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Allgemeines Verhalten der ERP-Integration und Umgang mit Datensätzen

Die ERP-Integration ist darauf ausgelegt, Daten der mietenden Personen und der Eigentümerschaft automatisch zu verwalten, um die Allthings-Plattform auf dem neuesten Stand zu halten. Es ist wichtig zu verstehen, dass das ERP-System als primäre Datenquelle ("Source of Truth") fungiert. Allthings stützt sich stark auf die vom ERP bereitgestellten Daten, um Nutzende korrekt zuzuordnen.

Wenn die Daten einer mietenden Person aus Ihrem ERP-System synchronisiert werden, erstellt Allthings ein Konto basierend auf der eindeutigen externen ID und der angegebenen E-Mail-Adresse. Da Allthings das resultierende Konto an genau diese Kombination aus E-Mail-Adresse und ID bindet, kann die Erstellung eines neuen Datensatzes für dieselbe Person unter Verwendung einer anderen E-Mail-Adresse zu doppelten Konten führen. Da Allthings das Zusammenführen von Konten noch nicht unterstützt, führt dies für die betroffene Person oft zu Zugangsproblemen. Das Verständnis dieses grundlegenden Verhaltens verdeutlicht, why eine strikte Datenpflege im ERP – wie die Verwendung eindeutiger, gültiger E-Mail-Adressen und die Wiederverwendung bestehender Datensätze – für eine reibungslose Nutzungserfahrung unerlässlich ist.

Hinweis zur Synchronisation von Kontaktdaten: Allthings übernimmt die primäre E-Mail-Adresse und Telefonnummer exakt so, wie sie in Ihrem ERP-System als Standard ("Default") definiert sind. Weitere im ERP-System hinterlegte Nummern werden dem Profil als zusätzliche Kommunikationsmethoden ohne Duplikate hinzugefügt. Allthings nimmt keine eigene Priorisierung (z. B. Mobilnummer über Festnetz) vor. Achten Sie daher darauf, die Standard-Markierungen in Ihrem ERP-System korrekt zu pflegen.

Best Practices zur Datenpflege

Die Qualität der Daten in Ihrem ERP-System ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb der Allthings-Plattform. Durch die Einhaltung bewährter Vorgehensweisen lassen sich häufige Fehler und Probleme vermeiden:

• Manuelle Änderungen vermeiden: Nehmen Sie im Allthings Cockpit keine manuellen Änderungen an Daten vor, die über die Schnittstelle synchronisiert werden. Manuelle Änderungen können zu Konflikten führen, insbesondere bei der Verwaltung von Teammitgliedern oder der Archivierung von Einheiten.
• Umgang mit Änderungsanfragen von Bewohnenden: Bewohnende können in der App über ein gesperrtes Profilfeld (z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) eine direkte Änderungsanfrage stellen. Diese geht als reguläres Anliegen ("Antrag auf Änderung der Personendaten") in Ihrem Anliegenmanagement ein. Wichtig: Passen Sie die angefragten Daten ausschliesslich in Ihrem ERP-System an. Die Aktualisierung in Allthings erfolgt automatisch beim nächsten Synchronisationslauf.
• Interne Prozesse definieren: Klären Sie intern, wer für die Datenpflege im ERP-System verantwortlich ist und wie Fehlermeldungen behandelt werden. Halten Sie den korrekt herkömmlichen Prozess für das Eröffnen und Archivieren von Einheiten ein, um Fehler bei der Synchronisation von Eigentums- und Mietverhältnissen zu vermeiden.
• E-Mail-Adressen nicht wiederverwenden: Vermeiden Sie es, dieselbe E-Mail-Adresse für unterschiedliche mietende Personen zu verwenden. Es ist besser, das Feld für die E-Mail-Adresse leer zu lassen, als ein Duplikat zu verwenden.
• Zufällige oder temporäre E-Mail-Adressen vermeiden: Verwenden Sie keine Platzhalter- oder gefälschten E-Mail-Adressen für eine mietende Person oder die Bewirtschaftung. Nutzen Sie stattdessen die von Allthings bereitgestellte Funktion für Dummy-E-Mails. Konten werden in Allthings automatisch erstellt, und die Verwendung ungültiger E-Mail-Adressen kann unbeabsichtigt dazu führen, dass Dritte Zugang zum System erhalten.
• Eigene E-Mail-Adresse der Bewirtschaftung nicht für mietende Personen verwenden: Verwenden Sie niemals Ihre eigene E-Mail-Adresse für eine mietende Person. Wie oben erwähnt, lassen Sie das Feld für die E-Mail-Adresse lieber leer, wenn die tatsächliche Adresse nicht bekannt ist, und nutzen Sie bei Bedarf die von Allthings bereitgestellte Funktion für Dummy-E-Mail-Adressen.
• Annullieren statt Löschen: Anstatt Mietverhältnisse zu löschen, prüfen Sie, ob diese in Ihrem ERP annulliert oder geschlossen werden können. Auf diese Weise kann die ERP-Integration das Entfernen von Mietverhältnissen reibungsloser handhaben.
• Support vor strukturellen Änderungen konsultieren: Bevor Sie Änderungen an der Hierarchie von Liegenschaften, Gruppen oder Einheiten vornehmen (z. B. das Verschieben eines Gebäudes zu einer anderen Liegenschaft, das Aufteilen von Einheiten innerhalb eines Gebäudes), kontaktieren Sie unbedingt das Support-Team. Wir können potenzielle Probleme wesentlich einfacher verwalten und entschärfen, bevor eine Änderung auftritt, als im Nachhinein.
• E-Mail-Adressen bei manuellen Einträgen abgleichen: Wenn eine mietende Person aus irgendeinem Grund zuerst manuell in Allthings hinzugefügt werden muss, stellen Sie sicher, dass exakt dieselbe E-Mail-Adresse verwendet wird, die später im ERP-System eingetragen wird. Verzichten Sie andernfalls auf eine manuelle Dateneingabe, da dies zu doppelten Konten führen kann, die nicht zusammengeführt werden können, was eine schlechte Nutzungserfahrung zur Folge hat.
• Bestehende ERP-Datensätze für mehrere Mietverhältnisse wiederverwenden: Nutzen Sie den bestehenden Datensatz im ERP, wenn die mietende Person mehrere Mietverhältnisse hat. Jeder Datensatz in einem ERP hat eine eindeutige ID, und eine E-Mail-Adresse in Allthings kann nur mit einer einzigen eindeutigen ID verknüpft werden. Selbst wenn ein neu erstellter Datensatz exakt dieselben Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.) aufweist, kann dieser nicht importiert werden, da die zugrunde liegenden IDs nicht übereinstimmen.

Synchronisationsprobleme erkennen und beheben

Synchronisationsprobleme können sich unter anderem durch folgende Anzeichen bemerkbar machen:

• Fehlende oder veraltete Daten im Allthings Cockpit oder in der App
• Abweichungen zwischen den Daten im ERP-System und in Allthings
• Auftretende Fehlermeldungen (z. B. per E-Mail)

Erste Schritte zur Überprüfung:

1. Prüfen Sie, ob die Daten im ERP-System korrekt und vollständig sind.
2. Vergleichen Sie neue oder geänderte Einträge (z. B. Liegenschaften, Gebäude, Einheiten, Mietverhältnisse, mietende Personen) stichprobenartig mit den Daten in Allthings. Achten Sie darauf, ob Änderungen zeitnah in Allthings erscheinen und ob Fehlermeldungen auftreten.
3. Ein reibungsloser Betrieb liegt vor, wenn die Daten konsistent sind, regelmässig aktualisiert werden und keine oder nur wenige Fehlermeldungen auftreten.

An wen kann ich mich bei Problemen wenden?

Wenn Sie Synchronisationsprobleme oder andere Schwierigkeiten mit Ihrer ERP-Schnittstelle feststellen, können Sie das Support-Team von Allthings kontaktieren. Um eine schnelle und effiziente Problemlösung zu ermöglichen, halten Sie bitte folgende Informationen bereit:

• Eine genaue Beschreibung des Problems und wann es zum ersten Mal aufgetreten ist.
• Konkrete Beispiele der betroffenen Daten:
  1. Link zur Liegenschaft, zum Gebäude oder zur Einheit im Allthings Cockpit aus der URL-Leiste.
  2. Genaue Bezeichnung und Nummerierung der Liegenschaft, des Gebäudes oder der Einheit.
  3. Screenshot aus dem ERP-System, auf dem die fehlenden Daten nachvollziehbar sind.
• Etwaige aufgetretene Fehlermeldungen (Wortlaut, Zeitpunkt des Auftretens, Screenshot).
• Informationen zu Ihrem ERP-System.
• Alle Schritte, die Sie zur Diagnose des Problems bereits unternommen haben.

Sie erreichen unser Support-Team über unser Kontaktformular.
Alternativ steht Ihnen auch Ihre zuständige Person bei Allthings für Rückfragen zur Verfügung.