Inhalt
Einführung
GARAIO REM ist ein führendes ERP-System für grosse Immobilienunternehmen in der Schweiz. Die Allthings-Integration mit GARAIO REM dient der Automatisierung des Datenaustauschs und der Reduzierung des manuellen Aufwands. Die Datenverbindung zwischen Allthings und GARAIO REM ist sicher und verschlüsselt.
Welche Daten werden synchronisiert?
- Stammdaten & Hierarchie: Liegenschaften → Gebäude → Einheiten
- Eigentums- und Mietverhältnisse: Aktive und zukünftige Nutzungsperioden inklusive Start- und Enddatum.
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Kontaktdaten der Bewohnenden: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Personen, die mit den jeweiligen Miet- und Eigentumsverhältnissen verknüpft sind.
Hinweis zur Synchronisation von Kontaktdaten: Allthings übernimmt die primäre E-Mail-Adresse und Telefonnummer exakt so, wie sie in GARAIO REM als Standard ("Default") definiert sind. Weitere im ERP-System hinterlegte Nummern werden dem Profil als zusätzliche Kommunikationsmethoden ohne Duplikate hinzugefügt. Allthings nimmt keine eigene Priorisierung (z. B. Mobilnummer über Festnetz) vor. - Import von Teammitgliedern der Bewirtschaftung: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie deren Rollen und Berechtigungen.
Teammitglieder der Bewirtschaftung
In GARAIO REM werden die für eine Liegenschaft verantwortlichen Personen in "Management Teams" organisiert. Ein "Management Team" besteht aus verschiedenen Job-Rollen, wie zum Beispiel "Assistenzkräfte" oder "Bewirtschaftende". Jede Job-Rolle ist genau einer Person pro Gebäude zugewiesen.
Wenn sich ein "Management Team" in GARAIO REM ändert, erhält Allthings eine automatisierte Nachricht, um die Daten zu aktualisieren. Dabei werden die folgenden Schritte ausgeführt:
- Der Account des Teammitglieds wird aktualisiert oder erstellt.
- Die Berechtigungen des Teammitglieds auf den zugehörigen Liegenschaften werden gelöscht oder erstellt.
- Die Zuständigkeiten und Rollen des Teammitglieds auf den zugehörigen Liegenschaften werden gelöscht oder erstellt.
Die Zuordnung zwischen Rollencodes und Job-Rollen ist statisch für jedes Unternehmen definiert. Das bedeutet, dieselbe Zuordnung wird für alle Teammitglieder eines Unternehmens verwendet. Änderungen an Rollencodes in GARAIO REM können jederzeit vorgenommen werden.
Wie oft werden Daten synchronisiert?
Die Datensynchronisation erfolgt grundsätzlich unidirektional (vom ERP-System zu Allthings) und in Echtzeit. Eine Ausnahme bilden die Freischaltcodes: Diese werden nach dem erfolgreichen Import der mietenden Personen an GARAIO REM zurückgesendet (ebenfalls in Echtzeit).
Wenn viele Änderungen gleichzeitig im System stattfinden, werden diese nacheinander in einer Warteschlange verarbeitet. Dabei entsteht zwischen den einzelnen Verarbeitungsschritten eine Verzögerung von jeweils einer Minute. Wenn sich beispielsweise die Namen von 20 Gebäuden gleichzeitig ändern, dauert es insgesamt 20 Minuten, bis alle Aktualisierungen vollständig verarbeitet sind.
Support und Fehlerbehebung
Bei Problemen mit der Synchronisation kann sich die Kundschaft an das Support-Team von Allthings wenden. Allgemeine Hinweise zu häufigen Fehlerquellen und zur Überprüfung der Schnittstellenfunktion finden sich in den Artikeln "ERP | Support & Betrieb" und "ERP | Technische Umsetzung & Einrichtung".