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Unternehmen | Verantwortliche Personen erstellen, verwalten und zuweisen

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Mit der Funktion Verantwortliche Personen haben Sie die Möglichkeit, die Daten der Eigentümerinnen und Eigentümer sowie des Gebäudemanagements unterhalb Ihrer Dienstleistungsfirma zu erfassen. Anschließend können diese in den Stammdaten auf Liegenschafts-, Gebäude- oder Wohneinheitsebene zugeordnet werden.

Hinweis: Um die Funktion nutzen zu können, benötigen Sie die Berechtigungen Company Admin und in Ihrem Nutzerprofil muss das entsprechende Unternehmen eingetragen sein. 

Verwaltung verantwortlicher Personen

  1. Öffnen Sie Administration > Unternehmen.
  2. Wählen Sie das zutreffende Unternehmen aus, unter dem Sie eine verantwortliche Person hinzufügen oder bearbeiten möchten.
  3. Klicken Sie darin auf den Tab Verwaltung Ihrer Daten. Anschließend wählen Sie Verantwortliche Personen aus. Hier können Sie neue verantwortliche Personen hinzufügen oder bestehende bearbeiten.

Hinzufügen von verantwortlichen Personen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue verantwortliche Person".

  2. Geben Sie alle relevanten Daten dieser Person ein und klicken Sie anschließend auf Speichern. Die neu hinzugefügte Person wird dann in der Übersicht angezeigt.

Bearbeiten und Löschen von verantwortlichen Personen

  1. Wählen Sie die bereits bestehende Person aus der Übersicht aus, um diese zu bearbeiten oder zu löschen.
  2. Klicken Sie nach Bearbeitung der Daten auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen oder wählen Sie die Schaltfläche Löschen aus, um die Person zu entfernen. 

Zuweisen von verantwortlichen Personen in den Stammdaten

Das Zuweisen von verantwortlichen Personen ist in den Stammdaten möglich. Diese können auf Liegenschafts-, Gebäude- oder Wohneinheitsebene zugeordnet werden. Hierfür benötigen Sie die Berechtigung Master Data Admin.

Sie können die Daten sehen (aber nicht ändern), wenn Sie Residential User Agent Berechtigung besitzen.

  1. Öffnen Sie die Cockpit > Stammdaten.
  2. Wählen Sie in den Stammdaten die gewünschte Liegenschaft oder das gewünschte Gebäude aus. 

  3. Über ein Dropdown-Menü können Sie unter dem Punkt "Verantwortliche Person", die Daten der Eigentümerinnen und Eigentümer und/ oder des Gebäudemanagements auswählen.

Daten verantwortlicher Personen exportieren

Verschaffen Sie sich einen noch genaueren Überblick über die verantwortlichen Personen innerhalb Ihrer Liegenschaften. Exportieren Sie alle vorhandenen Daten zu Eigentumsparteien und Gebäudemanagement als CSV-Datei.

  1. Öffnen Sie Administration > Unternehmen.
  2. Wählen Sie das zutreffende Unternehmen aus.
  3. Klicken Sie darin auf den Menüpunkt Verwaltung Ihrer Daten.
  4. Klicken Sie auf den Button "Alle Daten exportieren".
  5. Nachdem Sie den Export gestartet haben, erscheint ein Fenster mit einem Link zu Ihrem Download Center, das Sie auch unter Ihren Profileinstellungen finden.
  6. Sobald der Export abgeschlossen wurde, steht Ihnen die CSV-Datei dort bis zu 24h als Download zur Verfügung.

Die CSV-Datei enthält folgende Daten zu Eigentumsparteien und dem Gebäudemanagement: Name, ID, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adressinformationen (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Land) sowie die zugehörige Unternehmens-ID.

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