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Introduction
GARAIO REM est un système ERP de premier plan pour les grandes sociétés immobilières en Suisse. L'intégration d'Allthings avec GARAIO REM sert à automatiser l'échange de données et à réduire le travail manuel. La connexion de données entre Allthings and GARAIO REM est sécurisée et chiffrée.
Quelles données sont synchronisées ?
- Données de base et hiérarchie : Propriétés → Bâtiments → Unités
- Relations de propriété et de location : Périodes d'utilisation actives et futures, y compris les dates de début et de fin.
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Coordonnées des personnes résidentes : Nom, adresse e-mail et numéro de téléphone des personnes liées aux relations de location et de propriété respectives.
Remarque sur la synchronisation des coordonnées : Allthings importe l'adresse e-mail et le numéro de téléphone principaux exactement tels qu'ils sont définis par défaut (« Default ») dans GARAIO REM. Les autres numéros enregistrés dans le système ERP sont ajoutés au profil en tant que méthodes de communication supplémentaires, sans doublons. Allthings n'applique aucune priorisation propre (par ex. le numéro de téléphone mobile par rapport au réseau fixe). - Importation des membres de l'équipe de gérance : Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, ainsi que leurs rôles et autorisations.
Membres de l'équipe de gérance
Dans GARAIO REM, les personnes responsables d'une propriété sont organisées en « Management Teams » (équipes de gestion). Une « Management Team » se compose de différents rôles (Job Roles), tels que l'assistant ou la gérance. Chaque rôle est attribué à exactement une personne par bâtiment.
Si une « Management Team » est modifiée dans GARAIO REM, Allthings reçoit un message automatisé pour mettre à jour les données. Les étapes suivantes sont exécutées :
- Le compte du membre de l'équipe est mis à jour ou créé.
- Les autorisations du membre de l'équipe sur les propriétés associées sont supprimées ou créées.
- Les responsabilités et rôles du membre de l'équipe sur les propriétés associées sont supprimés ou créés.
L'association entre les codes de rôle et les rôles est définie de manière statique pour chaque entreprise. Cela signifie que la même association est utilisée pour tous les membres de l'équipe d'une entreprise. Les modifications des codes de rôle dans GARAIO REM peuvent être effectuées à tout moment.
À quelle fréquence les données sont-elles synchronisées ?
La synchronisation des données est généralement unidirectionnelle (du système ERP vers Allthings) et en temps réel. Les codes d'enregistrement constituent une exception : ceux-ci sont renvoyés à GARAIO REM après l'importation réussie des personnes locataires (également en temps réel).
Lorsque de nombreuses modifications se produisent simultanément dans le système, elles sont traitées les unes après les autres dans une file d'attente. Cela entraîne un délai d'une minute entre chaque étape de traitement. Par exemple, si les noms de 20 bâtiments changent en même temps, il faudra au total 20 minutes pour que toutes les mises à jour soient entièrement traitées.
Support et résolution des problèmes
En cas de problèmes de synchronisation, la clientèle peut contacter l'équipe de support Allthings. Des informations générales sur les sources d'erreurs fréquentes et sur la vérification du fonctionnement de l'interface se trouvent dans les articles « ERP | Support & exploitation » et « ERP | Implémentation technique & configuration ».