Aufgaben | Interne Aufgaben (Beta)

Beta-Funktion: Interne Aufgaben befinden sich in der Beta-Phase und sind derzeit nur für ausgewählte Bewirtschaftungen freigeschaltet. Funktionsumfang und Bezeichnungen können sich noch ändern. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wenden Sie sich an Ihre Allthings-Ansprechperson.

Mit internen Aufgaben erfassen Teammitglieder der Bewirtschaftung im Bereich "Aufgaben" des Allthings Cockpit Aufgaben, die nur das Team betreffen – zum Beispiel eine Begehung planen, einen Vertrag prüfen oder eine Rückfrage bei der Eigentümerschaft nachverfolgen. Interne Aufgaben sind für Bewohnende nicht sichtbar.

Inhalt

• Was sind interne Aufgaben?
• Wie erstelle ich eine interne Aufgabe?
• Wie bearbeite ich eine interne Aufgabe?
• Wie finde und filtere ich interne Aufgaben?
• Wie verwalte ich Kategorien für interne Aufgaben?
• Was gilt während der Beta-Phase?
• Häufige Fragen

Was sind interne Aufgaben?

Eine interne Aufgabe ist eine Aufgabe, die nur für Teammitglieder der Bewirtschaftung bestimmt ist. Im Cockpit gibt es damit zwei Aufgabentypen:

• Bewohneranliegen: Anliegen, die Bewohnende melden oder die für Bewohnende erfasst werden. Die anfragende Person kann über das Anliegen informiert werden.
• Interne Aufgabe: Aufgaben innerhalb des Teams. Die anfragende Person ist immer das Teammitglied, das die Aufgabe erstellt hat, und alle Nachrichten sind interne Kommentare.

Interne Aufgaben nutzen dieselben Werkzeuge wie andere Aufgaben: Status, zuständige Person, Fälligkeitsdatum, Labels und verknüpfte Aufgaben. Sie haben aber eigene Kategorien, die auf Unternehmensebene verwaltet werden.

Wie erstelle ich eine interne Aufgabe?

Sie erstellen eine interne Aufgabe im Bewirtschaftungsportal (Cockpit) über den Button "Interne Aufgabe (Beta)" im Bereich "Aufgaben".

1. Erstellungsmaske öffnen: Klicken Sie im Bereich "Aufgaben" oben neben dem Titel der Aufgabenübersicht auf "+ Interne Aufgabe (Beta)". Es öffnet sich das Fenster "Neue interne Aufgabe erstellen".
2. Details eingeben:
   • Anfragende Person: Hier sind automatisch Sie selbst eingetragen. Bei internen Aufgaben lässt sich die anfragende Person nicht ändern.
   • Standort: Wählen Sie die Liegenschaft, das Gebäude oder die Einheit, auf die sich die Aufgabe bezieht. Der Standort ist ein Pflichtfeld.
   • Kategorie: Wählen Sie eine Kategorie für interne Aufgaben. Hier erscheinen nur die internen Kategorien Ihres Unternehmens, nicht die Kategorien für Bewohneranliegen. Ist für die Kategorie ein Formular hinterlegt, werden direkt darunter zusätzliche Felder eingeblendet.
   • Zuständige Person (optional): Wählen Sie direkt beim Erstellen das Teammitglied aus, das die Aufgabe übernehmen soll. Lassen Sie das Feld leer, wenn die Aufgabe zunächst ohne Zuweisung angelegt werden soll.
   • Fälligkeitsdatum (optional): Legen Sie fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
   • Betreff: Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für die Aufgabe ein.
   • Interner Kommentar: Beschreiben Sie die Aufgabe. Der Kommentar ist nur für Teammitglieder sichtbar. Optional können Sie einen Textbaustein oder einen Anhang hinzufügen.
3. Speichern: Klicken Sie auf "Aufgabe speichern". Die interne Aufgabe erscheint in der Aufgabenübersicht mit dem Typ "Interne Aufgabe" und dem Status "Warten auf zuständige Person". Haben Sie eine zuständige Person gewählt, erhält nur diese eine E-Mail, dass ihr die Aufgabe zugewiesen wurde – die übrigen Teammitglieder des Standorts werden nicht benachrichtigt. Weisen Sie die Aufgabe sich selbst zu, wird keine E-Mail versendet. Ohne zuständige Person erhalten alle Teammitglieder des Standorts mit aktivierten Benachrichtigungen eine E-Mail zur neuen Aufgabe.

Wie bearbeite ich eine interne Aufgabe?

Eine interne Aufgabe bearbeiten Sie in der Detailansicht genauso wie andere Aufgaben – mit dem Unterschied, dass alle Nachrichten intern bleiben.

• Typ erkennen: In der Seitenleiste unter "Allgemeine Informationen" steht beim Typ "Interne Aufgabe".
• Kommentieren: Im Nachrichtenfeld ist nur "Intern" auswählbar ("Sichtbar für: Intern"). Nachrichten an Bewohnende sind bei internen Aufgaben nicht möglich.
• Organisieren: Sie können wie gewohnt eine zuständige Person zuweisen, den Status ändern, ein Fälligkeitsdatum festlegen, Labels vergeben, die Kategorie ändern und Aufgaben verknüpfen. Bei der Kategorie stehen nur interne Kategorien zur Auswahl.
• Anfragende Person: Die anfragende Person einer internen Aufgabe kann nicht geändert werden.

Mehr zur Detailansicht erfahren Sie im Artikel Aufgaben bearbeiten.

Wie finde und filtere ich interne Aufgaben?

Interne Aufgaben erscheinen in der Aufgabenübersicht zusammen mit den Bewohneranliegen. Die Spalte "Typ" zeigt, ob eine Aufgabe ein "Bewohneranliegen" oder eine "Interne Aufgabe" ist.

• Nach Typ filtern: Filtern Sie die Aufgabenübersicht nach "Typ", um nur interne Aufgaben oder nur Bewohneranliegen zu sehen.
• Eigenen Filter anlegen: Klicken Sie links unter "Eigene Filter" auf "Neuer Filter". Neben Status, Kategorie, Standort und zuständiger Person können Sie dort auch nach Typ, Labels und Fälligkeitsdatum filtern, zum Beispiel für eine Liste aller internen Aufgaben, die heute oder morgen fällig sind.
• Suchen: In der Aufgabensuche sind interne Aufgaben mit einem Schloss-Symbol und dem Hinweis "Interne Aufgabe" gekennzeichnet.

Mehr zu Filtern erfahren Sie im Artikel Aufgaben suchen und filtern.

Wie verwalte ich Kategorien für interne Aufgaben?

Kategorien für interne Aufgaben werden pro Unternehmen verwaltet – unabhängig von den Kategorien für Bewohneranliegen. Dafür benötigen Sie Admin-Berechtigungen für das Unternehmen.

1. Öffnen Sie im Cockpit Unternehmen und wählen Sie Ihr Unternehmen aus.
2. Wechseln Sie zum Reiter "Funktionseinstellungen" und wählen Sie unter "Aufgabenverwaltung" den Bereich "Interne Aufgabenkategorien".
3. Klicken Sie auf "Neue Kategorie hinzufügen" und geben Sie einen Namen ein.

Für jede Kategorie können Sie:

• den Namen auf Deutsch, Englisch und Französisch festlegen,
• ein Formular hinterlegen, dessen Felder beim Erstellen einer internen Aufgabe eingeblendet werden,
• die Kategorie deaktivieren, damit sie nicht mehr ausgewählt werden kann, auch nicht in der Rollenverwaltung. Entfernen Sie deaktivierte Kategorien aus bestehenden Rollen,
• die Kategorie löschen, solange sie noch in keiner Aufgabe verwendet wird.

Wird eine Kategorie bereits verwendet, erscheint beim Löschen die Meldung "Die Aufgabenkategorie wird bereits in einer Aufgabe verwendet." Deaktivieren Sie die Kategorie in diesem Fall stattdessen.

Wie Kategorien für Bewohneranliegen funktionieren, erfahren Sie im Artikel Kategorien erstellen und verwalten.

Was gilt während der Beta-Phase?

• Interne Aufgaben sind nur für Bewirtschaftungen sichtbar, für die die Funktion freigeschaltet wurde. Ohne Freischaltung erscheinen weder der Button "Interne Aufgabe (Beta)" noch die Spalte "Typ".
• Funktionsumfang und Bezeichnungen können sich während der Beta-Phase noch ändern. Dieser Artikel wird entsprechend aktualisiert.
• Was gleich bleibt: Bewohneranliegen erstellen und bearbeiten Sie weiterhin wie gewohnt über den "+"-Button im Bereich "Aufgaben".

Häufige Fragen

Sehen Bewohnende interne Aufgaben?
Nein. Interne Aufgaben und ihre Kommentare sind nur für Teammitglieder im Cockpit sichtbar.

Kann ich ein Bewohneranliegen in eine interne Aufgabe umwandeln?
Nein. Der Typ wird beim Erstellen festgelegt. Sie können ein Bewohneranliegen aber mit einer internen Aufgabe verknüpfen.

Werden interne Aufgaben automatisch zugewiesen?
Ja, wenn die Kategorie in der Rollenverwaltung einer Rolle zugeordnet ist und ein Teammitglied diese Rolle für den gewählten Standort hat. Mehr dazu im Artikel Automatische Aufgabenzuweisung und Rollenverwaltung.

Warum sehe ich den Button "Interne Aufgabe (Beta)" nicht?
Die Funktion ist während der Beta-Phase nur für ausgewählte Bewirtschaftungen freigeschaltet. Wenden Sie sich an Ihre Allthings-Ansprechperson.

Warum sehe ich den Bereich "Interne Aufgabenkategorien" nicht?
Für die Verwaltung der Kategorien sind Admin-Berechtigungen für das Unternehmen erforderlich.