ERP | Technische Umsetzung & Einrichtung

Einrichtung einer ERP-Schnittstelle – Schritt für Schritt

Die Einrichtung einer ERP-Schnittstelle zwischen Ihrem ERP-System und der Allthings-Plattform folgt einem klar definierten Prozess, der mit der Auftragserteilung der Kundschaft an Allthings beginnt. Allthings übernimmt die technische Umsetzung der Schnittstelle.

Die genauen Schritte zur Einrichtung können je nach verwendetem ERP-System und den spezifischen Anforderungen variieren. Der Prozess umfasst im Allgemeinen:

• Auftragserteilung: Die Kundschaft beauftragt Allthings mit der Einrichtung der ERP-Schnittstelle.
• Datenbereitstellung durch die Kundschaft: Je nach ERP-System müssen von der Kundschaft unterschiedliche Daten in einem definierten Format bereitgestellt werden.
• Technische Umsetzung durch Allthings: Das Allthings Service Delivery Team ist für die technische Implementierung und Konfiguration der Schnittstelle verantwortlich. Dies kann die Einrichtung von FTP-Ordnern und ERP-Verbindungskonfigurationen umfassen.
• Testphase und Aktivierung: Nach der technischen Einrichtung folgt eine Testphase, um die korrekte Datenübertragung und Synchronisation sicherzustellen.

Welche Daten werden synchronisiert?

Die ERP-Schnittstelle synchronisiert verschiedene Arten von Daten, um die Allthings-Plattform auf dem neuesten Stand zu halten und die manuelle Datenpflege zu minimieren. Die grundlegende Integrationsebene bilden dabei immer die Stammdaten.

Im Allgemeinen können folgende Datenkategorien synchronisiert werden:

• Stammdaten: Dazu gehören Liegenschaften, Gebäude, Einheiten, Mietverhältnisse sowie persönliche Daten der Mieter- und Eigentümerschaft. Auch die Accounts von Teammitgliedern und deren Rollen werden synchronisiert.
• Dokumente: Dazu gehören z. B. Vertragsdokumente und Nebenkostenabrechnungen. Es können auch weitere Dokumente importiert werden.
• Daten zu Eigentum und Gebäudeinstandhaltung (Facility Management): Auch diese können importiert und aktualisiert werden.

Bei diesen Anwendungsfällen handelt es sich um unidirektionale (Einweg-)Integrationen.

Wie oft werden Daten synchronisiert?

Die genaue Häufigkeit kann je nach Art der ERP-Integration variieren:

• Bei Integrationen, die auf einer vollständigen Datensynchronisation (Full-Data Sync) basieren, werden die Daten regelmässig (meist einmal täglich) von Allthings aus den FTP-Ordnern des ERP-Systems ausgelesen und importiert.
• Bei Integrationen, die auf Delta-Transfers basieren (inkrementelle Synchronisation), erfolgt die Übertragung der Änderungen (Deltas) nahezu in Echtzeit. Die Garaio-Schnittstelle prüft beispielsweise (über eine Message Queue) minütlich auf Änderungen und fügt diese der Datenbank hinzu. Mehrere Änderungen werden in eine Warteschlange eingereiht, um in der richtigen Reihenfolge verarbeitet zu werden. Wenn eine Änderung in GaraioREM nicht nach einer Minute in Allthings übernommen wurde, kann das bedeuten, dass zuvor noch andere Einträge verarbeitet werden müssen.

Häufige Fehlerquellen bei der Integration und wie man sie vermeidet

Bei der ERP-Integration können verschiedene Fehlerquellen auftreten, die den Datenaustausch beeinträchtigen. Viele dieser Probleme können von der Kundschaft durch proaktive Massnahmen und eine gute Datenpflege selbst vermieden oder behoben werden:

• Verwendung derselben E-Mail-Adresse für mehrere mietende Personen: Auch wenn es praktisch erscheinen mag, im ERP-System eine einzige E-Mail-Adresse für mehrere Personen anzugeben, die in derselben Wohnung leben, erstellt Allthings für diese E-Mail-Adresse nur ein einziges Konto. Dies führt zu einer unvorhersehbaren Zusammenführung von Daten, und der Name sowie die E-Mail-Adresse des daraus resultierenden Kontos stimmen möglicherweise nicht mit der gewünschten nutzenden Person überein.
  → Verwenden Sie separate E-Mail-Adressen für jede mietende Person oder lassen Sie das Feld leer.
• Fehler beim Schliessen / Öffnen von Nutzungszeiträumen: Häufig treten Probleme auf, wenn alte Mietzeiträume nicht ordnungsgemäss abgeschlossen werden oder wenn Mietverträge einfach wiederverwendet werden, anstatt sie zu schliessen und neu zu eröffnen. Dies kann zu Überschneidungen von Nutzungszeiträumen und fehlerhaften Datenhistorien führen.
  → Geben Sie immer ein Start- und Enddatum für die Nutzungszeiträume an.
• Manuelles Hinzufügen von Nutzenden vor dem ERP-Import: Es mag verlockend sein, eine mietende Person manuell in Allthings hinzuzufügen (z. B. durch Senden eines Registrierungscodes), wenn deren Daten noch nicht im ERP-System vorhanden sind. Wenn diese Person jedoch später mit einer anderen E-Mail-Adresse aus dem ERP synchronisiert wird, entsteht ein doppeltes Konto. Da die Zusammenführung von Konten derzeit noch nicht unterstützt wird, führt dies für die betroffene Person zu einer schlechten Nutzungserfahrung, da sie zwischen den Konten wechseln muss.
  → Fügen Sie die Person immer zuerst in Ihrem ERP-System hinzu.
• Verwendung von Platzhaltern, temporären oder gefälschten E-Mail-Adressen: Die Eingabe von Platzhalter-E-Mails (z. B. keine-email@gmail.com) stellt ein erhebliches Sicherheits- und Datenschutzrisiko dar. Wenn die Domain gültig ist, könnte eine reale Person, die diese Adresse besitzt, versehentlich Zugriff auf die persönlichen Daten der mietenden Person erhalten.
  → Lassen Sie das E-Mail-Feld leer und aktualisieren Sie es später oder nutzen Sie die von Allthings bereitgestellte Funktion für eindeutig gekennzeichnete Dummy-E-Mails, falls keine Adresse vorhanden ist.
• Verwendung der eigenen E-Mail-Adresse der Bewirtschaftung für die mietende Person: Mitarbeitende der Immobilienverwaltung finden es manchmal praktisch, im ERP-System einen Datensatz mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse anzulegen. Dadurch wird das Allthings-Konto der Bewirtschaftung versehentlich mit dem Profil der mietenden Person verknüpft, was ein manuelles Eingreifen des Supports zur Trennung erfordert.
  → Verwenden Sie eine andere E-Mail-Adresse, wenn Sie ein Mieterkonto erstellen möchten.
• Umgang mit Löschungen bei Full-Data Syncs: Integrationen, die auf einer vollständigen Datensynchronisation basieren, können Löschungen derzeit nicht automatisch verarbeiten, da ERP-Exporte diese spezifischen Informationen in der Regel nicht enthalten. Um versehentlichen Datenverlust zu vermeiden, löscht Allthings Datensätze nicht automatisch. Wird ein neues Mietverhältnis angelegt, ohne das alte im ERP ordnungsgemäss abzuschliessen, bleibt das alte Mietverhältnis fälschlicherweise in Allthings bestehen.
  → Versehen Sie das Mietverhältnis nach Möglichkeit mit einem passenden Start- und Enddatum.
• Umstrukturierung von Liegenschafts-/Gebäude-/Einheiten-Hierarchien: Das Verschieben eines Gebäudes von einer Liegenschaft zu einer anderen oder das Aufteilen von Einheiten innerhalb eines Gebäudes kann zu Problemen führen. Full-Data-Sync-Integrationen können diese strukturellen Bewegungen nicht immer erkennen, was zu duplizierten Daten oder einer Unfähigkeit zur Aktualisierung von Datensätzen führen kann.
  → Sprechen Sie sich mit uns ab, bevor Sie Änderungen an der Liegenschafts-/Gebäude-/Einheiten-Hierarchie vornehmen.

Allthings arbeitet kontinuierlich daran, die Fehlertransparenz zu erhöhen und Werkzeuge zur Selbstkorrektur von Datenfehlern bereitzustellen.

Wer ist für die technische Umsetzung der ERP-Integration zuständig?

Die technische Umsetzung der ERP-Integration liegt hauptsächlich in der Verantwortung von Allthings.

Die Integration erfordert jedoch oft eine enge Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter, da Allthings dessen Systeme für den Datenaustausch benötigt.

Bei Fragen kontaktieren Sie uns direkt oder wenden Sie sich an Ihre Allthings-Ansprechperson.