Inhalt
Die Funktion zur automatischen Zuweisung neuer Aufgaben ermöglicht eine effiziente Aufgabenverteilung im Bereich "Aufgaben". Neue Aufgaben können basierend auf definierten Rollen und Kategorien direkt den zuständigen Teammitgliedern zugewiesen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Anfragen schnell von den richtigen Personen bearbeitet werden.
Rollenverwaltung
Mit der Rollenverwaltung können Sie Teammitgliedern Ihrer Bewirtschaftung oder Drittparteien (z. B. Handwerkern, Technikern, Hauswartungen) spezifische Aufgaben zuweisen und diese bestimmten Liegenschaften oder Gebäuden zuordnen. Rollen beziehen sich stets auf eine spezifische Liegenschaft oder ein bestimmtes Gebäude.
Durch die Einrichtung von Rollen wird die Zuweisung von Aufgaben erheblich vereinfacht. Zudem sehen Bewohnende sofort, welche Personen für ausstehende Arbeiten verantwortlich sind. Wird eine Rolle für eine Drittpartei angelegt, kennzeichnen Sie dies über die Option "Diese Rolle wird Drittparteien zugewiesen"; dabei erscheint bei der Erstellung einer Aufgabe der Hinweis, dass persönliche Daten an die jeweilige Drittpartei übermittelt werden.
Um auf die Rollenverwaltung zuzugreifen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie Allthings Cockpit.
- Navigieren Sie zu Administration > Unternehmen.
- Wählen Sie Ihr bzw. das relevante Unternehmen aus.
- Gehen Sie zu Funktionseinstellungen > Rollenverwaltung.
- Erstellen Sie neue Rollen und ordnen Sie diesen spezifische Aufgabenkategorien zu. Sie können auch bestehende Rollen bearbeiten.
Bei der Auswahl der Kategorien stehen neben den Kategorien für Bewohneranliegen auch die Kategorien Ihrer Konnektoren (z. B. für die Quellen E-Mail-Eingang, Webformular oder KI-Telefonassistent) sowie die Kategorien für interne Aufgaben zur Verfügung. So funktioniert die automatische Aufgabenzuweisung auch für Aufgaben, die über einen Konnektor eingehen (etwa per E-Mail, Webformular oder Telefon), und für interne Aufgaben. Kategorien für interne Aufgaben erkennen Sie am Zusatz "(Interne Aufgabe)". Jede Kategorie lässt sich dabei immer nur einer einzigen Rolle zuordnen.
Hinweis: Für den Zugriff auf die Rollenverwaltung benötigen Sie die Berechtigung "Unternehmen | Teammitglieder verwalten".
Zuweisung von Rollen über Stammdaten
Sobald Rollen eingerichtet sind, können sie in den Stammdaten zugewiesen werden:
- Öffnen Sie die Stammdatenverwaltung. Hierfür benötigen Sie die Berechtigung "Stammdaten | Stammdaten verwalten".
- Wählen Sie eine Liegenschaft oder ein Gebäude aus.
- Weisen Sie einem zuständigen Teammitglied eine Rolle zu. Für diesen konkreten Schritt benötigen Sie zusätzlich die Berechtigung "Unternehmen | Teammitglieder verwalten" – ohne sie ist das Zuweisungsfeld sichtbar, aber deaktiviert.
- Pro Rolle und pro Liegenschaft kann nur ein Teammitglied hinterlegt werden. Weisen Sie die Rolle einem anderen Teammitglied zu, wird die bisherige Zuweisung automatisch und ohne gesonderten Warnhinweis ersetzt.
- Sobald eine Aufgabe mit einer dieser Kategorien erstellt wird – auch eine interne Aufgabe –, erfolgt nun die automatische Zuweisung an das mit der Rolle ausgestattete Teammitglied.
Falls kein zuständiges Teammitglied hinterlegt ist, erhalten alle Teammitglieder mit Berechtigung für die Aufgabenverwaltung in diesem Bereich eine Benachrichtigung, aber keine automatische Zuweisung der Aufgabe.
Hinweis: Für die Verwaltung von Stammdaten in diesem Zusammenhang ist ebenfalls die Berechtigung "Unternehmen | Teammitglieder verwalten" erforderlich.
Wichtige Hinweise
- Kategoriezuteilung: Eine Kategorie kann nur einer Rolle zugewiesen werden; eine Mehrfachzuordnung ist nicht möglich.
- Rollenzuweisung pro Liegenschaft: Pro Liegenschaft kann eine Rolle nur einmal vergeben werden. Eine Neuzuweisung ersetzt die bisherige Person automatisch, ohne separate Bestätigung.
- Deaktivierte Kategorien für interne Aufgaben: Deaktivierte Kategorien lassen sich keiner Rolle mehr zuordnen. Ist eine solche Kategorie noch einer Rolle zugeordnet, ist sie mit "(deaktiviert)" gekennzeichnet. Entfernen Sie sie aus der Rolle.
- Benachrichtigungen: Ist keine automatische Zuweisung möglich, werden alle berechtigten Teammitglieder informiert, wenn sie die Benachrichtigung aktiviert haben.
- Nicht adressierbare Aufgaben: Aufgaben aus bestimmten Quellen (z. B. E-Mail-Eingang oder Webformular), deren anfragende Person bzw. Einheit noch nicht identifiziert ist, bleiben zunächst unzugewiesen. Sobald die Zuordnung erfolgt, greift die reguläre automatische Zuweisung.
Durch die korrekte Einrichtung dieser Funktionen wird sichergestellt, dass neue Aufgaben effizient und automatisch den zuständigen Teammitgliedern zugewiesen werden.