Inhalt
- Was ist der E-Mail-Eingang?
- Einrichtung
- E-Mail-Anhänge weiterleiten
- Adressierbare vs. nicht adressierbare E-Mail-Adressen
- Häufige Fragen & Fehlerbehebung
Was ist der E-Mail-Eingang?
Mit dem "E-Mail-Eingang" können Sie Anfragen aus Ihrem E-Mail-Postfach direkt in den Bereich "Aufgaben" weiterleiten und dort bearbeiten. Dies vereinfacht das Einpflegen und die Bearbeitung von Anfragen erheblich. Sie behalten dadurch einen zentralen Überblick über alle Vorgänge und die gesamte Kommunikation.
Weitergeleitete E-Mail-Anfragen werden automatisch als Aufgabe im Bereich "Aufgaben" angelegt. Die Funktion basiert auf der Marketplace-Lösung "Omnichannel-2-Ticket" und ist für Ihre App standardmässig aktiviert.
Einrichtung
Um den E-Mail-Eingang verwenden zu können, benötigen Sie eine spezifische Weiterleitungs-E-Mail-Adresse. Diese finden Sie in der entsprechenden Dashboard-Karte in Ihrem Allthings Cockpit.
Voraussetzungen
-
Zuweisung der Berechtigung "Dashboard <Lösungsname> Agent" (z. B. "Dashboard Omnichannel2ticket Agent") durch die Person, die bei Ihnen im Unternehmen die Berechtigungen verwaltet. Diese Berechtigung wird automatisch pro installiertem Konnektor angelegt und ist in der Regel nur für Personen mit umfassenden Berechtigungen vergebbar.
- Sollte die Funktion für Ihr Unternehmen ausnahmsweise deaktiviert sein, kontaktieren Sie Ihr Customer Success Team oder den Allthings Support.
Wichtig: Sollten Liegenschaften von mehreren Unternehmen verwaltet werden, benötigen Sie die entsprechende Dashboard-Karte oder Weiterleitungs-E-Mail des relevanten Unternehmens, um die Anfrage der Bewohnenden korrekt im Bereich "Aufgaben" zuordnen zu können.
Empfehlung: Da es sich bei den Weiterleitungs-E-Mails um sehr lange E-Mail-Adressen handelt, empfehlen wir, dass Sie unter Ihrer eigenen Domain eine neue E-Mail-Adresse anlegen. Zusätzlich sollten Sie in dem entsprechenden Postfach eine Weiterleitung auf die Weiterleitungs-E-Mail einrichten. Wie Sie eine Weiterleitung einrichten, können Sie hier für Gmail, Microsoft Exchange und Office 365 im Detail nachlesen.
E-Mail-Anhänge weiterleiten
Achtung: Bitte beachten Sie, dass E-Mail-Anhänge bei der Weiterleitung verloren gehen können und Anhänge in E-Mails, die in der Nachrichtenfolge weiter unten stehen, ebenfalls nicht berücksichtigt werden.
So können Sie angehängte Dateien erfolgreich weiterleiten:
- Laden Sie die angehängten Dateien aus der ursprünglichen E-Mail herunter.
- Hängen Sie die heruntergeladenen Dateien an die Weiterleitungs-E-Mail an.
Adressierbare vs. nicht adressierbare E-Mail-Adressen
Der "E-Mail-Eingang" erlaubt Ihnen eine nahezu komplette Abdeckung aller eingehenden Anfragen an einem Ort.
Adressierbare Bewohnende
- Die Aufgabe wird automatisch dem adressierbaren Account zugewiesen.
- Den Bewohnenden stehen somit alle Anfragen auch als Anliegen in der Allthings App zur Verfügung.
Nicht adressierbare Bewohnende
- Eine automatische Eingangsbestätigung wird an die anonyme E-Mail-Adresse versendet und signalisiert den Bewohnenden, dass deren Anfragen weitergeleitet und bearbeitet werden.
- Die Aufgabe wird einer anonymen E-Mail-Adresse zugewiesen, da eine nicht-adressierbare E-Mail-Adresse vorliegt.
→ Diese Aufgaben werden Ihnen unter einem gesonderten Filter ("Nicht adressierbare Bewohnende") angezeigt. - Falls die Bewohnenden bereits unter einer anderen E-Mail-Adresse adressierbar sind, kann die Aufgabe über den Button "Standort ändern" manuell zugeordnet werden. Die anonyme E-Mail-Adresse bleibt dabei als involvierte Person an der Aufgabe erhalten.
Häufige Fragen & Fehlerbehebung
Warum wird mir kein Inhalt in der Aufgabe angezeigt und wie gehe ich weiter vor?
Es kann vorkommen, dass das System einer Aufgabe keinen spezifischen Standort zuweisen kann. In diesem Fall wird die Aufgabe der gesamten App zugeordnet, sodass alle Teammitglieder über den Eingang der Aufgabe informiert werden.
Bitte informieren Sie Ihre zuständige App-Administrierende Person darüber, dass sie die Aufgabe einem spezifischen Standort zuordnet. Anschliessend können Sie die Aufgabe bearbeiten, wenn es unter Ihren Zuständigkeitsbereich fällt.
Wie ordne ich die Aufgabe einem spezifischen Standort zu?
Voraussetzung: Sie benötigen eine Berechtigung für die Aufgabenverwaltung innerhalb des Konnektor-Bereichs. Aufgaben aus dem E-Mail-Eingang sind für alle Teammitglieder Ihres Unternehmens zugänglich, die die Aufgabe in der Aufgabenübersicht sehen – auch app-übergreifend.
- Öffnen Sie das Allthings Cockpit → Aufgaben.
- Suchen und öffnen Sie die relevante Aufgabe.
- Klicken Sie auf "Standort ändern", um den entsprechenden Standort zuzuweisen.
Wählen Sie dabei einen Standort und optional eine anfragende Person aus, wird diese Person als anfragende Person der Aufgabe gesetzt. Die ursprünglich unbekannte Person (E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) bleibt als involvierte Person an der Aufgabe erhalten – die beiden werden nicht zusammengeführt.