Inhalt
- Einführung
- Guide im Cockpit
- Informationen im Help Center
- Notwendige Berechtigungen
- Funktionen der Aufgabenverwaltung
- Vorteile der Aufgabenverwaltung
- Beispiel für eine Aufgabenbearbeitung
Einführung
Der Bereich Aufgaben im Allthings Cockpit ist Ihre zentrale Schnittstelle für alle Anfragen, die über das Service Center der App oder die Quellen E-Mail-Eingang sowie Webformular erstellt wurden. Er ermöglicht einen direkten Austausch zwischen der Bewirtschaftung und den Bewohnenden, indem alle Anfragen in Form von Aufgaben verwaltet werden.
Guide im Cockpit
Über den Assistenten im Cockpit steht Ihnen ein Guide zur Verfügung, der Sie mit dem Bereich Aufgaben vertraut macht und Sie durch die verschiedenen Funktionen führt. Den Guide können Sie entweder über den Assistenten im Cockpit starten oder, wenn Sie bereits im Cockpit angemeldet sind, über diesen Link.
Informationen im Help Center
Das Help Center bietet detaillierte Anleitungen und Best Practices zur Nutzung des Bereichs Aufgaben.
- Aufgaben | Best Practice
- Aufgaben | Aufgabenübersicht und Status
- Aufgaben | Aufgaben suchen und filtern
- Aufgaben | Zugriff auf Aufgaben via Direktlink ohne Anmeldung
- Aufgaben | Aufgaben erstellen
- Aufgaben | Aufgaben bearbeiten
- Aufgaben | Kategorien erstellen und verwalten
- Aufgaben | Vorgefertigte Textbausteine
- Aufgaben | Automatische Aufgabenzuweisung und Rollenverwaltung
- Aufgaben | Aufgabenkategorien (strukturiert)
- Aufgaben | Hervorgehobene Aufgabenkategorie
- Aufgaben | Quellen | Webformular
- Aufgaben | Quellen | E-Mail-Eingang
- Aufgaben | Aufgaben drucken oder speichern
Sie möchten wissen, wo Bewohnende die Funktion in der App finden und wie sie dargestellt wird?
Diese Ressourcen unterstützen Sie dabei, das volle Potenzial des Bereichs Aufgaben auszuschöpfen.
Notwendige Berechtigungen
Für den Zugriff und die Konfiguration der Aufgabenverwaltung werden spezifische Rollen benötigt:
- Aufgabenverwaltung | Aufgaben verwalten (Teammitglied): Diese Berechtigung ist zwingend erforderlich, um standardmässig auf den Bereich Aufgaben zuzugreifen und Aufgaben zu bearbeiten.
- Aufgabenverwaltung | Externe Aufgaben verwalten: Weisen Sie diese Rolle Teammitgliedern von externen Drittparteien zu, um deren Zugriff auf zugewiesene Aufgaben zu beschränken.
- Plattform-Einstellungen | Einstellungen verwalten: Diese Rolle wird benötigt, um die Kategorien für Bewohneranliegen anzupassen und strukturierte Aufgabenkategorien zu erstellen.
- Stammdaten | Stammdaten verwalten: Erforderlich, um auf die Stammdatenverwaltung zuzugreifen, in der Rollen einzelnen Liegenschaften oder Gebäuden zugewiesen werden.
- Unternehmen | Teammitglieder verwalten: Erforderlich für die Rollenverwaltung selbst sowie um in den Stammdaten das Zuweisungsfeld für eine Rolle freizuschalten – die Grundlage für die automatische Zuweisung von Aufgaben an die zuständigen Personen.
Funktionen der Aufgabenverwaltung
- Aufgabenverwaltung: Alle eingehenden Anfragen werden als Aufgaben erfasst, was eine strukturierte Bearbeitung und Nachverfolgung ermöglicht.
- Kommunikation: Das System fördert den direkten Dialog zwischen der Bewirtschaftung und den Bewohnenden, wodurch Anliegen effizient geklärt werden können.
- Statusverfolgung: Durch verschiedene Statusanzeigen können sowohl Teammitglieder als auch die Anfragenden den Fortschritt ihrer Anliegen jederzeit einsehen.
Vorteile der Aufgabenverwaltung
- Effizienzsteigerung: Durch die zentrale Bündelung aller Anfragen können Prozesse optimiert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden.
- Transparenz: Sowohl die Bewirtschaftung als auch die Bewohnenden haben jederzeit Einblick in den aktuellen Stand der Anfragen, was das Vertrauen stärkt.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Schritte und Kommunikationen werden dokumentiert, wodurch eine lückenlose Historie jeder Anfrage entsteht.
Der Bereich Aufgaben ist somit ein unverzichtbares Tool für eine effektive und transparente Verwaltung.
Beispiel für eine Aufgabenbearbeitung
Anfrage: Bewohnende melden über das "Service Center", dass die Heizung in ihrer Wohnung nicht funktioniert.
Schritt 1 – Erstellung der Aufgabe: Die Anfrage wird automatisch als Aufgabe im Cockpit erfasst und mit einer eindeutigen Aufgabennummer versehen.
Schritt 2 – Zuweisung und Bearbeitung: Die Aufgabe wird dem zuständigen Teammitglied zugewiesen, welches die Anfrage prüft und entsprechende Massnahmen einleitet.
Schritt 3 – Kommunikation mit den Bewohnenden: Das Teammitglied informiert die Bewohnenden über den Stand der Bearbeitung und vereinbart bei Bedarf einen Termin für die Reparatur.
Schritt 4 – Abschluss der Aufgabe: Nach erfolgreicher Reparatur wird die Aufgabe als "Geschlossen" markiert, und die Bewohnenden erhalten eine Benachrichtigung über die erledigte Anfrage.
Durch diese strukturierte Vorgehensweise stellt der Bereich Aufgaben sicher, dass Anfragen effizient bearbeitet und dokumentiert werden.