Aufgaben | Aufgabenübersicht und Status

Inhalt

• Übersicht über alle Aufgaben
• Die Tabellenansicht anpassen
• Aufgaben direkt in der Tabelle bearbeiten und löschen
• Bearbeitungsstatus von Aufgaben
• Spalte "Typ" (Beta)

Übersicht über alle Aufgaben

Im Bereich Aufgaben des Cockpits können Sie sämtliche eingegangenen Anfragen einsehen und bearbeiten. Jede Anfrage wird als Aufgabe erfasst und enthält alle relevanten Informationen sowie den aktuellen Bearbeitungsstatus. Über den Pfeil neben Aufgaben lässt sich die gesamte Filterleiste einklappen, um der Tabelle mehr Platz zu geben.

Die Seitenleiste gliedert sich in drei einklappbare Bereiche:

• Mir zugewiesen: Aufgaben, bei denen Sie selbst als zuständige Person hinterlegt sind.
  • Warten auf mich: Aufgaben, die auf Ihre Antwort oder Bearbeitung warten.
  • Warten auf anfragende Person: Ihre Aufgaben, die auf die Antwort der anfragenden Person warten.
  • Warten auf Drittpartei: Ihre Aufgaben, die auf die Rückmeldung einer Drittpartei warten.
• Alle Aufgaben: sämtliche Aufgaben, auf die Sie Berechtigung haben, unabhängig von der Zuweisung.
  • Nicht zugewiesen: Alle Aufgaben, die bisher keiner Person zugewiesen wurden.
  • Warten auf zuständige Person: Aufgaben, die einer zuständigen Person zugewiesen sind, aber auf eine Antwort warten.
  • Warten auf anfragende Person: Aufgaben, die auf die Antwort der anfragenden Person warten.
  • Warten auf Drittpartei: Aufgaben, die auf die Rückmeldung einer Drittpartei warten.
  • Offene Aufgaben: Alle Aufgaben, die noch nicht geschlossen sind und auf Antwort oder Bearbeitung warten.
  • Alle Aufgaben: Übersicht über alle Aufgaben, unabhängig von Status oder zugewiesener Person.
  • Nicht adressierbare Bewohnende: Aufgaben, die von Personen erstellt wurden, die im System noch nicht hinterlegt sind.
• Eigene Filter: Ihre persönlichen, gespeicherten Filter. Über "Neuer Filter" (Plus-Symbol) legen Sie einen neuen an; bereits gespeicherte Filter erscheinen darunter mit Namen und Trefferzahl.

Jeder Eintrag zeigt rechts die aktuelle Trefferzahl an.

Die Tabellenansicht anpassen

Die Aufgabenübersicht wird als übersichtliche Tabelle dargestellt, die Sie ganz nach Ihren Arbeitsabläufen anpassen können. Folgende Spalten stehen zur Verfügung:

• Status: aktueller Bearbeitungsstatus der Aufgabe.
• Fälligkeitsdatum: Datum, bis zu dem die Aufgabe bearbeitet sein soll. Ist kein Datum festgelegt, steht in der Spalte „Kein Fälligkeitsdatum“. Überfällige Daten werden rot und mit einem Warndreieck angezeigt.
• Anfragende Person: Person, die das Anliegen gemeldet hat.
• Zuständige Person: aktuell verantwortliche Person oder Rolle.
• Standort: Liegenschaft, Gebäude oder Einheit, auf die sich die Aufgabe bezieht.
• Telefonnummer: hinterlegte Telefonnummer der anfragenden Person.
• Kategorie: zugeordnete Kategorie.
• Betreff: Titel der Aufgabe.
• Labels: zugewiesene Labels zur weiteren Klassifizierung.
• Nachricht: Vorschau auf den Nachrichtentext.
• Letzte Aktualisierung: Zeitpunkt der letzten Änderung.

Aufgaben sortieren

Über einen Klick auf einen Spaltenkopf sortieren Sie die Tabelle nach der jeweiligen Spalte. Standardmässig sind die Aufgaben nach Letzte Aktualisierung sortiert. Ihre zuletzt gewählte Sortierung wird gespeichert und steht Ihnen auch in der nächsten Sitzung wieder zur Verfügung. Sie gilt für alle Ansichten im Bereich Aufgaben.

Nach Fälligkeitsdatum sortieren Sie in beide Richtungen: Aufsteigend erscheinen die frühesten Daten zuerst, absteigend die spätesten. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum („Kein Fälligkeitsdatum“) stehen in beiden Fällen am Ende der Liste.

Spalten verwalten

Über das Menü-Symbol im jeweiligen Spaltenkopf öffnen Sie das Spaltenmenü mit folgenden Optionen:

• Links anheften beziehungsweise Rechts anheften: fixiert die Spalte am linken oder rechten Tabellenrand.
• Spalte ausblenden: blendet die gewählte Spalte aus.
• Spalten verwalten: öffnet das Fenster Spalten ein- / ausblenden, in dem Sie einzelne Spalten ein- oder ausblenden.
• Einstellungen zurücksetzen: stellt die Standardansicht der Spalten wieder her.

Die Reihenfolge der Spalten lässt sich zusätzlich per Drag-and-drop verändern. Ihre persönliche Spaltenansicht wird gespeichert und bleibt auch in folgenden Sitzungen erhalten.

Aufgaben direkt in der Tabelle bearbeiten und löschen

Viele Anpassungen nehmen Sie vor, ohne eine Aufgabe öffnen zu müssen – direkt in der Zeile der Aufgabenübersicht:

1. Aufgabe auswählen: Aktivieren Sie das Auswahlkästchen am Anfang der gewünschten Zeile. Oberhalb der Tabelle erscheint der Hinweis "Klicken Sie auf die ausgewählte Zeile, um sie zu bearbeiten.".
2. Bearbeitungsmodus öffnen: Klicken Sie auf die ausgewählte Zeile. Die Zeile wechselt direkt in den Bearbeitungsmodus, ohne dass sich die Detailansicht öffnet.
3. Felder direkt in der Zeile anpassen: Bearbeiten Sie die mit einem Sternchen markierten Felder direkt in der Zeile:
   • Status, Zuständige Person, Kategorie und Betreff wählen beziehungsweise eingeben.
   • Standort ändern: Über die Schaltfläche Standort ändern passen Sie den zugeordneten Standort an.
   • Labels verwalten: Über Label hinzufügen weisen Sie Labels zu oder erstellen neue.
4. Speichern oder verwerfen: Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Speichern oder verwerfen Sie sie mit Abbrechen.
5. Aufgabe löschen: Über das Papierkorb-Symbol oberhalb der Tabelle löschen Sie die ausgewählte Aufgabe.

Wird der Betreff geändert, wird automatisch ein interner Kommentar erzeugt, der diese Änderung dokumentiert. Alle weiteren Felder und Funktionen, darunter das Fälligkeitsdatum, bearbeiten Sie wie gewohnt in der Detailansicht.

Bearbeitungsstatus von Aufgaben

Der Bearbeitungs- und Aktualisierungsstatus einer Aufgabe wird mithilfe von Farbsymbolen und Icons dargestellt, die Sie in jeder Aufgabenliste finden können. Es gibt folgende Statusanzeigen:

• Grauer Punkt: Aufgabe ist geschlossen, keine weitere Aktion erforderlich.
• Hammer-Symbol: Aufgabe wartet auf die Bearbeitung durch eine Drittpartei. Das Symbol ist immer grau, unabhängig von der Wartezeit.
• Sanduhr-Symbol: Aufgabe wartet auf die Rückmeldung der anfragenden Person. Auch dieses Symbol ist immer grau, unabhängig von der Wartezeit.
• Grüner Punkt: Aufgabe wartet auf die zuständige Person und wurde vor weniger als 2 Stunden erstellt, bearbeitet oder aktualisiert.
• Gelber Punkt: Aufgabe wartet auf die zuständige Person und wurde vor mindestens 2, aber weniger als 24 Stunden zuletzt aktualisiert.
• Roter Punkt: Aufgabe wartet auf die zuständige Person, und das letzte Update liegt mindestens 24 Stunden zurück.

Die Grün/Gelb/Rot-Farbcodierung gilt ausschliesslich für Aufgaben im Status "Warten auf zuständige Person" – nur bei diesem Status ändert sich die Farbe des Punkts; dieser Zeitrahmen wird zudem nur an Werktagen (Montag – Freitag) und nicht am Wochenende gemessen.

Fett dargestellte Aufgaben: Eine Aufgabe wird in der Aufgabenübersicht fett angezeigt, solange sie ungelesene Nachrichten der anfragenden Person enthält. Das ist der Fall bei einer neu eingegangenen Aufgabe, wenn die anfragende Person eine neue Nachricht geschrieben hat oder wenn eine geschlossene Aufgabe wiedereröffnet wurde. Sobald ein Teammitglied die Aufgabe öffnet, gelten diese Nachrichten als gelesen, und die Aufgabe wird wieder in normaler Schrift angezeigt. Der Gelesen-Status gilt für die Aufgabe insgesamt und nicht pro Teammitglied: Öffnet eine Person aus Ihrem Team die Aufgabe, wird sie auch für alle anderen nicht mehr fett dargestellt.

Spalte "Typ" (Beta)

Beta: Interne Aufgaben sind derzeit nur für ausgewählte Bewirtschaftungen freigeschaltet.

Ist die Funktion für Ihre Bewirtschaftung freigeschaltet, zeigt die Tabelle zusätzlich die Spalte Typ. Sie gibt an, ob eine Aufgabe ein "Bewohneranliegen" oder eine "Interne Aufgabe" ist. Interne Aufgaben erscheinen in denselben Ansichten der Seitenleiste wie alle anderen Aufgaben und verwenden dieselben Status. Wie Sie nach Typ filtern, erfahren Sie im Artikel Aufgaben suchen und filtern, mehr zu internen Aufgaben im Artikel Interne Aufgaben (Beta).