung hinterlegen.
Schritte zum Einrichten einer Abwesenheit:
- Konto & Einstellungen öffnen: Klicken Sie auf Ihr Profilbild oder Ihren Namen, um zu Konto & Einstellungen zu gelangen, und wechseln Sie zum Bereich "Abwesenheit".
- Zeitraum festlegen: Geben Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit (Von/Bis) an.
- Vertretung festlegen: Wählen Sie im Feld "E-Mails weiterleiten an" ein Teammitglied aus, das während Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben übernimmt.
- Speichern: Mit dem Speichern wird die Abwesenheit direkt aktiv – ein separater Aktivierungsschalter ist nicht nötig.
Nützliche Funktionen und Einstellungen
- Verwalten von Kategorien: Durch das Erstellen spezifischer Kategorien können Aufgaben effizienter zugeordnet und bearbeitet werden. Eine Anleitung finden Sie hier.
- Automatische Zuweisung neuer Aufgaben: Richten Sie Regeln ein, um neue Aufgaben automatisch an zuständige Personen oder Teams zuzuweisen. Weitere Informationen erhalten Sie hier.
- Quellen | Webformular: Ermöglichen Sie Bewohnenden, über ein Webformular Anliegen zu erfassen, die direkt als Aufgaben im Cockpit erscheinen. Details dazu finden Sie hier.
- Quellen | E-Mail-Eingang: Eingehende E-Mails können automatisch in Aufgaben umgewandelt werden, um Anfragen direkt im Bereich Aufgaben zu bearbeiten. Details dazu finden Sie hier.
- Hervorgehobene und strukturierte Aufgabenkategorien: Durch hervorgehobene Aufgabenkategorien erscheinen wichtige Kategorien in der App ganz oben, sodass Bewohnende ihr Anliegen schneller zuordnen können, während strukturierte Aufgabenkategorien die Dateneingabe durch festgelegte Formularfelder optimieren und eine präzisere Bearbeitung ermöglichen.
Durch die Anwendung dieser Best Practices und die Nutzung der genannten Funktionen können Sie die Effizienz und Qualität Ihrer Aufgabenbearbeitung massgeblich steigern.
Integration von Partnerlösungen
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