Aufgaben | Aufgaben erstellen

Inhalt

• Wann sollte eine Aufgabe erstellt werden?
• Schritte zur Erstellung einer Aufgabe
• Interne Aufgabe erstellen (Beta)

Wann sollte eine Aufgabe erstellt werden?

Eine Aufgabe wird erstellt, um Anliegen oder Probleme zu erfassen, die nicht bereits über die Quellen E-Mail-Eingang oder Webformular erfasst oder von Bewohnenden in der App gemeldet wurden.

Beispiele hierfür sind:

• Telefonische Meldungen: Bewohnende rufen an, um einen Defekt oder ein Anliegen zu melden.
• Persönliche Gespräche: Während eines Vor-Ort-Termins wird ein Problem angesprochen.
• Interne Anliegen: Ein Teammitglied möchte ein internes Problem dokumentieren.

Schritte zur Erstellung einer Aufgabe

1. Erstellungsmaske öffnen: Klicken Sie im Bereich "Aufgaben" oben rechts auf den Button mit dem "+"-Symbol, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

2. Aufgabendetails eingeben:

   • Anfragende Person: Tragen Sie den Namen der Bewohnenden oder Ihre eigenen Daten ein. Wenn die Person noch nicht registriert ist, klicken Sie auf "Nicht adressierbare Aufgabe erstellen" und geben Sie Name sowie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein.
   • Telefonnummer: Die im Profil der anfragenden Person hinterlegte Nummer ist vorausgefüllt und kann angepasst werden. Eine neue Nummer wird beim Speichern im Profil ergänzt. Bei Bewohnenden aus einer ERP-Schnittstelle ohne Telefonnummer wird stattdessen automatisch eine verknüpfte Aufgabe erstellt, damit die Nummer im ERP ergänzt werden kann.
   • Standort: Wählen Sie die Liegenschaft, das Gebäude oder die Einheit aus, auf die sich die Aufgabe bezieht.
   • Kategorie: Wählen Sie eine passende Kategorie für das Anliegen. Ist die Kategorie als strukturiert hinterlegt, werden direkt darunter zusätzliche Felder zur Beschreibung des Anliegens eingeblendet.
   • Zuständige Person (optional): Wählen Sie direkt beim Erstellen das Teammitglied aus, das sich um das Anliegen kümmern soll. Lassen Sie das Feld leer, wenn die Aufgabe zunächst ohne Zuweisung angelegt werden soll.
   • Fälligkeitsdatum (optional): Legen Sie fest, bis wann das Anliegen erledigt sein soll.
   • Betreff: Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff für das Anliegen ein.
   • Beschreibung oder interner Kommentar: Beschreiben Sie das Anliegen im Reiter "Beschreibung" (sichtbar für die anfragende Person) oder im Reiter "Interner Kommentar" (nur für Teammitglieder sichtbar). Achten Sie darauf, den richtigen Reiter zu wählen – beim Öffnen ist "Interner Kommentar" voreingestellt.

3. Aufgabe speichern: Klicken Sie auf "Aufgabe speichern". Die Aufgabe wird mit dem Status "Warten auf zuständige Person" angelegt. Wer per E-Mail benachrichtigt wird, hängt davon ab, ob Sie eine zuständige Person gewählt haben:

   • Mit zuständiger Person: Nur diese Person erhält eine E-Mail, dass ihr das Anliegen zugewiesen wurde. Die übrigen Teammitglieder des Standorts werden nicht benachrichtigt. Weisen Sie die Aufgabe sich selbst zu, wird keine E-Mail versendet.
   • Ohne zuständige Person: Alle Teammitglieder des Standorts, die Benachrichtigungen erhalten, bekommen eine E-Mail zum neuen Anliegen – sofern keine automatische Weiterleitung über Rollen greift.

4. Aufgabe weiterbearbeiten: Öffnen Sie die erstellte Aufgabe, um es einer zuständigen Person oder einer Drittpartei zuzuweisen, den Status anzupassen, Labels zu vergeben oder einen weiteren internen Kommentar hinzuzufügen. Mehr Informationen zur Aufgabenbearbeitung.

Interne Aufgabe erstellen (Beta)

Beta: Interne Aufgaben sind derzeit nur für ausgewählte Bewirtschaftungen freigeschaltet.

Für Aufgaben, die nur das Team betreffen, gibt es neben dem "+"-Button den Button "+ Interne Aufgabe (Beta)". Er öffnet das Fenster "Neue interne Aufgabe erstellen". Die Felder sind fast dieselben wie oben, mit drei Unterschieden: Als anfragende Person sind automatisch Sie selbst eingetragen, zur Auswahl stehen nur Kategorien für interne Aufgaben, und statt einer Beschreibung geben Sie nur einen internen Kommentar ein. Bewohnende sehen interne Aufgaben nicht. Mehr dazu im Artikel Interne Aufgaben (Beta).