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Configuration d'une interface ERP – étape par étape
La configuration d'une interface ERP entre votre système ERP et la plateforme Allthings suit un processus clairement défini, qui commence par une commande passée par la clientèle à Allthings. Allthings se charge de la mise en œuvre technique de l'interface.
Les étapes exactes de la configuration peuvent varier en fonction du système ERP utilisé et des exigences spécifiques. Le processus comprend généralement :
- Passation de commande : La clientèle charge Allthings de la configuration de l'interface ERP.
- Mise à disposition des données par la clientèle : Selon le système ERP, différentes données doivent être fournies par la clientèle dans un format défini.
- Mise en œuvre technique par Allthings : L'équipe Allthings Service Delivery est responsable de la mise en œuvre technique et de la configuration de l'interface. Cela peut inclure la configuration de dossiers FTP et des paramètres de connexion ERP.
- Phase de test et activation : La configuration technique est suivie d'une phase de test pour garantir le bon transfert et la synchronisation des données.
Quelles données sont synchronisées ?
L'interface ERP synchronise différents types de données pour maintenir la plateforme Allthings à jour et minimiser la maintenance manuelle des données. Les données de base constituent toujours la couche d'intégration fondamentale.
En général, les catégories de données suivantes peuvent être synchronisées :
- Données de base : Cela comprend les propriétés, les bâtiments, les unités, les contrats de location ainsi que les données personnelles des personnes locataires et propriétaires. Les comptes des membres de l'équipe et leurs rôles sont également synchronisés.
- Documents : Cela inclut par ex. les documents contractuels et les décomptes de charges. D'autres documents peuvent également être importés.
- Données relatives à la propriété et à l'entretien des bâtiments (Facility Management) : Celles-ci peuvent également être importées et mises à jour.
Dans ces cas d'utilisation, il s'agit d'intégrations unidirectionnelles (à sens unique).
À quelle fréquence les données sont-elles synchronisées ?
La fréquence exacte peut varier en fonction du type d'intégration ERP :
- Pour les intégrations basées sur une synchronisation complète des données (Full-Data Sync), les données sont régulièrement (généralement une fois par jour) lues et importées par Allthings depuis les dossiers FTP du système ERP.
- Pour les intégrations basées sur des transferts de deltas (synchronisation incrémentielle), le transfert des modifications (deltas) s'effectue presque en temps réel. L'interface Garaio vérifie par exemple (via une file d'attente de messages / Message Queue) chaque minute les modifications et les ajoute à la base de données. Plusieurs modifications sont mises en file d'attente pour être traitées dans le bon ordre. Si une modification dans GaraioREM n'est pas appliquée à Allthings après une minute, cela peut signifier que d'autres éléments doivent être traités en premier.
Sources d'erreurs fréquentes lors de l'intégration et comment les éviter
Lors de l'intégration ERP, différentes sources d'erreurs peuvent survenir et affecter l'échange de données. Bon nombre de ces problèmes peuvent être évités ou résolus par la clientèle elle-même grâce à des mesures proactives et à une bonne gestion des données :
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Utilisation de la même adresse e-mail pour plusieurs personnes locataires : Bien qu'il puisse sembler pratique de renseigner une seule adresse e-mail dans le système ERP pour plusieurs personnes vivant dans le même appartement, Allthings ne crée qu'un seul compte pour cette adresse. Cela conduit à une fusion imprévisible des données, et le nom ainsi que l'adresse e-mail du compte qui en résulte peuvent ne pas correspondre à la personne utilisatrice souhaitée.
→ Utilisez des adresses e-mail distinctes pour chaque personne locataire ou laissez le champ vide. -
Erreurs lors de la fermeture / de l'ouverture des périodes d'utilisation : Des problèmes surviennent fréquemment lorsque d'anciennes périodes de location ne sont pas correctement clôturées ou lorsque les contrats de location sont simplement réutilisés au lieu d'être fermés et rouverts. Cela peut entraîner des chevauchements de périodes d'utilisation et un historique de données corrompu.
→ Indiquez toujours une date de début et de fin pour les périodes d'utilisation. -
Ajout manuel de personnes utilisatrices avant l'importation ERP : Il peut être tentant d'ajouter manuellement une personne locataire dans Allthings (par ex. en envoyant un code d'enregistrement) si ses données ne sont pas encore présentes dans le système ERP. Cependant, si cette personne est synchronisée ultérieurement depuis l'ERP avec une adresse e-mail différente, un compte en double est créé. Étant donné que la fusion de comptes n'est pas encore prise en charge, cela entraîne une mauvaise expérience d'utilisation pour la personne concernée, qui doit jongler entre les comptes.
→ Ajoutez toujours la personne dans votre système ERP en premier lieu. -
Utilisation d'adresses e-mail fictives, temporaires ou factices : La saisie d'e-mails fictifs (par ex. pas-d-email@gmail.com) représente un risque important pour la sécurité et la confidentialité. Si le domaine est valide, une personne réelle possédant cette adresse pourrait accéder par inadvertance aux données personnelles de la personne locataire.
→ Laissez le champ e-mail vide et mettez-le à jour ultérieurement, ou utilisez la fonction fournie par Allthings pour les adresses e-mail fictives clairement identifiées s'il n'y a pas d'adresse. -
Utilisation de l'adresse e-mail de la gérance pour la personne locataire : Les membres de l'administration immobilière trouvent parfois pratique de créer un dossier dans le système ERP en utilisant leur propre adresse e-mail. Cela associe par inadvertance le compte Allthings de la gérance au profil de la personne locataire, ce qui nécessite une intervention manuelle du support technique pour les séparer.
→ Utilisez une adresse e-mail différente si vous souhaitez créer un compte locataire. -
Gestion des suppressions avec les synchronisations complètes (Full-Data Syncs) : Les intégrations basées sur une synchronisation complète des données ne peuvent actuellement pas traiter automatiquement les suppressions, car les exportations ERP ne contiennent généralement pas ces informations spécifiques. Pour éviter toute perte de données accidentelle, Allthings ne supprime pas automatiquement les enregistrements. Si un nouveau contrat de location est créé sans clôturer correctement l'ancien dans l'ERP, l'ancienne location persistera à tort dans Allthings.
→ Fournissez si possible une date de début et de fin appropriée à la location. -
Restructuration des hiérarchies de propriétés/bâtiments/unités : Le déplacement d'un bâtiment d'une propriété à une autre ou la division d'unités au sein d'un bâtiment peut causer des problèmes. Les intégrations Full-Data Sync ne peuvent pas toujours détecter ces mouvements structurels, ce qui peut entraîner des données en double ou l'impossibilité de mettre à jour les dossiers.
→ Coordonnez-vous avec nous avant d'apporter une modification à la hiérarchie propriété/bâtiment/unité.
Allthings s'efforce continuellement d'augmenter la transparence des erreurs et de fournir des outils pour l'autocorrection des erreurs de données.
Qui est responsable de la mise en œuvre technique de l'intégration ERP ?
La mise en œuvre technique de l'intégration ERP relève principalement de la responsabilité d'Allthings.
L'intégration nécessite cependant souvent une étroite collaboration avec le fournisseur ERP, car Allthings a besoin de ses systèmes pour l'échange de données.
Pour toute question, contactez-nous directement ou adressez-vous à votre personne de contact chez Allthings.